Как настроить справочник «Номенклатура» в 1С

Справочник «Номенклатура» — центральный элемент учёта в конфигурациях 1С: Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP и Бухгалтерия предприятия. От того, насколько грамотно он настроен, зависит корректность документов закупки и продажи, расчёт себестоимости, складской учёт и отчётность. Ошибки на этапе заполнения справочника потом «размножаются» по всем документам, и исправлять их приходится массовыми обработками.

Настройка включает несколько уровней: общие параметры учёта (использование характеристик, серий, наборов), структуру групп, карточки товаров с реквизитами, единицы измерения и цены. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций на управляемых формах — пути в меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая.

Подготовка: включение функциональных опций

Прежде чем создавать карточки, определите, какие возможности учёта понадобятся, и включите соответствующие опции. В УТ 11 и КА/ERP это делается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура». В Бухгалтерии 3.0 часть параметров находится в «Администрирование» → «Параметры учёта», а часть подтягивается автоматически при создании элементов.

Ключевые опции, которые стоит решить заранее: использование характеристик (одна позиция с вариантами, например размеры одежды), серии и сроки годности, упаковки и наборы единиц измерения, многовалютное ценообразование, наборы и комплекты. Включить опцию можно в любой момент, но отключить её после того, как появились движения по документам, часто нельзя — поэтому лучше включить всё потенциально нужное до начала ввода данных.

Создание структуры групп

Группы (папки) в справочнике нужны для навигации, аналитики отчётов и иногда для наследования настроек. Откройте справочник «Номенклатура» (раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или «Справочники» → «Товары и услуги»), нажмите «Создать группу» и задайте название, например «Товары», «Материалы», «Услуги», «Оборудование».

Практическая рекомендация — строить иерархию не глубже трёх уровней и отражать в ней логику отчётности, а не физическое расположение на складе. Например: «Товары → Электроника → Ноутбуки». Слишком дробная структура усложняет поиск, а слишком плоская делает отчёты неинформативными. Учтите, что в некоторых отчётах группировка строится именно по папкам справочника.

Настройка видов номенклатуры

Вид номенклатуры — это шаблон, определяющий тип позиции (товар, услуга, работа, набор) и настройки по умолчанию: счета учёта, ставку НДС, использование характеристик и серий, статью доходов/расходов. В УТ 11 виды находятся в том же разделе «Номенклатура» → «Виды номенклатуры». Создайте отдельные виды минимум для товаров и услуг — это обеспечит корректную автоподстановку в документах.

Для каждого вида проверьте: тип номенклатуры, настройку счетов учёта (в Бухгалтерии — через «Счета учёта номенклатуры», в УТ/ERP — через настройку отражения в регламентированном учёте), ставку НДС по умолчанию и признаки ведения учёта по характеристикам. Если планируется учёт по разным складам или сериям, это тоже задаётся на уровне вида или политики учёта.

Заполнение карточки номенклатуры

Нажмите «Создать» в справочнике и заполните основные поля. Наименование — краткое рабочее название; «Наименование для печати» (полное наименование) — то, что попадёт в счета, накладные и УПД, поэтому оно должно соответствовать требованиям к первичным документам. Артикул используется для поиска и обмена с поставщиками, код присваивается автоматически.

Обязательно укажите вид номенклатуры, единицу измерения (из классификатора ОКЕИ — шт, кг, м и т.д.) и ставку НДС, если она не наследуется от вида. Для товаров, участвующих в маркировке или облагаемых акцизом, заполните соответствующие признаки и коды ТН ВЭД — это понадобится для УПД и отчётности.

Характеристики и серии

Если одна позиция существует в вариантах (цвет, размер, объём), включите для вида номенклатуры учёт по характеристикам, а в карточке перейдите по ссылке «Характеристики» и создайте нужные значения. Остатки и продажи тогда будут отслеживаться по каждой характеристике отдельно. Серии и сроки годности настраиваются аналогично — через политику учёта серий на складе.

Упаковки и единицы измерения

Если товар закупается коробами, а продаётся штуками, заведите упаковки: в карточке откройте список упаковок, укажите наименование (например, «коробка»), коэффициент пересчёта к базовой единице (12 шт) и при необходимости вес и объём. В документах можно будет выбирать упаковку, а количество пересчитается автоматически. Ошибка в коэффициенте — частая причина расхождений остатков, поэтому проверяйте его по факту поставки.

Настройка цен номенклатуры

Цены хранятся отдельно от карточки — в регистре «Цены номенклатуры» и привязаны к видам цен (закупочная, оптовая, розничная). Сначала создайте виды цен в разделе «Ценообразование» (или «CRM и маркетинг» → «Виды цен»), указав валюту и признак включения НДС. Затем установите значения документом «Установка цен номенклатуры» — именно документом, а не ручным редактированием регистра, чтобы сохранилась история изменения цен.

В УТ 11 доступны расчётные виды цен: например, розничная = закупочная + наценка в процентах. Это удобно при массовом обновлении — меняется базовая цена, а зависимые пересчитываются по формуле. После установки цен проверьте в документе продажи, что нужная цена подставляется автоматически согласно соглашению с клиентом или настройкам склада.

1. 1
   Включите нужные функциональные опции и создайте группу в справочнике.
2. 2
   Проверьте или создайте подходящий вид номенклатуры со счетами учёта и ставкой НДС.
3. 3
   Создайте карточку: наименование, полное наименование, артикул, единица измерения, НДС.
4. 4
   При необходимости добавьте характеристики, серии и упаковки с коэффициентами.
5. 5
   Установите цену документом «Установка цен номенклатуры».
6. 6
   Проведите тестовый документ поступления и продажи, проверьте автозаполнение и отчёт по остаткам.

Массовое заполнение и загрузка из файла

Заводить сотни позиций вручную нерационально. Типовые конфигурации поддерживают загрузку из Excel/CSV через обработку «Загрузка данных из файла» (в УТ 11 — в карточке списка номенклатуры по кнопке «Загрузить», в Бухгалтерии — через «Загрузка номенклатуры из файла»). Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена; при загрузке сопоставьте колонки полям справочника.

Перед загрузкой в рабочую базу сделайте тестовый прогон на копии или загрузите 5–10 строк и проверьте результат. Обратите внимание на режим поиска дублей: обработка может искать существующие позиции по наименованию или артикулу и обновлять их вместо создания новых. Неправильно выбранный ключ поиска — главный источник дублей при импорте.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подбор позиции в документе продажи

Норма

Цена, ставка НДС и счёт учёта подставляются автоматически

Тревожный признак

Поля пустые или заполняются неверными значениями — проверяйте вид номенклатуры и установку цен

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

Новая позиция отражается после поступления в правильном количестве

Тревожный признак

Количество кратно отличается — ошибка в коэффициенте упаковки

Печатная форма УПД/накладной

Норма

Выводится полное корректное наименование и код ТН ВЭД при необходимости

Тревожный признак

Сокращения, пропущенные коды — дозаполните полное наименование и реквизиты

Проверка и сопровождение справочника

После первичной настройки поддерживайте порядок: периодически ищите дубли (в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание»), архивируйте неиспользуемые позиции пометкой на удаление вместо физического удаления и контролируйте права на изменение справочника, чтобы случайные правки не ломали документы.

Если база ведётся давно и справочник уже «захламлён», начинайте с инвентаризации: выгрузите список позиций с остатками и оборотами, отметьте активные, объедините дубли через замену ссылок и только потом наводите порядок в реквизитах. Массовые изменения бездвижных позиций безопаснее выполнять групповой обработкой «Изменение выделенных элементов».

Часто задаваемые вопросы

Чем отличается наименование от полного наименования?

Наименование — рабочее название для поиска и подбора внутри программы. Полное наименование (наименование для печати) выводится в печатные формы: счета, накладные, УПД. Если полное наименование не заполнено, в документы подставляется обычное, поэтому сокращения из рабочего названия могут попасть в официальные бумаги.

Можно ли изменить единицу измерения у позиции, по которой уже есть документы?

Технически программа может позволить это, но делать так не стоит: все прошлые движения хранятся в старой единице, и отчёты станут некорректными. Правильный путь — создать новую карточку с нужной единицей, перенести остатки документом «Оприходование/Списание» или корректировкой, а старую позицию пометить на удаление.

Как объединить две задвоенные позиции номенклатуры?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она найдёт похожие элементы, заменит ссылки во всех документах на выбранную «правильную» карточку и пометит дубль на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию базы — замена ссылок необратима.

Почему в документе продажи не подставляется цена?

Чаще всего цена не установлена для того вида цен, который указан в соглашении с клиентом или в документе, либо документ «Установка цен номенклатуры» не проведён. Проверьте также дату документа: цена берётся на дату документа, и если установка цен проведена более поздней датой, подставляться будет нечему.

Нужно ли заводить услуги в справочнике «Номенклатура»?

Да. Услуги и работы заводятся в тот же справочник, но с видом номенклатуры типа «Услуга». Для них не ведётся складской учёт остатков, зато корректно работают документы реализации, акты и отчёты по продажам. Смешивать услуги с товарами в одном виде номенклатуры не следует.

Как загрузить номенклатуру из Excel без дублей?

В обработке загрузки выберите ключ поиска существующих элементов — обычно артикул или сочетание наименования и артикула. Загрузите сначала небольшую партию и проверьте, не создались ли повторные карточки. Если артикулы в файле нестабильны, перед загрузкой почистите файл от лишних пробелов и разного регистра в наименованиях.