Справочники и Данные · 9 мин
Как в 1С поменять фирму: инструкция для разных ситуаций
Как поменять фирму в 1С: добавление новой организации, смена основной организации, замена в документах и типичные ошибки. Подробная инструкция.
Под «поменять фирму» в 1С пользователи обычно понимают одну из трёх задач: добавить новую организацию в базу, сделать другую организацию основной (чтобы она подставлялась в документы по умолчанию) или заменить организацию в уже созданных документах. Каждая из этих задач решается по-разному, и путать их нельзя: например, изменение реквизитов существующей организации не создаёт новую фирму, а просто редактирует старую.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация», где работа с несколькими организациями реализована штатно. В старых конфигурациях вроде «1С:Торговля и склад 7.7» механизм принципиально другой — там фирмы ведутся через справочник «Свои фирмы», и логика будет похожей, но пути в меню отличаются.
Перед любыми изменениями, затрагивающими реквизиты организаций или документы, сделайте резервную копию информационной базы. Особенно это важно, если планируется массовая замена организации в документах прошлых периодов — отменить такую операцию без копии будет затруднительно.
Определите, какая именно задача стоит перед вами
Прежде чем что-то менять, точно сформулируйте цель. От этого зависит и порядок действий, и риски. На практике встречаются четыре типовые ситуации.
Как выбрать действие
Важно понимать разницу между редактированием и созданием. Если фирма просто сменила название или адрес, правится существующая карточка. Если появилось новое юридическое лицо с другим ИНН — создаётся новая организация, даже если название похоже. Смешение этих сценариев приводит к тому, что старые документы «переписываются» на новые реквизиты, что недопустимо для уже сданной отчётности.
Как добавить новую организацию в базу
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Главное» → «Организации» (в некоторых релизах путь: «Справочники» → «Организации»). В «1С:Управление нашей фирмой» справочник находится в разделе «Компания» → «Организации».
Нажмите кнопку «Создать» и заполните карточку. Минимально необходимые данные: наименование, ИНН, КПП (для юрлиц), ОГРН, юридический адрес, данные руководителя. Если у вас есть доступ к сервисам 1С, реквизиты можно заполнить автоматически по ИНН — программа подтянет данные из официальных реестров, что снижает риск опечаток.
- 1Откройте справочник «Организации» через раздел «Главное» или «Справочники»
- 2Нажмите «Создать» и укажите тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель
- 3Введите ИНН и используйте автозаполнение реквизитов, если оно доступно
- 4Проверьте и дополните адрес, ОГРН, данные руководителя и подписантов
- 5Добавьте расчётный счёт через вкладку банковских счетов
- 6Заполните учётную политику новой организации: систему налогообложения, методы учёта
- 7Сохраните карточку и проверьте, что организация появилась в списке
После создания организации обязательно настройте для неё учётную политику и параметры налогообложения — без этого проведение документов будет выполняться с ошибками или по настройкам, скопированным из другой фирмы. Также создайте банковские счета и кассу, иначе платёжные документы не удастся сформировать корректно.
Как сделать организацию основной
Когда в базе несколько фирм, 1С подставляет в новые документы организацию, назначенную основной. Если документы постоянно создаются от имени не той фирмы, проблема решается сменой основной организации, а не ручной правкой каждого документа.
В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в «Главное» → «Параметры учёта» (или «Настройки» → «Параметры учёта» в зависимости от релиза) и на первой закладке выберите нужную организацию в поле «Основная организация». В «1С:Управление нашей фирмой» аналогичная настройка находится в разделе «Компания» → «Ещё больше возможностей» или в персональных настройках пользователя.
После смены основной организации уже созданные документы не изменятся — настройка влияет только на новые. Проверьте результат, создав тестовый документ: в поле «Организация» должна подставиться выбранная фирма.
Как поменять организацию в конкретном документе
Если документ заведён от имени не той фирмы, откройте его и измените поле «Организация» в шапке. После этого документ нужно перепровести: программа пересчитает проводки и движения по регистрам.
Учтите, что при смене организации могут потребоваться дополнительные действия: замена договора с контрагентом (договоры привязаны к организации), замена склада или банковского счёта, корректировка нумерации. Если поле «Организация» недоступно для редактирования, проверьте, не установлена ли дата запрета изменения данных и не входит ли документ в закрытый период.
Массовая замена организации в документах
Если организацию нужно заменить сразу в десятках документов, ручная правка нерациональна. В типовых конфигурациях есть обработка «Групповое изменение реквизитов»: откройте «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов», выберите вид документов, отберите нужные по отбору и укажите новое значение организации.
Работайте с этой обработкой только под пользователем с правами администратора и обязательно после резервного копирования. Сначала проверьте отбор на маленькой выборке: убедитесь, что в список попали именно те документы, которые нужно изменить, и только они.
Особенности для разных конфигураций и режимов работы
В «1С:Бухгалтерии» организация — это полноценный объект учёта с собственной учётной политикой, налоговыми настройками и отчётностью. В «1С:Управление нашей фирмой» логика похожа, но часть настроек вынесена в раздел «Компания». В «1С:Зарплата и управление персоналом» смена организации дополнительно затрагивает штатное расписание и кадровые документы — там замену нужно выполнять особенно аккуратно.
В файловой базе изменения применяются сразу, в клиент-серверной — тоже, но массовые операции могут выполняться дольше и блокировать работу других пользователей. Выполняйте групповые корректировки в нерабочее время или предупредите коллег.
Как проверить результат
Новая фирма присутствует, дублей нет, реквизиты совпадают с документами регистрации
Две организации с похожими названиями или пустые реквизиты
Организация подставляется автоматически, договор и счёт выбираются из списка этой фирмы
Подставляется старая фирма или поле пустое
Документ проводится без ошибок, проводки сформированы
Ошибки про учётную политику, договор или запрет периода
По новой организации формируются обороты
Организации нет в отборе отчёта или обороты нулевые при наличии документов
Частые вопросы о смене фирмы в 1С
Можно ли удалить старую организацию из базы?
Удалить организацию можно только если по ней нет ни одного документа и ссылки. Если документы есть, программа откажет в удалении — в этом случае организацию обычно помечают на удаление и оставляют в архиве, либо просто переименовывают с пометкой «не используется», чтобы она не мешала при выборе.
Почему поле «Организация» в документе недоступно для изменения?
Чаще всего установлена дата запрета редактирования данных (проверьте «Администрирование» → «Даты запрета изменения данных») либо у пользователя нет прав на изменение документов этого периода. Реже документ заблокирован другим пользователем или входит в закрытый месяц.
Изменятся ли старые документы, если я поменяю реквизиты организации?
Да. Реквизиты хранятся в карточке организации, и при печати старого документа подставятся актуальные данные. Поэтому при смене ИНН или названия из-за реорганизации правильнее завести новую организацию, а не переписывать старую.
Как вести в одной базе несколько фирм с разными системами налогообложения?
Создайте отдельную организацию для каждой фирмы и для каждой настройте свою учётную политику и систему налогообложения. Типовые конфигурации это поддерживают, но отчётность по каждой фирме формируется отдельно с отбором по организации.
Нужно ли менять нумерацию документов при добавлении новой фирмы?
Обычно нет: в типовых конфигурациях нумерация документов ведётся в разрезе организаций автоматически, у каждой фирмы своя последовательность номеров. Если префиксы пересекаются, задайте организации уникальный префикс в её карточке.
Что важно запомнить
Новая фирма создаётся в справочнике «Организации», подстановка по умолчанию настраивается через основную организацию, а замена в документах делается вручную или групповой обработкой. Перед массовыми изменениями всегда делайте резервную копию и не трогайте закрытые отчётные периоды.