Справочники и Данные · 9 мин
Как добавить новую организацию в 1С 7.7
Пошаговая инструкция: как добавить новую организацию в 1С 7.7, заполнить реквизиты, настроить учетную политику и проверить результат. Частые ошибки и советы.
В 1С:Предприятии 7.7 (Торговля и склад, Бухгалтерия, Комплексная конфигурация) учет ведется по организациям, список которых хранится в справочнике. Добавление новой организации — стандартная операция, но от корректности заполнения реквизитов зависят печатные формы документов, отчетность и обмен данными с банком.
Процедура занимает несколько минут, однако требует внимательности: ошибки в ИНН, КПП или номере расчетного счета потом «вылезут» в счетах-фактурах, платежных поручениях и отчетах в налоговую. Перед началом работы подготовьте реквизиты компании: полное и сокращенное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адреса, данные расчетного счета и банка.
Важно понимать разницу между двумя ситуациями: добавление новой организации в существующую информационную базу (когда в одной базе ведется учет по нескольким фирмам) и создание отдельной информационной базы под новую организацию. Ниже рассмотрены оба сценария.
Где находится справочник организаций в 1С 7.7
В типовых конфигурациях 1С 7.7 справочник организаций называется по-разному. В «1С:Бухгалтерии 7.7» это справочник «Организации», доступный через меню «Справочники» — «Организации». В «Торговле и складе» и «Комплексной конфигурации» чаще используется название «Собственные фирмы» — путь: «Справочники» — «Реквизиты организаций» — «Собственные фирмы».
Если вы не находите нужный пункт, откройте меню «Справочники» и просмотрите полный список — название будет содержать слово «Организации», «Фирмы» или «Компании». Также справочник можно открыть через «Операции» — «Справочники», где перечислены все справочники конфигурации.
Обратите внимание: в некоторых конфигурациях реквизиты организации частично хранятся в константах (меню «Операции» — «Константы»). Если ваша база ведет учет только по одной фирме, возможно, отдельный справочник не используется, и все данные вводятся именно в константах.
Пошаговое добавление организации через справочник
Основной сценарий — создание нового элемента справочника. Действия одинаковы для большинства конфигураций 7.7:
- 1Откройте меню «Справочники» и выберите «Организации» (или «Собственные фирмы»).
- 2Нажмите кнопку «Новый элемент» на панели инструментов или клавишу Insert.
- 3Заполните наименование, полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН.
- 4Укажите юридический и фактический адреса, телефон.
- 5Добавьте расчетный счет и реквизиты банка (БИК, корсчет).
- 6Заполните данные руководителя и главного бухгалтера, если такие поля есть.
- 7Нажмите «ОК» или «Записать» и проверьте, что организация появилась в списке.
При вводе наименования указывайте сокращенное название без кавычек в поле «Наименование» (например, ООО «Вега»), а полное официальное название — в поле «Полное наименование» или «Официальное наименование». Именно полное наименование подставляется в печатные формы договоров и счетов-фактур.
ИНН и КПП вводите без пробелов. Для организации ИНН состоит из 10 цифр, КПП — из 9. Для индивидуального предпринимателя ИНН содержит 12 цифр, а КПП отсутствует — поле оставьте пустым, если конфигурация это позволяет.
Заполнение банковских реквизитов и ответственных лиц
Расчетный счет обычно добавляется либо в карточке организации на закладке «Расчетные счета», либо в отдельном подчиненном справочнике. Укажите двадцатизначный номер счета, наименование банка, БИК (9 цифр) и корреспондентский счет. В некоторых конфигурациях при вводе БИК банк подставляется автоматически из справочника банков.
Данные руководителя и главного бухгалтера нужны для подписей в печатных формах: счетах, актах, накладных, счетах-фактурах. В «Торговле и складе» эти сведения вводятся на отдельной закладке карточки фирмы, в «Бухгалтерии» — через справочник сотрудников или константы.
Назначение организации основной и настройка констант
Если в базе несколько организаций, одна из них должна быть назначена основной — она будет подставляться в документы по умолчанию. В «1С:Бухгалтерии 7.7» это делается через меню «Операции» — «Константы», где в константе «Основная организация» выбирается нужный элемент справочника.
В «Торговле и складе» аналогичная настройка находится в константах на закладке «Общие» или «Фирмы». После назначения основной организации проверьте, что при создании нового документа (например, счета) в поле «Фирма» подставляется именно она.
Также проверьте константы, связанные с учетной политикой: систему налогообложения, метод оценки товаров, признак применения НДС. В ряде конфигураций часть этих параметров задается для каждой организации отдельно в карточке справочника.
Альтернатива: отдельная информационная база для новой организации
Добавление организации в существующую базу удобно, когда фирмы связаны общими контрагентами, товарами и складом. Но если новая компания — полностью самостоятельное юридическое лицо со своим учетом, правильнее создать отдельную информационную базу. Это исключает риск случайного оформления документов не на ту организацию и упрощает сдачу отчетности.
Для создания новой базы запустите ярлык 1С, в окне выбора информационных баз нажмите «Добавить», укажите наименование и путь к пустому каталогу. Затем загрузите в нее данные из типовой конфигурации или выгрузку из существующей базы (через «Загрузку/выгрузку данных» в режиме «Конфигуратор» — «Администрирование»).
Сравнение вариантов
Подходит для связанных фирм с общими справочниками. Ограничение: выше риск ошибок при выборе организации в документах, отчетность формируется с отбором.
Подходит для независимых юрлиц. Ограничение: справочники контрагентов и товаров придется переносить отдельно, обновления конфигурации ставятся в каждую базу.
Проверка результата после добавления
После сохранения карточки организации убедитесь, что данные корректно используются в документах. Создайте пробный счет или накладную, выберите новую организацию и выведите печатную форму на экран. Проверьте шапку документа: наименование, ИНН/КПП, адрес и банковские реквизиты должны отображаться без сокращений и ошибок.
Если конфигурация поддерживает подписи, убедитесь, что в печатной форме подставляются фамилии руководителя и бухгалтера. Пробный документ после проверки можно удалить или пометить на удаление.
Как проверить результат
Элемент виден в списке, открывается без ошибок
Элемент не сохранился или дублируется
Все реквизиты заполнены, ИНН и счет корректны
Пустые поля, подставляются данные другой фирмы
Новая организация доступна для выбора в поле «Фирма»
Организации нет в списке выбора документа
Типичные ошибки при добавлении организации
Отдельная группа ошибок связана с правами доступа. Если кнопка «Новый элемент» неактивна или при сохранении появляется сообщение о нарушении прав, значит, вашему пользователю запрещено редактирование справочника. В этом случае обратитесь к администратору базы — права настраиваются в режиме «Конфигуратор» через меню «Администрирование» — «Пользователи» и «Права».
Что важно запомнить
Новая организация добавляется через справочник «Организации» или «Собственные фирмы». Заполните все реквизиты, назначьте основную организацию в константах и обязательно проверьте печатную форму пробного документа. Перед изменениями сделайте архивную копию базы.
Частые вопросы
Можно ли вести учет по нескольким организациям в одной базе 1С 7.7?
Да, большинство типовых конфигураций 7.7 это поддерживают: организации добавляются в справочник, а в каждом документе выбирается нужная фирма. Учтите, что отчеты придется формировать с отбором по организации, а нумерация документов обычно общая.
Почему новая организация не появляется в документах?
Чаще всего элемент не был записан (карточку закрыли без сохранения) или в документе установлен отбор по конкретной фирме. Также проверьте, что вы открываете тот же справочник, на который ссылается поле «Фирма» в документе.
Как изменить реквизиты уже существующей организации?
Откройте справочник организаций, дважды щелкните по нужному элементу, отредактируйте поля и сохраните. Новые реквизиты будут действовать в документах, созданных после изменения; ранее проведенные документы перезаписывать не требуется.
Что делать, если нет кнопки добавления нового элемента?
Вероятнее всего, у вашего пользователя нет прав на редактирование справочника. Обратитесь к администратору базы: права назначаются в Конфигураторе через «Администрирование» — «Пользователи» и настройку наборов прав.
Нужно ли заполнять учетную политику для новой организации?
В конфигурациях с бухгалтерским учетом — да: от параметров учетной политики зависят проводки, расчет налогов и отчетность. В «Торговле и складе» достаточно корректно заполнить реквизиты и константы, но проверьте настройки налогообложения, если фирма применяет спецрежим.