Справочники и Данные · 10 мин
Как в 1С обновить справочник
Как обновить справочник в 1С: ручное редактирование, загрузка из файла, обновление классификаторов и данных после обновления конфигурации. Пошаговые инструкции.
Справочники в 1С — это списки условно постоянной информации: номенклатура, контрагенты, сотрудники, склады, валюты, банки. Под «обновлением справочника» обычно понимают одну из четырёх задач: внести изменения в отдельные элементы вручную, загрузить новые данные из файла или из другой базы, обновить встроенные классификаторы (ОКВЭД, КЛАДР/ФИАС, курсы валют, банки) либо выполнить обновление данных, которое платформа запускает после обновления конфигурации. Все четыре сценария выполняются разными инструментами, и путать их нельзя.
Прежде чем что-либо менять, определите, какая именно задача стоит. Ошибочный выбор инструмента — частая причина дублей элементов, затёртых реквизитов и рассинхронизации с другими базами. Ниже разобраны все сценарии с точными действиями, проверками результата и ограничениями.
Любые массовые изменения справочников выполняйте только после создания резервной копии информационной базы. Это особенно критично для номенклатуры и контрагентов: эти справочники связаны с тысячами документов, и откатить неудачную пакетную обработку без копии практически невозможно.
Ручное обновление элементов справочника
Простейший сценарий — изменить один или несколько элементов вручную. Откройте нужный справочник через главное меню: раздел «Справочники» (в «Управлении торговлей» — «НСИ и администрирование», в «Бухгалтерии» — раздел «Справочники»). Найдите элемент поиском по наименованию или коду, откройте его двойным щелчком, измените реквизиты и нажмите «Записать и закрыть».
Если нужно изменить один и тот же реквизит у многих элементов (например, перенести группу товаров к другому ответственному или поменять ставку НДС), используйте групповое изменение. В большинстве типовых конфигураций оно доступно по кнопке «Ещё» → «Изменить выделенные» прямо в форме списка справочника. Выделите элементы (Ctrl для выборочного, Ctrl+A для всех), выберите реквизит, задайте новое значение и выполните обработку.
Помните, что изменение элемента справочника отражается на всех документах, где он используется, но не перезаписывает уже проведённые документы автоматически. Например, смена наименования контрагента отобразится в старых документах при их открытии, а вот изменение ставки НДС в карточке номенклатуры не пересчитает налог в ранее проведённых реализациях.
Загрузка данных из файла
Когда нужно добавить или обновить десятки и сотни элементов, ручной ввод неприменим. Типовой инструмент — обработка «Загрузка данных из табличного документа». В конфигурациях на БСП (Библиотека стандартных подсистем) она находится в разделе «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» либо вызывается из списка справочника по кнопке «Загрузить». Обработка принимает файлы Excel (xls, xlsx), CSV, MXL и просто скопированную из таблицы область.
Подготовьте файл: одна строка — один элемент, колонки соответствуют реквизитам. На вкладке «Настройка» укажите, какой колонке какой реквизит соответствует, и задайте поле поиска — по нему обработка определит, создавать новый элемент или обновлять существующий. Чаще всего ищут по коду, наименованию или ИНН (для контрагентов). Если поле поиска выбрано неверно, получите дубли.
После загрузки обязательно проверьте результат: откройте несколько элементов выборочно, отфильтруйте список по дате изменения, убедитесь, что реквизиты попали в нужные поля. Типичная ошибка — съехавшее соответствие колонок, когда, например, телефон попадает в поле адреса.
- 1Сделайте резервную копию базы или выгрузку справочника
- 2Подготовьте файл: строка = элемент, колонки = реквизиты
- 3Откройте «Загрузку данных из табличного документа» и вставьте данные
- 4Настройте соответствие колонок реквизитам и поле поиска
- 5Загрузите данные и проверьте несколько элементов вручную
- 6Отфильтруйте список по дате изменения и проверьте итоговое количество
Обновление классификаторов и встроенных справочников
Часть справочников в типовых конфигурациях наполняется и обновляется автоматически из официальных источников. К ним относятся справочник банков (обновляется из классификатора Банка России), курсы валют, ОКВЭД, адресный классификатор (ФИАС), ставки рефинансирования. Эти данные устаревают, и их нужно обновлять регулярно.
Банки и курсы валют
В справочнике «Банки» нажмите кнопку «Подобрать из классификатора» или «Обновить классификатор» — конфигурация загрузит актуальный список банков через интернет или из файла, поставляемого с конфигурацией. Курсы валют обновляются кнопкой «Загрузить курсы валют» в справочнике «Валюты» либо регламентным заданием, если оно включено в настройках.
Адресный классификатор
ФИАС обновляется через «Администрирование» → «Интернет-поддержка и сервисы» → «Адресный классификатор». Можно загрузить данные по конкретным регионам, чтобы не занимать лишнее место. Для загрузки через интернет требуется действующая подписка ИТС и введённые логин и пароль портала 1С.
Обновление справочников после обновления конфигурации
Отдельный случай — когда после обновления конфигурации платформа требует выполнить обновление данных информационной базы. При этом могут переноситься и переформатироваться элементы справочников, создаваться новые предопределённые элементы. Этот процесс запускается автоматически при первом входе под пользователем с правами администратора либо через конфигуратор («Администрирование» → обновление версии программы).
Не прерывайте этот процесс: обрыв на середине может оставить справочники в несогласованном состоянии. Если обновление завершилось ошибкой, смотрите текст ошибки в сообщениях, устраняйте причину (часто это дубли предопределённых элементов или отсутствие прав) и запускайте повторно. В файловой базе перед этим обязательно сохраните копию каталога базы.
Если после обновления конфигурации в справочнике появились дубли предопределённых элементов (два одинаковых элемента с одинаковым именем), не удаляйте их сразу. Сначала через «Поиск и замену значений» перенесите ссылки на один элемент, иначе документы останутся с битыми ссылками.
Обмен данными: обновление справочников из другой базы
В распределённых системах справочники обновляются через синхронизацию: РИБ, универсальный обмен XML, синхронизация с сайтом или другой конфигурацией. Если в узле обмена справочник не обновляется, проверьте: зарегистрированы ли изменения для узла (кнопка «Зарегистрировать изменения» в настройке синхронизации), нет ли конфликтов (предупреждения в результатах обмена) и не заблокированы ли элементы правилами конвертации.
При конфликтах синхронизации (элемент изменён в обеих базах) типовые механизмы обычно берут версию из главного узла либо фиксируют предупреждение для ручного разрешения. Проверяйте журнал регистрации и форму «Результаты обмена данными» после каждой синхронизации, если справочники критичны для учёта.
Как выбрать способ обновления
Проверка результата и типичные ошибки
После любого обновления справочника выполните контроль: сравните количество элементов до и после, откройте несколько карточек и сверьте ключевые реквизиты с источником, проверьте отсутствие дублей поиском по наименованию и коду. Для номенклатуры и контрагентов дополнительно убедитесь, что документы, использующие изменённые элементы, открываются без ошибок.
Как проверить результат
Совпадает с ожидаемым (источник + существующие без дублей)
Резкий рост числа элементов — признак дублей
Данные в правильных полях, формат соответствует источнику
Съехавшие колонки, пустые обязательные реквизиты
Документы открываются, элементы отображаются корректно
«Объект не найден» или пустые ссылки в документах
Часто задаваемые вопросы
Как обновить справочник, если нет прав на изменение?
Обратитесь к администратору 1С: нужны права на добавление и изменение конкретного справочника, а для групповых обработок — доступ к разделу «Администрирование». В некоторых организациях массовые загрузки выполняет только специалист по НСИ.
Можно ли отменить загрузку данных из файла?
Штатной кнопки «отменить» нет. Поэтому перед загрузкой делают резервную копию. Если копии нет, пометьте ошибочно созданные элементы на удаление (отфильтруйте по дате создания) и исправьте затронутые существующие элементы вручную или повторной загрузкой с корректными данными.
Почему после загрузки появились дубли элементов?
Чаще всего не задано или неверно выбрано поле поиска: обработка не нашла существующий элемент и создала новый. Также дубли возникают из-за различий в написании: лишние пробелы, разный регистр, сокращения в наименовании. Перед загрузкой нормализуйте данные в файле.
Как обновить курсы валют автоматически каждый день?
Включите регламентное задание загрузки курсов валют: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Регламентные операции» (в клиент-серверной базе задания выполняются автоматически, в файловой — при работе пользователей). Проверьте, что введены данные интернет-поддержки.
Что делать, если обновление данных после обновления конфигурации зависло?
Не завершайте сеанс принудительно сразу — массовые обработчики могут идти долго. Если процесс действительно остановлен (нет активности в течение длительного времени), завершите сеанс, восстановите базу из копии, изучите ошибку в журнале регистрации и повторите обновление. При повторяющихся сбоях привлеките специалиста по 1С.
Можно ли обновить справочник через конфигуратор?
Конфигуратор предназначен для изменения структуры и настроек, а не данных. Данные справочников правят в режиме «Предприятие». Исключение — предопределённые элементы, задаваемые в конфигураторе, и сервисные операции вроде тестирования и исправления базы.
Что важно запомнить
Определите тип задачи — ручная правка, загрузка из файла, обновление классификатора, синхронизация или обновление после обновления конфигурации — и используйте соответствующий штатный инструмент. Перед массовыми изменениями всегда делайте резервную копию, при загрузке из файла задавайте поле поиска, а после — проверяйте результат на дубли и корректность реквизитов.