Как добавить вторую организацию в 1С 8.3

Работа с несколькими юридическими лицами в одной информационной базе — типовая задача: у компании открывается филиал, появляется вторая фирма на упрощёнке или ИП, и бухгалтеру нужно вести учёт по всем в одной программе. В 1С 8.3 для этого не требуется создавать новую базу — достаточно добавить организацию в справочник «Организации» и корректно настроить её параметры.

Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:Зарплата и управление персоналом» логика похожа, но расположение справочника и набор настроек отличаются. Ниже разобраны основные сценарии, настройка учётной политики, банковских счетов и подписантов, а также типичные ошибки, из-за которых вторая организация «не видна» в документах.

Где находится справочник организаций в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) справочник открывается через раздел «Главное» → «Организации». Если в базе уже ведётся учёт по одной фирме, при открытии списка вы увидите её карточку. Кнопка «Создать» запускает помощник добавления новой организации.

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексной автоматизации» путь другой: раздел «НСИ и администрирование» → «Предприятие» → «Организации». В «1С:ЗУП 8» справочник находится в разделе «Настройка» → «Организации». Интерфейс «Такси» во всех конфигурациях позволяет также воспользоваться строкой поиска в меню функций — достаточно набрать слово «Организации».

Если кнопки «Создать» нет или справочник не открывается, проверьте права пользователя: добавлять организации может только пользователь с ролью «Полные права» или с профилем, включающим изменение нормативно-справочной информации.

Добавление организации в 1С:Бухгалтерия 8.3

Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вариант: заполнить вручную или загрузить данные из сервисов 1С. Если у вас подключён интернет и сервис «1С:Контрагент», достаточно ввести ИНН — наименование, КПП, адрес и коды статистики подставятся автоматически. Это снижает риск опечаток в реквизитах.

Далее укажите ключевые параметры карточки:

• ИНН и КПП (для ИП — только ИНН, КПП не заполняется);
• полное и сокращённое наименование — именно они попадут в печатные формы и отчётность;
• систему налогообложения (ОСНО, УСН доходы, УСН доходы минус расходы, патент);
• признак обособленного подразделения, если добавляете филиал;
• префикс нумерации документов — удобно задать уникальный, чтобы отличать документы разных фирм.

После записи карточки перейдите по ссылкам в шапке формы: «Учётная политика», «Банковские счета», «Подписи». Все три блока обязательны для корректной работы — без них документы по новой организации либо не проведутся, либо сформируются с пустыми реквизитами.

1. 1
   Откройте «Главное» → «Организации» → «Создать»
2. 2
   Введите ИНН и заполните реквизиты вручную или через сервис 1С
3. 3
   Укажите систему налогообложения и префикс документов
4. 4
   Настройте учётную политику и налоги на нужную дату
5. 5
   Добавьте основной банковский счёт и кассу
6. 6
   Заполните данные руководителя и главного бухгалтера
7. 7
   Проверьте создание тестового документа по новой организации

Добавление организации в Управлении торговлей и ЗУП

В «1С:Управление торговлей 11» откройте «НСИ и администрирование» → «Организации» → «Создать». Помимо стандартных реквизитов здесь важно заполнить учётную политику организации в разрезе финансового учёта: метод оценки стоимости товаров, способ распределения расходов. Также проверьте, что в настройках программы включён признак «Несколько организаций» — иначе поле «Организация» в документах может быть скрыто.

В «1С:ЗУП 8» после создания организации обязательно настройте учётную политику по НДФЛ и страховым взносам, укажите регистрацию в налоговом органе и в фондах, а также график работы сотрудников по умолчанию. Без регистрации в ИФНС расчёт зарплаты и формирование отчётности будут невозможны.

Общий принцип одинаков: карточка организации — это не только реквизиты, но и набор связанных настроек. Создание записи в справочнике — лишь первый шаг, полноценная работа начинается после заполнения всех связанных регистров.

Настройка учётной политики и налогов

Учётная политика задаётся на конкретную дату и действует до следующего изменения. В Бухгалтерии она открывается из карточки организации по одноимённой ссылке. Здесь выбирается система налогообложения, способ оценки МПЗ (ФИФО или по средней), порядок признания расходов, настройки по НДС и налогу на прибыль.

Частая ситуация: организацию добавили «задним числом», а учётную политику создали текущей датой. В результате документы прошлых периодов проводятся с ошибками или не формируют проводки. Чтобы этого избежать, устанавливайте дату учётной политики не позднее даты первого документа по организации.

Если вторая организация работает на УСН, дополнительно заполните настройки УСН: объект налогообложения, ставку, порядок признания доходов и расходов. Для плательщиков НДС проверьте настройки счетов-фактур и раздельного учёта.

Банковские счета, касса и ответственные лица

Основной банковский счёт добавляется из карточки организации по ссылке «Банковские счета». Укажите БИК банка — наименование и корсчёт подставятся автоматически, если банк есть в классификаторе. Счёт с признаком «Основной» будет подставляться в платёжные документы и счета на оплату по умолчанию.

Данные руководителя и главного бухгалтера заполняются по ссылке «Подписи» (в Бухгалтерии) или «Ответственные лица». Эти сведения выводятся в печатные формы счетов, актов, накладных и в отчётность. Если подписант не указан, в документах останутся пустые строки, а электронная отчётность не пройдёт форматный контроль.

Для организации, которая будет сдавать отчётность электронно, дополнительно настройте обмен с контролирующими органами («1С-Отчётность»): укажите код ИФНС, ПФР/СФР и при необходимости подключите сертификат электронной подписи именно для этой организации — настройки первой фирмы автоматически не наследуются.

Как проверить, что вторая организация работает корректно

Самый быстрый способ — создать тестовый документ, например «Поступление товаров и услуг» или «Счёт на оплату покупателю», выбрать новую организацию и проверить, какие реквизиты подставились автоматически. Должны заполниться банковский счёт, подписант, а в проведённом документе — корректные проводки.

Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с отбором по новой организации. Если ОСВ строится и показывает обороты только по ней — разделение учёта работает. Дополнительно откройте список документов и убедитесь, что в журнале доступен отбор по организации.

Для отчётности проверьте, что в форме декларации или расчёта по взносам новая организация доступна для выбора и регистрация в ИФНС подтягивается в титульный лист. Это финальное подтверждение, что настройка завершена полностью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Создание документа

Норма

Организация выбирается из списка, реквизиты подставляются автоматически

Тревожный признак

Организации нет в списке выбора или поля документа пустые

Проводки документа

Норма

Документ проводится, движения формируются по счетам

Тревожный признак

Ошибка проведения со ссылкой на учётную политику или налоги

ОСВ по организации

Норма

Обороты видны только по выбранной организации

Тревожный признак

ОСВ пустая при наличии проведённых документов

Регламентированная отчётность

Норма

Организация доступна для выбора, ИФНС подставлена

Тревожный признак

Пустой код ИФНС или организация недоступна в отчёте

Одна база или отдельная: как выбрать

Ведение нескольких организаций в одной базе удобно, когда у них общие контрагенты, номенклатура и сотрудники-совместители, а также когда документы вводят одни и те же пользователи. Не нужно дублировать справочники, а обмены с банком и ЭДО настраиваются в одном месте.

Отдельная база оправдана, если организации полностью независимы, учёт ведут разные бухгалтеры и требуется строгое разграничение доступа, либо если базы должны иметь разные графики обновления и резервного копирования. Учтите, что перенос данных между базами потребует настройки обмена — это дополнительная работа.

Сравнение вариантов

Одна база, несколько организаций

Подходит при общих справочниках и пользователях; проще администрирование. Ограничение: разграничение прав настраивается тоньше, все обновления общие

Отдельная база на каждую организацию

Подходит для полностью независимых юрлиц с разными бухгалтерами. Ограничение: дублирование справочников, обновлений и настроек обмена

На практике для связанных компаний одного владельца почти всегда выбирают одну базу — это стандартный сценарий, заложенный в типовые конфигурации. Отдельные базы оставляют для случаев с жёсткими требованиями к изоляции данных.

Частые вопросы

Можно ли добавить в одну базу и ООО, и ИП?

Да. При создании карточки выберите юридический статус «Индивидуальный предприниматель» — набор реквизитов изменится: исчезнет КПП, добавятся поля свидетельства о регистрации. Учётная политика и отчётность для ИП настраиваются по его системе налогообложения отдельно от ООО.

Почему новая организация не отображается в документах?

Чаще всего причина в правах: у пользователя нет доступа к новой организации при включённом разграничении данных. Проверьте профиль группы доступа. Второй вариант — в УТ 11 не включена функциональная опция «Несколько организаций» в настройках программы.

Нужно ли заново подключать 1С-Отчётность для второй организации?

Настройки обмена с контролирующими органами задаются для каждой организации отдельно. Если используется «1С-Отчётность», потребуется добавить новую организацию в настройки обмена и при необходимости выпустить или привязать для неё сертификат электронной подписи.

Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?

Да, если по ней нет ни одного документа или движения. Пометьте карточку на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» с монопольным доступом. Если документы уже есть, организацию удалить нельзя — только пометить на удаление, чтобы она не мешала в списках выбора.

Как вести учёт по обособленному подразделению?

Филиал добавляется как отдельная организация с признаком «Обособленное подразделение» и указанием головной организации. У него будет свой КПП и своя регистрация в ИФНС по месту нахождения, а ИНН — общий с головной организацией.

Перенесутся ли контрагенты и номенклатура на вторую организацию?

Справочники контрагентов и номенклатуры в типовых конфигурациях общие для всех организаций базы, поэтому ничего переносить не нужно. Договоры контрагентов, напротив, привязаны к конкретной организации — их придётся создать заново для второй фирмы.