Как добавить справочник в 1С

Справочник в 1С — это объект конфигурации, который хранит повторно используемые списки: номенклатуру, контрагентов, сотрудников, склады, договоры. Под запросом «добавить справочник» обычно скрываются две разные задачи: внести новую запись в уже существующий справочник (работа пользователя) или создать новый вид справочника в конфигурации (работа разработчика или администратора). Оба сценария разбираются ниже.

Первая задача выполняется прямо в режиме «Предприятие» и не требует никаких специальных прав, кроме доступа к нужному разделу. Вторая — только в конфигураторе, требует прав на изменение конфигурации и понимания структуры метаданных. Перепутать их нельзя: пользователь не может создать новый вид справочника, а разработчику не нужно заходить в режим «Предприятие», чтобы описать структуру данных.

Перед любыми изменениями в конфигураторе сделайте резервную копию информационной базы. Ошибка в структуре метаданных может привести к необходимости реструктуризации, а при неудачном сценарии — к потере данных.

Что такое справочник и когда его добавляют

Справочник хранит условно-постоянную информацию, на которую ссылаются документы и другие объекты. Например, документ «Реализация товаров» ссылается на элементы справочников «Номенклатура», «Контрагенты» и «Склады». Благодаря этому одни и те же данные не вводятся повторно, а изменяются в одном месте.

Добавлять новый элемент справочника нужно каждый раз, когда в учёте появляется новый объект: товар, поставщик, сотрудник, склад. Создавать новый вид справочника требуется редко — когда типовой конфигурации не хватает для учёта специфической информации, например «Маршруты доставки» или «Оборудование на обслуживании».

Как добавить новый элемент в существующий справочник

Это самая частая операция. Порядок действий одинаков для большинства типовых конфигураций (Бухгалтерия, Управление торговлей, ЗУП), отличается только расположение справочника в меню.

Откройте раздел, где находится нужный справочник: чаще всего это «Справочники», «Номенклатура и склад», «Покупки» или «Кадры». В списке найдите требуемый справочник и откройте его. Нажмите кнопку «Создать» (плюсик) на панели списка или клавишу Insert. Заполните наименование и обязательные реквизиты — они обычно подчёркнуты красным или отмечены звёздочкой. Нажмите «Записать и закрыть».

Если справочник иерархический, сначала выберите группу, в которую попадёт элемент, либо создайте группу кнопкой «Создать группу». Проверить результат просто: новый элемент должен отображаться в списке и быть доступен для выбора в документах.

1. 1
   Откройте нужный справочник через меню раздела или поиск
2. 2
   Нажмите «Создать» или клавишу Insert
3. 3
   Заполните наименование и обязательные реквизиты
4. 4
   При необходимости укажите группу для иерархического справочника
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что элемент появился в списке

Если кнопка «Создать» недоступна

Недоступная кнопка почти всегда означает нехватку прав. Обратитесь к администратору, чтобы вам назначили роль с правом добавления элементов этого справочника. Вторая возможная причина — справочник заполняется автоматически из внешнего источника (например, классификатор банков), и ручное добавление в нём заблокировано настройками обмена.

Как создать новый вид справочника в конфигураторе

Эта задача выполняется в конфигураторе и требует, чтобы конфигурация была открыта для изменений. В типовых конфигурациях на полной поддержке изменение объектов потребует снятия с поддержки или использования расширения — об этом ниже.

Откройте конфигуратор, выполните «Конфигурация → Открыть конфигурацию». В дереве метаданных найдите ветку «Справочники», щёлкните по ней правой кнопкой и выберите «Добавить». На закладке «Основные» задайте имя (без пробелов, латиницей или кириллицей по правилам платформы) — синоним подставится автоматически, его видят пользователи.

На закладке «Данные» настройте длину кода и наименования, тип кода (число или строка), при необходимости добавьте реквизиты и табличные части. На закладке «Иерархия» включите иерархический справочник, если нужны группы. На закладке «Нумерация» оставьте автонумерацию включённой. Затем нажмите F7 или выполните «Конфигурация → Обновить конфигурацию базы данных» — платформа выполнит реструктуризацию, и новый справочник появится в системе.

Настройка реквизитов, форм и прав

После создания объекта добавьте реквизиты — дополнительные поля элемента. Для каждого реквизита укажите тип: строка, число, дата, булево или ссылка на другой справочник. Ссылочные типы предпочтительнее строк, когда значение выбирается из фиксированного списка — это исключает дубли и опечатки.

Формы элемента и списка платформа генерирует автоматически, но для удобства их можно доработать: на закладке «Формы» создайте основную форму элемента и расположите реквизиты в нужном порядке. Чтобы пользователи увидели справочник в интерфейсе, добавьте его в нужную подсистему на закладке «Подсистемы» и проверьте команду открытия в командном интерфейсе.

Не забудьте про права: в ролях, которыми пользуются сотрудники, установите права на чтение, добавление и изменение нового справочника. Без этого объект будет невидим или недоступен, даже если всё остальное настроено верно.

Создание справочника через расширение конфигурации

Если конфигурация типовая и находится на поддержке, правильный путь — расширение. Оно позволяет добавить собственный справочник, не снимая конфигурацию с поддержки, и сохраняет возможность штатного обновления.

В конфигураторе выполните «Конфигурация → Расширения конфигурации», создайте новое расширение с понятным именем. В дереве расширения добавьте справочник так же, как в основной конфигурации. После обновления базы данных справочник будет работать, а при обновлении типовой конфигурации расширение останется нетронутым.

Сравнение вариантов

Изменение основной конфигурации

Подходит для самописных и снятых с поддержки конфигураций. Ограничение: усложняет или блокирует автоматическое обновление типовых решений.

Расширение конфигурации

Оптимально для типовых конфигураций на поддержке: обновления не затрагивают доработку. Ограничение: часть механизмов платформы в расширениях недоступна.

Дополнительные реквизиты и сведения

Подходит, когда нужно просто добавить пару полей к существующему справочнику без разработки. Ограничение: не создаёт новый вид объекта.

Проверка результата и типичные ошибки

После обновления конфигурации базы данных откройте режим «Предприятие» под пользователем с полными правами и убедитесь, что справочник виден в нужном разделе, открывается список, создаётся и записывается элемент. Затем проверьте то же самое под обычной ролью — именно на этом этапе всплывают забытые права.

Если справочник не появился, проверьте три вещи: включён ли он в подсистему, выданы ли права в ролях, завершилось ли обновление конфигурации базы данных без ошибок. Если при записи элемента возникает ошибка, чаще всего дело в обязательном реквизите без значения или в коде обработчика, добавленном в модуль объекта.

FAQ

Можно ли добавить новый вид справочника без конфигуратора?

Нет. В режиме «Предприятие» можно только добавлять элементы в существующие справочники и настраивать дополнительные реквизиты. Новый вид объекта метаданных создаётся только в конфигураторе или через расширение.

Чем справочник отличается от регистра сведений?

Справочник хранит список объектов, на которые ссылаются документы. Регистр сведений хранит значения в разрезе измерений, например цены по номенклатуре на дату. Если нужен выбор из списка — это справочник; если история значений — регистр сведений.

Почему новый элемент справочника не виден в документе?

Проверьте, записан ли элемент (а не только создан), не помечен ли он на удаление и не действует ли в документе отбор по владельцу, группе или отбору в параметрах выбора поля ввода.

Что такое предопределённые элементы справочника?

Это элементы, созданные в конфигураторе разработчиком, которые существуют в базе всегда и на которые можно ссылаться в коде по имени. Пользователь не может их удалить, а программный код использует их как фиксированные точки отсчёта.

Можно ли добавить элементы справочника загрузкой из Excel?

Да. В типовых конфигурациях есть обработки загрузки данных из табличного документа, а также универсальные механизмы обмена. Для больших объёмов это быстрее и надёжнее ручного ввода, но перед загрузкой проверьте соответствие колонок реквизитам и сделайте копию базы.

Нужно ли монопольный режим для обновления конфигурации базы данных?

Для изменений структуры, включая новый справочник, платформа требует завершения всех сеансов пользователей. В небольших базах обновление проходит быстро, но планируйте его на нерабочее время и после резервного копирования.