Как в 1С найти товар по инвентарному номеру

Инвентарный номер в 1С чаще всего относится не к товарам на складе, а к основным средствам и нематериальным активам: компьютерам, станкам, мебели, оргтехнике. Именно поэтому поиск «товара по инвентарному номеру» обычно означает поиск объекта ОС в справочнике «Основные средства» либо поиск номенклатуры по штрихкоду или артикулу, который сотрудники ошибочно называют инвентарным номером. Прежде чем искать, важно определить, о каком именно объекте идёт речь.

Механика поиска зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии инвентарный номер хранится в карточке основного средства, в 1С:Управление торговлей и 1С:ERP учёт ведётся по номенклатуре с сериями и штрихкодами, а в 1С:КА и отраслевых решениях могут быть дополнительные регистры. Ниже разобраны универсальные способы, которые работают в типовых конфигурациях, и особенности отдельных сценариев.

Все описанные действия выполняются штатными средствами программы и не требуют прав администратора, кроме случаев, когда нужен полнотекстовый поиск по всей базе или доступ к закрытым разделам. Если поиск не даёт результата, причина обычно в том, что объект списан, помечен на удаление либо номер введён с ошибкой.

Определите, что именно вы ищете: основное средство или товар

Первый шаг — понять, к какому виду учёта относится объект. Инвентарный номер — это уникальный идентификатор, который организация присваивает основному средству при принятии к учёту. Он указывается в инвентарной карточке (форма ОС-6) и обычно наклеивается на сам объект в виде бирки или этикетки. У товаров на складе инвентарных номеров нет — их идентифицируют по артикулу, коду номенклатуры, штрихкоду или серийному номеру серии.

Если на объекте есть бирка с номером и надписью «инв. №», ищите в разделе основных средств. Если речь о товаре с этикеткой производителя или внутренним штрихкодом склада — работайте со справочником «Номенклатура». Смешение этих понятий — самая частая причина, почему поиск «не находит» объект: пользователь ищет инвентарный номер компьютера в списке товаров, где его по определению нет.

Поиск основного средства по инвентарному номеру

В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «ОС и НМА» и перейдите в справочник «Основные средства». По умолчанию список отсортирован по наименованию, и колонка с инвентарным номером может быть скрыта. Нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и добавьте поле «Инвентарный номер» в список, либо сразу воспользуйтесь отбором.

Для отбора нажмите «Ещё» → «Настроить список», добавьте условие «Инвентарный номер» → «Равно» и введите номер. Если точный номер неизвестен, используйте вид сравнения «Содержит» и введите часть номера — так вы найдёте объект даже при неполных данных. После применения отбора в списке останутся только подходящие объекты.

Альтернативный быстрый способ — строка поиска вверху списка. Введите номер и выберите вариант поиска «по инвентарному номеру», если программа предложит несколько вариантов. Учтите: стандартный поиск по строке ищет по началу значения, поэтому вводите номер с первых символов.

1. 1
   Откройте раздел «ОС и НМА» → «Основные средства»
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список»
3. 3
   Добавьте отбор: поле «Инвентарный номер», вид сравнения «Равно» или «Содержит»
4. 4
   Введите номер и нажмите «Завершить редактирование»
5. 5
   Откройте найденную карточку и сверьте данные
6. 6
   После работы снимите отбор, чтобы видеть полный список

Поиск товара по коду, артикулу или штрихкоду

Если под «инвентарным номером» имеется в виду идентификатор товара на складе, откройте справочник «Номенклатура» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Справочники», в УТ и ERP — раздел «НСИ и администрирование» или «CRM и маркетинг»). Поиск в списке работает по наименованию, артикулу и коду — введите известное значение в строку поиска.

Для поиска по штрихкоду в торговых конфигурациях есть специальная обработка: в 1С:Управление торговлей откройте «Продажи» → «Поиск номенклатуры по штрихкоду» или используйте поле ввода штрихкода в документах. Достаточно отсканировать этикетку сканером или ввести код вручную — программа покажет карточку товара и его остатки.

Если товар учитывается по сериям (например, техника с серийными номерами), серию можно найти через отчёт «Ведомость по товарам на складах» с отбором по серии или через справочник «Серии номенклатуры». Это ближайший аналог инвентарного учёта для товаров: каждая единица имеет уникальный номер, по которому отслеживается её движение.

Где искать объект

Справочник «Основные средства»

Подходит для поиска по инвентарному номеру: компьютеры, мебель, оборудование на балансе. Ограничение: списанные объекты могут не отображаться без снятия отборов.

Справочник «Номенклатура»

Для товаров и материалов по артикулу, коду, штрихкоду. Инвентарных номеров здесь нет.

Отчёты по ОС и складу

Когда нужно увидеть не только карточку, но и местонахождение, материально ответственное лицо и остатки.

Поиск через отчёты и документы инвентаризации

Отчёты удобны, когда нужно не просто найти объект, а понять, где он числится и кто за него отвечает. В 1С:Бухгалтерии откройте «ОС и НМА» → «Инвентарная книга ОС (ОС-6)» или универсальный отчёт. Сформируйте отчёт, установив отбор по инвентарному номеру через кнопку «Настройки» → «Отбор». В результате вы увидите объект, дату принятия к учёту, подразделение и материально ответственное лицо.

В торговых конфигурациях аналогичную задачу решает отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по номенклатуре или серии: он покажет, на каком складе и в каком количестве числится найденная позиция.

Если поиск идёт в рамках инвентаризации, откройте документ «Инвентаризация ОС» или «Пересчёт товаров» и используйте в нём подбор по номеру — программа сразу покажет расхождения между учётными и фактическими данными. Это самый надёжный способ проверить, числится ли объект за конкретным подразделением.

Полнотекстовый поиск по всей базе

Когда неизвестно, где именно хранится номер, используйте полнотекстовый поиск — значок лупы в правом верхнем углу окна программы или сочетание Ctrl+Shift+F. Введите инвентарный номер и запустите поиск: программа покажет все объекты, где встречается это значение — карточки ОС, документы, отчёты.

Ограничение метода: полнотекстовый поиск работает, только если он включён администратором (раздел «Администрирование» → «Общие настройки» → «Полнотекстовый поиск») и индекс обновлён. Если поиск ничего не находит по заведомо существующему номеру, попросите администратора обновить индекс или выполните поиск через отбор в справочнике — он не зависит от индексации.

Если объект не находится: что проверить

Сначала проверьте сам номер: сверьте его с биркой на объекте, инвентарной карточкой или первичным документом поступления. Одна перепутанная цифра делает точный поиск бесполезным — переключитесь на поиск по части номера.

Затем проверьте статус объекта. Списанные основные средства остаются в базе, но могут исключаться отборами; помеченные на удаление скрыты по умолчанию. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на раздел ОС или складской учёт — при ограниченных правах часть данных просто не отображается.

Наконец, если организация ведёт учёт в нескольких базах (например, отдельно бухгалтерия и склад), объект может находиться в другой информационной базе. Уточните у ответственных сотрудников, в какой программе ведётся нужный участок учёта.

Контрольные точки

Как проверить результат поиска

Найденная карточка объекта

Норма

Инвентарный номер, наименование и подразделение совпадают с данными на бирке объекта

Тревожный признак

Номер совпал, но наименование другое — возможен дубль номера, проверьте инвентарную книгу

Статус объекта

Норма

Объект не помечен на удаление и числится на балансе

Тревожный признак

Объект списан или помечен на удаление — данные для учёта недействительны

Местонахождение

Норма

В карточке указано актуальное подразделение и МОЛ

Тревожный признак

Подразделение устарело — объект перемещали без оформления документа

Частые вопросы

Можно ли найти товар по инвентарному номеру в 1С:Управление торговлей?

В УТ инвентарные номера для товаров не используются. Ищите по артикулу, коду, штрихкоду или серийному номеру серии. Если на складе применяются внутренние учётные номера единиц товара, их обычно хранят в сериях номенклатуры или дополнительных реквизитах — поиск выполняется отбором по этим полям.

Почему поиск по инвентарному номеру ничего не находит, хотя объект точно есть?

Чаще всего причины четыре: номер введён с опечаткой или лишними пробелами, в списке остался активный отбор, объект помечен на удаление или списан, либо у пользователя нет прав на раздел ОС. Проверьте эти пункты последовательно, начиная с отбора с видом сравнения «Содержит».

Где посмотреть инвентарный номер, если он не отображается в списке?

Откройте карточку основного средства — инвентарный номер указан в её шапке или на закладке с учётными данными. Чтобы видеть номера прямо в списке, нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и включите отображение поля «Инвентарный номер».

Как найти все объекты, закреплённые за конкретным сотрудником?

Сформируйте отчёт «Инвентарная книга ОС» или универсальный отчёт по справочнику «Основные средства» с отбором по полю «МОЛ» (материально ответственное лицо). В отчёте будут перечислены все объекты с их инвентарными номерами.

Можно ли искать по инвентарному номеру сканером штрихкодов?

Да, если инвентарный номер нанесён на бирку в виде штрихкода, а в конфигурации настроена печать и считывание таких этикеток. В типовой 1С:Бухгалтерии штатной печати штрихкодов для ОС нет — обычно используют внешние печатные формы или отраслевые решения для инвентаризации.