Как в 1С добавить номенклатуру: материалы и товары

Номенклатура в 1С — это центральный справочник, в котором хранятся товары, материалы, услуги и продукция. От корректности карточки номенклатуры зависят проводки документов, расчет себестоимости, остатки на складах и отчеты. Ошибка на этапе создания элемента приводит к тому, что материал попадает не на тот счет учета, а исправлять это приходится уже в цепочке проведенных документов.

Порядок добавления материала почти одинаков в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP»: открывается справочник «Номенклатура», создается новый элемент, заполняются обязательные реквизиты. Различия касаются состава полей и того, какие настройки наследуются от вида номенклатуры.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки настроек до проверки, что материал правильно ведет себя в документах поступления и списания. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Где находится справочник номенклатуры в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» справочник открывается через раздел Справочники → Номенклатура. Там же доступны связанные справочники: группы номенклатуры, единицы измерения, статьи затрат. Если нужных разделов не видно, проверьте настройки видимости панели разделов или права пользователя.

В «1С:Управление торговлей 11» путь другой: НСИ и администрирование → Номенклатура либо раздел «Закупки» с быстрым переходом к списку. В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» номенклатура также находится в блоке нормативно-справочной информации.

Если справочник не открывается или кнопка «Создать» недоступна, причина почти всегда в правах. Нужна роль, разрешающая добавление номенклатуры, — уточните это у администратора базы, а не пытайтесь обойти ограничение.

Создание карточки материала вручную

Нажмите «Создать» в списке номенклатуры. Откроется форма нового элемента. Минимальный набор полей: наименование (рабочее), вид номенклатуры, единица измерения. Полное наименование подставляется автоматически и используется в печатных формах — при необходимости отредактируйте его отдельно.

Наименование формулируйте так, чтобы позицию было легко найти и отличить от похожих. Хорошая практика — включать в название ключевые характеристики: «Краска водно-дисперсионная белая 14 кг», а не просто «Краска». Это снижает риск ошибочного выбора в документах и появления дублей.

Заполните артикул и, если используется штрихкодирование, штрихкод. Артикул удобен для поиска и обмена с поставщиками, штрихкод — для складского учета и розничных продаж. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте Справочники → Номенклатура и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры «Материалы» (или создайте новый вид)
3. 3
   Введите наименование с характеристиками, проверьте полное наименование
4. 4
   Укажите единицу измерения, артикул, при необходимости штрихкод
5. 5
   Проверьте счета учета в карточке или в настройках вида номенклатуры
6. 6
   Запишите элемент и проверьте его на тестовом документе поступления

Вид номенклатуры и счета учета

Вид номенклатуры — ключевой реквизит. Он определяет тип позиции (материал, товар, продукция, услуга) и набор настроек по умолчанию. В «1С:Бухгалтерии» от вида зависят счета учета: для материалов это обычно счет 10.01 «Сырье и материалы», для покупных полуфабрикатов — 10.02, для топлива — 10.03.

Счета учета можно задать на трех уровнях: для всей номенклатуры сразу (регистр «Счета учета номенклатуры»), для вида номенклатуры или для конкретного элемента. Приоритет — от частного к общему: настройка в карточке перекрывает настройку вида. Рекомендуется настраивать счета на уровне вида, а в карточках менять только исключения.

Если материал должен учитываться на специальном счете (например, инвентарь и хозяйственные принадлежности — 10.09, спецодежда — 10.11), создайте отдельный вид номенклатуры с нужными счетами. Это избавит от ручного исправления счетов в каждом документе.

Единицы измерения и упаковки

Единица хранения остатков задается в карточке и определяет, в чем программа ведет складской учет: штуки, килограммы, метры, литры. Если материал закупается в одних единицах, а отпускается в других (закупка мешками, отпуск килограммами), используйте упаковки с коэффициентом пересчета.

В «1С:Управление торговлей» упаковки заводятся в отдельном списке карточки: указывается единица, количество базовых единиц в упаковке, вес и объем. В документах затем можно выбирать упаковку, а программа пересчитает количество в базовые единицы автоматически.

Ошибка в коэффициенте упаковки — частая причина искажения остатков. Например, если в мешке 25 кг, а указано 50, остатки после оприходования удвоятся в пересчете на килограммы. Проверяйте коэффициент по фактической фасовке поставщика до первого документа поступления.

Массовое добавление материалов из Excel

Когда позиций десятки или сотни, ручное заведение нерационально. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (в Бухгалтерии — через «Все функции» или встроенный помощник загрузки номенклатуры из Excel на панели справочника).

Подготовьте файл: одна строка — одна позиция, колонки соответствуют реквизитам (наименование, артикул, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС). В форме загрузки сопоставьте колонки файла реквизитам справочника и включите режим поиска существующих элементов, чтобы не создать дубли.

Загружайте порциями и проверяйте результат после каждой порции: откройте несколько созданных карточек, сверьте реквизиты с исходным файлом. Полная загрузка тысяч позиций без промежуточного контроля часто заканчивается массовым исправлением данных.

Способы добавления номенклатуры

Ручное создание

Подходит для единичных позиций и тестовых карточек. Полный контроль над каждым реквизитом, но медленно при большом объеме.

Загрузка из Excel

Оптимально для первичного наполнения справочника или заведения прайса поставщика. Требует подготовленного файла и проверки сопоставления колонок.

Копирование существующей карточки

Удобно для однотипных материалов, отличающихся одним параметром (цвет, фасовка). Риск — скопировать неверные реквизиты, поэтому проверяйте все поля после копирования.

Обмен с другой базой 1С

Подходит при ведении нескольких баз. Требует настроенных правил обмена и контроля дублей по GUID или артикулу.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания карточки выполните контрольный цикл: оформите тестовый документ «Поступление товаров и услуг» с новым материалом, проведите и посмотрите проводки (кнопка «Дт/Кт»). Материал должен встать на ожидаемый счет, количество — в правильных единицах, НДС — с нужной ставкой. После проверки тестовый документ пометьте на удаление.

Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету учета материалов и убедитесь, что позиция видна в аналитике. Если ведомость пустая или материал попал на другой счет — возвращайтесь к настройкам счетов учета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа поступления

Норма

Материал оприходован на счет 10 с нужным субсчетом и складом

Тревожный признак

Позиция попала на счет 41 или счет пуст — неверные настройки счетов учета

Остатки в отчете «Остатки товаров на складах»

Норма

Количество отображается в базовых единицах без дробных искажений

Тревожный признак

Остаток не соответствует документу — проверьте коэффициент упаковки

Поиск по справочнику

Норма

Позиция находится по наименованию и артикулу, дублей нет

Тревожный признак

Найдено несколько похожих карточек — требуется объединение дублей

Когда стоит привлечь специалиста

Самостоятельная работа безопасна, пока речь идет о создании новых карточек в рабочем порядке. Помощь внедренца или администратора понадобится при: переносе номенклатуры из старой системы с сохранением связей, настройке обмена между базами, объединении большого количества дублей, изменении учетной политики по материалам.

Отдельный случай — доработанные конфигурации. Если в базе есть нестандартные реквизиты номенклатуры или собственные механизмы учета, действуйте по внутреннему регламенту: типовые инструкции могут не учитывать доработки.

Частые вопросы

Как добавить материал, если кнопка «Создать» неактивна?

Проверьте права пользователя: нужна роль, разрешающая добавление номенклатуры. Обратитесь к администратору базы — самостоятельно изменить права без административного доступа нельзя, и делать это не следует.

Чем материал отличается от товара в 1С?

Различие задается видом номенклатуры и влияет на счета учета: материалы учитываются на счете 10 и списываются в затраты, товары — на счете 41 и предназначены для перепродажи. От вида также зависят доступные документы и отчеты.

Можно ли изменить единицу измерения у карточки, по которой уже есть движения?

Технически программа может запретить или разрешить такое изменение в зависимости от конфигурации, но делать это рискованно: остатки и документы уже записаны в старых единицах. Правильнее создать новую карточку и перенести остаток документом оприходования/списания.

Как удалить ошибочно созданную номенклатуру?

Если по позиции нет документов, пометьте ее на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, физическое удаление невозможно — пометьте карточку на удаление, чтобы она не мешала в подборе, либо используйте обработку объединения дублей.

Где задается ставка НДС для материала?

В карточке номенклатуры есть реквизит «Ставка НДС» (или «% НДС»). Он подставляется в документы по умолчанию, но его можно изменить в конкретном документе. Убедитесь, что ставка соответствует тому, как материал реально облагается налогом.

Как быстро найти все материалы без заполненных счетов учета?

Откройте список номенклатуры, добавьте в настройку списка отбор по виду «Материалы» и проверьте проводки тестового документа. В Бухгалтерии также полезен отчет по регистру «Счета учета номенклатуры» — он показывает, какие счета действуют для каждой позиции и вида.