Справочники и Данные · 10 мин
Как в 1С изменить паспортные данные в связи с заменой паспорта
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП и Бухгалтерии изменить паспортные данные сотрудника при замене паспорта, сохранить историю и не сбить отчетность.
Замена паспорта сотрудника — рутинная кадровая ситуация, но в 1С она требует аккуратности: от корректности документа, удостоверяющего личность, зависят персонифицированная отчетность в ПФР и ФНС, справки 2-НДФЛ, сведения о застрахованных лицах и электронные трудовые книжки. Ошибка в серии или номере может привести к отказу в приеме отчетности или расхождениям в данных фонда.
Ключевой принцип работы с паспортными данными в 1С — историчность. Старый паспорт не удаляется и не перезаписывается «в лоб»: программа хранит историю документов физического лица с датами, чтобы в отчетах за прошлые периоды подтягивался тот паспорт, который действовал на соответствующую дату. Ниже разберем, как это правильно оформить в типовых конфигурациях.
Где в 1С хранятся паспортные данные
В типовых конфигурациях (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:Управление нашей фирмой) паспортные данные привязаны к элементу справочника «Физические лица», а не к сотруднику напрямую. Это важно: сотрудников у одного физлица может быть несколько (основное место работы, совместительство), но паспорт меняется один раз — и изменение отразится на всех связанных сотрудниках.
Путь к данным зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 это раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть карточку сотрудника → ссылка на физическое лицо, либо сразу «Кадры» → «Физические лица». В 1С:Бухгалтерии 8.3 — «Справочники» → «Физические лица» или карточка сотрудника в разделе «Зарплата и кадры».
Поле с документом обычно называется «Документ, удостоверяющий личность» и отображается в виде строки: вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан. Рядом с ним расположена кнопка или ссылка «История», через которую открывается весь список документов физлица.
Пошаговое изменение паспорта в 1С:ЗУП 3.1
Основной сценарий выглядит так. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного сотрудника и перейдите по ссылке на физическое лицо (ФИО в шапке карточки). В карточке физлица найдите поле «Документ, удостоверяющий личность» и нажмите кнопку выбора или «Изменить».
Откроется форма редактирования документа. Если документов несколько, отобразится история. Добавьте новую запись: вид документа «Паспорт гражданина РФ», серия и номер (вводятся без пробелов или согласно подсказке формы — ориентируйтесь на формат поля), дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Дата выдачи критична: именно по ней программа определяет, какой документ действует на конкретный период.
После записи проверьте, что в карточке физлица отображается новый паспорт, а в истории осталась прежняя запись со старыми реквизитами. Удалять или исправлять старую строку не нужно — она используется для отчетности за прошлые периоды.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники», найдите сотрудника и перейдите в карточку физического лица
- 2Нажмите на поле «Документ, удостоверяющий личность» и откройте форму редактирования
- 3Добавьте новую запись: вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения
- 4Запишите и убедитесь, что в истории сохранилась прежняя запись со старым паспортом
- 5Сформируйте любой отчет с паспортными данными за текущий период и проверьте, что подтягивается новый документ
Изменение паспорта в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии логика та же: откройте «Справочники» → «Физические лица», выберите нужное лицо. В карточке найдите поле «Документ, удостоверяющий личность» — рядом есть ссылка «История». Нажмите её, чтобы увидеть список документов, и добавьте новую строку с реквизитами нового паспорта и датой выдачи.
Альтернативный путь — через карточку сотрудника: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка на физическое лицо. Данные редактируются в том же справочнике физлиц, поэтому результат идентичен.
Обратите внимание: если у вас настроена синхронизация между 1С:Бухгалтерией и 1С:ЗУП, менять паспорт нужно в той программе, которая является мастер-системой по кадровым данным (обычно это ЗУП). Иначе при следующем обмене исправление может быть перезаписано старыми данными.
Дата регистрации изменения и отчетность
Самый частый вопрос — какую дату указывать. В историю документов вносится фактическая дата выдачи нового паспорта, указанная в самом документе. Программа при формировании отчетов сравнивает дату отчетного периода с датами выдачи и выбирает действовавший документ.
Поэтому отчеты за периоды до замены паспорта корректно подтянут старый документ, а за периоды после — новый. Пересдавать уже принятую отчетность из-за смены паспорта не требуется: на момент сдачи данные были верными.
Если замена паспорта связана со сменой фамилии (например, при вступлении в брак), последовательность такая: сначала оформляется кадровое событие изменения ФИО (в ЗУП — документ «Изменение фамилии» или редактирование истории ФИО в карточке физлица), затем вносится новый паспорт. В отчетности ЕФР-1/СЗВ-ТД смена фамилии отражается отдельным событием.
Проверка результата и типичные ошибки
После внесения данных убедитесь, что всё записалось корректно. Откройте историю документов физлица — там должно быть две строки: старый паспорт со своей датой выдачи и новый. В карточке физлица и сотрудника должен отображаться новый документ.
Для контроля сформируйте отчет, содержащий паспортные данные: например, в ЗУП — «Справки сотрудников» или карточку физлица с печатью, в Бухгалтерии — любую печатную форму с документом, удостоверяющим личность (например, данные для банка или листок учета). Проверьте серию, номер, дату и кем выдан.
Особые ситуации
Замена паспорта по достижении возраста
При замене паспорта в 20 или 45 лет порядок в программе стандартный: добавляется новая строка в историю документов. ФИО не меняется, кадровых событий не требуется. Достаточно попросить сотрудника предоставить новый паспорт и внести данные.
Смена фамилии вместе с паспортом
Сначала фиксируется смена ФИО (в ЗУП — через документ изменения личных данных или историю ФИО физлица), затем вносится новый паспорт. Проверьте, что в ЭДО с фондами и в сведениях для электронной трудовой книжки ушли актуальные данные: смена фамилии — отчитываемое событие.
Паспорт иностранного гражданина или вид на жительство
Для иностранных сотрудников вид документа выбирается из классификатора (паспорт иностранного гражданина, вид на жительство, разрешение на временное проживание). Механика истории та же, но дополнительно проверьте сроки действия документов, если конфигурация отслеживает их в миграционном учете.
Как выбрать действие
Если данные не сохраняются или не подтягиваются
Если поле недоступно для редактирования, проверьте права: изменение личных данных физлиц требует роли кадровика или расчетчика. В некоторых конфигурациях редактирование заблокировано, пока открыт другой сеанс с этим же элементом справочника.
Если в отчете подтягивается старый паспорт, проверьте дату выдачи нового документа: она должна быть раньше или равна дате отчетного периода. Также убедитесь, что вы смотрите отчет за период после замены — для прошлых периодов старый паспорт является правильным поведением.
Как проверить результат
Две строки: старый и новый паспорт с корректными датами выдачи
Одна строка с перезаписанными реквизитами — история потеряна
Отображается новый паспорт
Виден старый документ — проверьте дату выдачи нового
Подтягивается новый паспорт
Старый паспорт в текущем периоде — ошибка в датах или записи не сохранена
Подтягивается старый паспорт, действовавший тогда
Новый паспорт в прошлом периоде — старая запись была перезаписана
FAQ
Нужно ли пересдавать отчетность в ПФР и ФНС после замены паспорта сотрудника?
Нет. Ранее сданная отчетность содержала данные, действовавшие на тот момент, и остается корректной. Новый паспорт начнет указываться в отчетах за периоды после его выдачи автоматически.
Можно ли просто исправить серию и номер в существующей записи?
Только если вы исправляете опечатку в том же самом документе. При реальной замене паспорта нужно добавлять новую строку в историю — иначе отчеты за прошлые периоды начнут показывать документ, которого тогда не существовало.
Где менять паспорт, если сотрудник работает по совместительству в двух местах?
Паспорт вносится один раз в карточку физического лица. Все сотрудники, привязанные к этому физлицу, автоматически получат актуальные данные — дублировать изменение не нужно.
Что делать, если при синхронизации ЗУП и Бухгалтерии паспорт «откатывается» обратно?
Проверьте, в какой программе вы внесли изменение. Кадровые данные физлиц должны редактироваться в мастер-системе (как правило, ЗУП). Если изменили только в Бухгалтерии, при следующем обмене данные перезапишутся из ЗУП. Внесите паспорт в ЗУП и выполните синхронизацию.
Нужен ли приказ о замене паспорта?
В программе 1С приказ не оформляется — это изменение личных данных, а не кадровое событие. В бумажном документообороте достаточно заявления сотрудника и копии нового паспорта в личном деле.
Как внести паспорт, если у сотрудника нет российского паспорта?
В поле «Вид документа» выберите соответствующее значение из классификатора: паспорт иностранного гражданина, вид на жительство или разрешение на временное проживание. Механизм истории документов работает так же, как для паспорта РФ.
Что важно запомнить
Новый паспорт добавляется в историю документов физического лица отдельной строкой с фактической датой выдачи, старая запись сохраняется. Изменение делается один раз в карточке физлица и распространяется на всех сотрудников. При синхронизации правка вносится в мастер-системе. Отчеты за прошлые периоды должны показывать старый документ — это норма, а не ошибка.