Как поменять директора в 1С 8

Смена руководителя организации — частая задача в 1С 8: новый директор должен отображаться в печатных формах приказов, счетов, актов, доверенностей и отчетности. Ошибка в настройках приводит к тому, что документы подписываются старой фамилией, а это риск споров с контрагентами и вопросов при проверках.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8, 1С:ЗУП 8 и 1С:Управление торговлей 8 данные о руководителе хранятся по-разному. Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3, а также типовая ситуация, когда директор меняется «задним числом» или действует временный исполняющий обязанности.

Важный принцип: в 1С сведения об ответственных лицах ведутся с историей. Это значит, что документы, созданные до даты смены руководителя, должны по-прежнему выводить прежнего директора, а новые — нового. Если просто перезаписать фамилию без указания даты, история подписей исказится.

Где в 1С 8 хранятся данные о директоре

В типовых конфигурациях фамилия руководителя подставляется в документы и отчеты из регистра сведений «Ответственные лица организаций» (или аналогичного механизма). Это периодический регистр: каждая запись имеет дату, с которой действует назначение. Благодаря этому программа «понимает», кто был директором на дату конкретного документа.

Дополнительно данные о руководителе могут дублироваться в других местах: в справочнике «Сотрудники» (для кадровых приказов и расчета зарплаты), в регистрационных данных организации (для отчетности в ФНС и фонды), в настройках доверенностей и ЭДО. Поэтому полная замена директора обычно включает несколько шагов, а не одно изменение.

Как сменить директора в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) сведения о руководителе редактируются из карточки организации. Откройте раздел «Главное» и перейдите по ссылке «Реквизиты организации» (в некоторых версиях — «Организации»). В форме организации найдите ссылку «Ответственные лица» — она открывает список записей с историей.

Нажмите «Создать» и заполните новую запись: укажите дату, с которой новый директор вступает в должность, выберите физическое лицо из справочника «Физические лица» (при необходимости создайте его), укажите должность «Генеральный директор» (или иную) и право подписи. Период действия прежней записи программа закроет автоматически либо потребует указать дату окончания — зависит от релиза.

Если новый директор ранее не был заведен как физическое лицо, сначала создайте его карточку: ФИО, ИНН (при наличии), дата рождения. Для печатных форм достаточно ФИО и должности, но для отчетности и кадровых документов лучше заполнить данные полностью.

1. 1
   Откройте «Главное → Реквизиты организации» и перейдите в «Ответственные лица».
2. 2
   Создайте новую запись, укажите дату начала полномочий нового директора.
3. 3
   Выберите физическое лицо (или создайте новое) и укажите должность с правом подписи.
4. 4
   Запишите изменения и проверьте, что прежняя запись закрыта нужной датой.
5. 5
   Создайте тестовый документ после даты смены и проверьте подпись в печатной форме.

Как поменять директора в 1С:ЗУП 8.3

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 руководитель фигурирует в двух контурах: как подписант печатных форм и отчетности (ответственное лицо) и как сотрудник, на которого оформляется кадровый прием. Если новый директор — штатный сотрудник, сначала проведите кадровый документ «Прием на работу» с должностью руководителя.

Затем откройте «Настройка → Реквизиты организации» (или «Настройка → Организации») и перейдите на вкладку «Ответственные лица». Добавьте новую запись: дата начала, сотрудник, должность, роль («Руководитель»). Здесь же настраиваются главный бухгалтер, кассир и руководитель кадровой службы — проверьте, не менялись ли и они.

Для отчетности (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения) подписант может браться из отдельной настройки в карточке организации на вкладке, связанной с регистрацией в налоговом органе. Убедитесь, что и там указан актуальный руководитель, иначе отчеты будут подписаны старой фамилией.

Если в ЗУП новый директор не принят на работу кадровым документом, его нельзя будет выбрать в некоторых полях, где требуется именно сотрудник, а не физическое лицо. Сначала оформите прием на работу, потом назначайте ответственным лицом.

Смена директора в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация 2 механизм схож с бухгалтерским. Откройте карточку организации через раздел «НСИ и администрирование → Организации» (в УТ 11 — «CRM и маркетинг/Нормативно-справочная информация → Организации» в зависимости от настроек интерфейса). В карточке найдите ссылку на ответственных лиц или подраздел «Руководитель».

Добавьте запись с датой начала полномочий нового руководителя. В этих конфигурациях фамилия директора попадает в печатные формы счетов, ТОРГ-12, актов, доверенностей и приказов, поэтому после изменения обязательно сформируйте тестовую печатную форму документа, датированного после смены.

Как проверить, что замена сработала

Простой способ проверки — создать или открыть документ, датированный после даты смены руководителя, и вывести его печатную форму. В поле подписи должен стоять новый директор. Затем откройте документ, датированный до смены: там должен остаться прежний руководитель. Если в обоих случаях выводится одна и та же фамилия — запись в регистре сделана без даты или старая запись не закрыта.

Дополнительно проверьте отчетность: сформируйте черновик регламентированного отчета и посмотрите лист с подписантом. В ЭДО проверьте настройки подписантов по организации — там может быть отдельный список лиц, имеющих право подписи документов, и его тоже нужно актуализировать вместе со сменой сертификата электронной подписи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма нового документа

Норма

В подписи указан новый директор

Тревожный признак

Выводится прежняя фамилия или пустое поле

Печатная форма старого документа (до даты смены)

Норма

Сохранилась подпись прежнего директора

Тревожный признак

Старые документы тоже переподписались новой фамилией

Регламентированный отчет

Норма

Подписант — новый руководитель

Тревожный признак

Подтягивается старый подписант из настроек отчетности

Настройки ЭДО

Норма

Актуальный подписант и действующий сертификат

Тревожный признак

Старый подписант или отозванный сертификат

Типичные ошибки при смене директора

Самая частая ошибка — редактирование существующей записи вместо создания новой. Если просто заменить фамилию в старой записи, все документы за прошлые периоды «переподпишутся» новым директором, что искажает первичку и историю. Всегда создавайте новую запись с датой начала полномочий.

Вторая группа ошибок — неполная замена: поменяли ответственное лицо, но забыли про настройки отчетности, ЭДО, доверенности в печатных формах и подписантов в банковских документах. В результате часть документов уходит контрагентам и ведомствам со старой подписью.

Третья типичная ситуация — неверная дата начала полномочий. Дата должна совпадать с датой решения (приказа) о назначении. Если поставить сегодняшнюю дату вместо фактической, документы переходного периода будут подписаны некорректно.

Особые случаи: исполняющий обязанности и смена задним числом

Временно исполняющий обязанности

Если директор в отпуске или на больничном и документы подписывает заместитель, добавьте запись об ответственном лице на период замещения: укажите исполняющего обязанности с датами начала и окончания. После окончания периода программа вернется к основному руководителю. В ЗУП замещение оформляется кадровым документом «Временное исполнение обязанностей» или приказом, а право подписи настраивается отдельно.

Смена задним числом

Если решение о смене директора принято ранее, а в программу данные вносятся позже, просто укажите в новой записи фактическую дату назначения. Документы, созданные после этой даты, при переформировании печатных форм покажут нового подписанта. Перед этим убедитесь, что документы прошлых периодов, уже переданные контрагентам, не потребуется перевыпускать — иначе возникнет расхождение между бумажными и электронными версиями.

Частые вопросы

Нужно ли удалять старого директора из базы?

Нет. Карточку физического лица и старую запись в регистре ответственных лиц удалять нельзя: на них ссылаются документы прошлых периодов. Достаточно закрыть период действия старой записи датой, предшествующей назначению нового руководителя.

Почему в печатной форме всё равно старая фамилия?

Чаще всего дата документа раньше даты начала полномочий нового директора — тогда программа корректно показывает прежнего подписанта. Если даты в порядке, проверьте, что новая запись создана именно в регистре ответственных лиц, а не только в карточке физлица, и что в печатной форме не зашит отдельный подписант в настройках отчетности или ЭДО.

Как поменять директора сразу в нескольких организациях?

В типовых конфигурациях ответственные лица задаются для каждой организации отдельно. Откройте карточку каждой организации и добавьте новую запись. Если организаций много и конфигурация доработана, может использоваться обработка группового изменения, но в стандартной поставке изменения вносятся по каждой организации вручную.

Нужно ли что-то менять в банковских документах и клиент-банке?

Да, но это делается не в 1С, а в банке: право подписи платежных поручений определяется карточкой с образцами подписей и настройками клиент-банка. В самой 1С достаточно актуализировать подписанта в печатной форме платежного поручения через ответственных лиц.

Что делать, если нет прав на изменение ответственных лиц?

Обратитесь к администратору базы или пользователю с полными правами. Потребуется роль, дающая доступ к редактированию реквизитов организации и регистра ответственных лиц. Самостоятельно расширять свои права через конфигуратор без ведома администратора не следует — это нарушает учетную политику информационной безопасности.