Как добавить фирму в 1С: подробная инструкция

Добавление новой фирмы — одна из первых задач при внедрении 1С или при расширении бизнеса, когда в одной базе нужно вести учет сразу по нескольким юридическим лицам. В типовых конфигурациях («Бухгалтерия предприятия», «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация») для этого существует справочник «Организации», а корректность дальнейшего учета напрямую зависит от того, насколько полно и точно заполнены реквизиты компании.

Ошибка на этапе создания организации приводит к серьезным последствиям: неверный ИНН попадет в счета-фактуры и отчетность, неправильная система налогообложения исказит расчет налогов, а незаполненный банковский счет сделает невозможным формирование платежных документов. Поэтому добавлять фирму стоит по четкому алгоритму, с проверкой каждого ключевого реквизита.

Ниже описан порядок действий для наиболее распространенных конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации, но общая логика везде одинакова.

Где находится справочник организаций

В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» справочник открывается через раздел «Главное» → «Организации». Если база новая и пустая, программа при первом запуске предлагает мастер начального заполнения, где организация создается в диалоговом режиме. В «1С:Управление нашей фирмой» путь выглядит как «Компания» → «Организации», а в «Комплексной автоматизации» и ERP — «Нормативно-справочная информация» → «Организации».

Если пункт меню найти не удается, воспользуйтесь универсальным способом: откройте «Все функции» (в режиме тонкого клиента — через кнопку с тремя полосками или сочетанием клавиш), найдите в списке справочников «Организации» и откройте его двойным щелчком. Этот прием работает во всех конфигурациях без исключения.

Обратите внимание: для создания и редактирования организаций у пользователя должны быть соответствующие права. Обычно это роль «Полные права» или «Главный бухгалтер». Если кнопка «Создать» неактивна или справочник открывается только на просмотр, обратитесь к администратору базы — самостоятельно менять настройки прав без понимания ролевой модели не стоит.

Создание новой организации

Откройте справочник «Организации» и нажмите кнопку «Создать». В некоторых конфигурациях программа предложит выбрать способ заполнения: вручную или автоматически по ИНН через сервис 1С:Контрагент. Автоматическое заполнение подтягивает наименование, адрес, КПП и данные руководителя из официальных источников, что существенно снижает риск опечаток.

Если сервис недоступен или не подключен, заполните карточку вручную. Минимальный набор полей: полное и сокращенное наименование, ИНН, КПП (для юридических лиц), ОГРН, юридический адрес. Для индивидуального предпринимателя КПП не заполняется, а в поле вида организации выбирается «Индивидуальный предприниматель».

1. 1
   Откройте раздел «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите вид организации: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Введите ИНН и при возможности заполните реквизиты автоматически
4. 4
   Проверьте и дополните наименование, адрес, ОГРН, КПП
5. 5
   Добавьте банковский счет и кассу
6. 6
   Настройте учетную политику и систему налогообложения
7. 7
   Запишите карточку и проверьте доступность организации в документах

После заполнения основных полей нажмите «Записать и закрыть». Организация появится в списке справочника и станет доступной для выбора в документах, отчетах и настройках.

Заполнение реквизитов: что обязательно проверить

Наиболее критичный реквизит — ИНН. Программа проверяет его контрольную сумму, но не защищает от ситуации, когда введен формально корректный, но чужой номер. Сверьте ИНН с выпиской из ЕГРЮЛ или свидетельством о постановке на учет. Та же рекомендация касается КПП и ОГРН: эти данные попадут в декларации, счета-фактуры и платежные поручения.

Юридический адрес влияет на заполнение налоговой отчетности: по нему определяется код ИФНС и ОКТМО. Вводите адрес через адресный классификатор (кнопка выбора в поле адреса), а не произвольным текстом — только так программа корректно подставит коды в декларации.

Отдельно заполните данные руководителя и главного бухгалтера в подразделе «Подписи» или «Ответственные лица». Эти ФИО автоматически подставляются в печатные формы доверенностей, счетов-фактур и приказов. Если оставить поля пустыми, документы придется править вручную при каждой печати.

Банковские счета и касса

Без банковского счета невозможно сформировать платежное поручение и корректно выставить счет покупателю. В карточке организации перейдите по ссылке «Банковские счета» и создайте новый элемент: укажите банк (выберите из классификатора по БИК), номер расчетного счета и валюту. При выборе банка из классификатора корреспондентский счет подставится автоматически.

Если у фирмы несколько счетов, один из них назначается основным — именно он будет подставляться в документы по умолчанию. Остальные можно выбирать вручную при формировании конкретного платежа.

Касса в большинстве конфигураций создается автоматически вместе с организацией. Проверьте ее наличие в справочнике «Кассы», если планируете вести кассовые операции и оформлять приходные и расходные ордера.

Настройка учетной политики и налогообложения

Созданная организация без учетной политики не готова к работе: программа не сможет рассчитывать налоги и корректно проводить документы. В карточке организации перейдите по ссылке «Учетная политика» и создайте запись на текущий период. Укажите систему налогообложения — общую, упрощенную (с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»), патент или их комбинацию.

Дополнительно проверьте настройки налогов и взносов: ставки, порядок уплаты НДС, реквизиты ИФНС и фондов. В «1С:Бухгалтерии» часть этих параметров находится в разделе «Главное» → «Налоги и отчеты». Неверно выбранная система налогообложения — одна из самых дорогих ошибок: она искажает книгу учета, декларации и проводки по всем документам периода.

Особенности для разных конфигураций

В «1С:Бухгалтерии» после создания организации полезно запустить помощник начала работы или проверить функциональность программы («Главное» → «Функциональность»): часть опций включается для каждой организации отдельно, например торговля, производство или валютные операции.

В «1С:Управление нашей фирмой» организация тесно связана с настройками компании в целом: проверьте параметры учета в разделе «Настройки» → «Организации», включая префикс нумерации документов. Префикс позволяет различать документы разных фирм в одной базе и избежать конфликтов нумерации.

В конфигурациях уровня ERP и «Комплексной автоматизации» у организации дополнительно настраиваются подразделения, направления деятельности и графики работы. Если фирма будет выступать плательщиком зарплаты, убедитесь, что заполнены данные для расчета страховых взносов и регистрации в фондах.

Проверка результата

После сохранения убедитесь, что организация корректно работает в типовых сценариях. Создайте тестовый счет покупателю или счет-фактуру и сформируйте печатную форму: в ней должны присутствовать правильные наименование, ИНН, адрес и банковские реквизиты. Затем удалите тестовый документ, чтобы он не попал в учет.

Дополнительно проверьте, что организация отображается в отборах отчетов (например, в ОСВ или книге покупок) и что при создании документа она подставляется в шапку. Если в базе несколько фирм, убедитесь, что документы разных организаций не смешиваются и нумерация ведется раздельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Организация в списке справочника

Норма

Отображается с корректным ИНН и наименованием

Тревожный признак

Отсутствует в списке или дублируется

Печатная форма счета

Норма

Все реквизиты заполнены, банк и счет верные

Тревожный признак

Пустые поля, чужой ИНН или старый адрес

Учетная политика

Норма

Есть запись на текущий период с верной системой налогообложения

Тревожный признак

Записи нет или период не актуален

Доступность в документах

Норма

Организация выбирается в шапке документов

Тревожный признак

Не отображается в списке выбора

Типичные ошибки при добавлении фирмы

Самая распространенная ошибка — редактирование существующей организации вместо создания новой. Пользователь открывает карточку действующей фирмы и меняет реквизиты на данные новой компании. В результате во всех ранее проведенных документах подменяются реквизиты, а восстановить первоначальные данные без резервной копии бывает сложно.

Вторая группа ошибок связана с неполным заполнением: не создан банковский счет, не настроена учетная политика, не указаны подписанты. Проявляется это не сразу, а в момент сдачи отчетности или формирования платежа, когда исправлять приходится в спешке.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести несколько фирм в одной базе 1С?

Да, типовые конфигурации поддерживают многофирменный учет: все организации хранятся в одном справочнике, а документы и отчеты формируются по каждой раздельно. Это удобнее, чем несколько отдельных баз, если у фирм общие контрагенты и номенклатура.

Что делать, если кнопка «Создать» в справочнике неактивна?

Скорее всего, у вашего пользователя недостаточно прав. Обратитесь к администратору базы, чтобы он назначил роль с правом добавления организаций, либо попросите его создать карточку фирмы, а заполнение выполните самостоятельно.

Нужно ли создавать новую организацию при смене названия фирмы?

Нет. Переименование юридического лица — это изменение реквизитов той же организации. Исправьте наименование в существующей карточке; ИНН и ОГРН при этом остаются прежними, и история документов сохраняется.

Как удалить ошибочно созданную организацию?

Если по ней еще нет документов, пометьте элемент на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы есть, программа не даст удалить организацию — сначала потребуется разобраться со ссылками на нее.

Почему при автозаполнении по ИНН данные не подгружаются?

Автозаполнение работает через интернет-поддержку и сервис 1С:Контрагент. Проверьте подключение к интернету, действительность договора ИТС и настройки интернет-поддержки в разделе «Администрирование». При отсутствии сервиса реквизиты вводятся вручную.

Можно ли скопировать настройки с одной организации на другую?

Частично да: в некоторых конфигурациях учетную политику и настройки налогов можно скопировать при создании записи на новый период. Однако реквизиты, счета и систему налогообложения следует проверять индивидуально — механическое копирование часто переносит и чужие ошибки.