Справочники и Данные · 11 мин
Как создавать группы в 1С: инструкция для справочников и пользователей
Как создать группу в справочнике 1С: номенклатура, контрагенты, пользователи. Пошаговые инструкции, типичные ошибки и способы упорядочить данные.
Группы в 1С — это основной способ упорядочить справочники: номенклатуру, контрагентов, статьи расходов, склады и другие списки. Без групп справочник из нескольких тысяч элементов превращается в плоский список, где поиск нужной позиции занимает минуты, а отчёты теряют аналитику. Правильно выстроенная иерархия ускоряет подбор товаров в документах, упрощает настройку прав доступа и позволяет строить отчёты по целым категориям, а не по отдельным позициям.
Термин «группа» в 1С встречается в нескольких разных контекстах, и это часто путает начинающих пользователей. Группа в иерархическом справочнике — это папка, объединяющая элементы. Группа пользователей — объект для управления правами доступа. Группа доступа и группа в плане счетов — отдельные механизмы. Ниже разобраны все основные сценарии с точными действиями для типовых конфигураций: «Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «Зарплата и управление персоналом».
Инструкции приведены для конфигураций на управляемых формах (интерфейс «Такси»). В старых конфигурациях на обычных формах логика та же, но кнопки называются иначе — об этом сказано в отдельном разделе.
Какие бывают группы в 1С и где они создаются
Прежде чем создавать группу, определите, о каком объекте идёт речь. В типовых конфигурациях встречаются четыре разных механизма с похожим названием. Первый — иерархические группы справочников: папки в «Номенклатуре», «Контрагентах», «Статьях затрат». Второй — группы пользователей в разделе администрирования, через которые назначаются права и профили доступа. Третий — группы доступа, ограничивающие видимость данных (например, менеджер видит только своих контрагентов). Четвёртый — счета-группы в плане счетов, которые создаются разработчиком конфигурации и недоступны для самостоятельного добавления.
Ошибка выбора механизма приводит к тому, что пользователь ищет кнопку не там. Например, попытка создать «группу номенклатуры» через раздел администрирования бессмысленна — там такого объекта нет. Ориентируйтесь на задачу: упорядочить товары — работайте со справочником, раздать права — с группами пользователей, ограничить видимость — с группами доступа.
Виды групп в 1С
Папка для упорядочивания элементов: товаров, контрагентов, статей. Создаётся пользователем прямо в списке справочника.
Объединяет сотрудников для назначения прав и настроек. Создаётся в разделе «Администрирование» — «Пользователи и права».
Ограничивает видимость данных по контрагентам, складам, организациям. Требует включения механизма ограничения доступа.
Предопределённый объект конфигурации. Пользователь не создаёт такие группы — только использует субсчета.
Как создать группу в справочнике номенклатуры
Откройте справочник: в «Управлении торговлей» это раздел «НСИ и администрирование» или «Маркетинг и планирование» → «Номенклатура», в «Бухгалтерии» — «Справочники» → «Номенклатура». Над списком нажмите кнопку «Создать группу». Если видна только кнопка «Создать», нажмите стрелку рядом с ней и выберите «Группа» — в некоторых конфигурациях создание элемента и группы объединено в одно меню.
В открывшейся форме укажите наименование группы — например, «Офисная мебель» или «Материалы для производства». Если нужен вложенный уровень, сначала встаньте курсором на родительскую группу, а затем создавайте новую: она попадёт внутрь выбранной. Поле «Родитель» (или «Входит в группу») можно заполнить и вручную в форме группы. Нажмите «Записать и закрыть» — группа появится в дереве слева или в общем списке со значком папки.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» через меню «Справочники» или раздел НСИ
- 2Встаньте курсором на родительскую группу, если нужна вложенность
- 3Нажмите «Создать группу» или «Создать» → «Группа»
- 4Введите наименование и при необходимости укажите родительскую группу
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что группа появилась в дереве
Проверьте результат: включите режим просмотра «Дерево» или «Иерархический список» (кнопка «Ещё» → «Режим просмотра»). Новая группа должна отображаться как папка, в которую можно перетащить элементы. Если справочник отображается плоским списком, группы визуально не отличаются — переключите режим, иначе легко запутаться в структуре.
Создание групп в других справочниках: контрагенты, статьи, склады
Механизм одинаков для всех иерархических справочников, но есть нюансы. В справочнике «Контрагенты» кнопка также называется «Создать группу», однако часть конфигураций по умолчанию отключает иерархию — тогда кнопки нет вовсе, и группировку выполняют через «Партнёров» (в УТ и ERP) или через дополнительные свойства. Проверьте: если при открытии справочника нет кнопки создания группы, значит, в конфигурации иерархия для этого объекта не предусмотрена, и обойти это без доработки нельзя.
В справочниках «Статьи расходов», «Статьи доходов», «Статьи движения денежных средств» группы особенно полезны для отчётности: аналитика в отчётах сворачивается до уровня группы. Создание стандартное — «Создать группу», наименование, запись. Учтите, что перемещение статьи в другую группу не меняет уже проведённые документы: в них хранится ссылка на саму статью, а не на группу, поэтому исторические данные не пострадают.
Некоторые справочники имеют иерархию особого вида — «иерархию элементов» вместо «иерархии групп». В таком справочнике любой элемент может быть родителем для другого, отдельного типа «группа» нет. Пример — справочник «Подразделения» в ряде конфигураций. Там вложенность создаётся заполнением поля «Родитель» (или «Входит в подразделение») прямо в карточке элемента.
Как создать группу пользователей и назначить права
Группы пользователей нужны, когда одним и тем же настройками доступа управляют несколько сотрудников: бухгалтеры, менеджеры, кладовщики. Перейдите в «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей» → «Группы пользователей». Нажмите «Создать», введите наименование группы, например «Менеджеры по продажам», и добавьте участников — подбором из списка пользователей информационной базы.
Сама по себе группа пользователей прав не даёт — она служит контейнером. Права назначаются через профили групп доступа: в разделе «Профили групп доступа» создайте или откройте профиль, а на закладке участников укажите группу пользователей. Все входящие в неё сотрудники получат права профиля автоматически. При увольнении сотрудника достаточно исключить его из группы — перенастраивать права вручную не потребуется.
Для работы с группами пользователей нужны права администратора или роль «Настройка прав доступа». Обычный пользователь раздел администрирования не увидит. Если кнопки недоступны, обратитесь к администратору базы — это штатное ограничение, а не ошибка программы.
Перенос элементов между группами и исправление структуры
Создать группу — половина задачи, вторая половина — раскидать по ней существующие элементы. Самый быстрый способ — перетаскивание мышью в иерархическом режиме просмотра: выделите элемент (или несколько с зажатой клавишей Shift/Ctrl) и перетащите на нужную папку. Альтернатива — кнопка «Переместить в группу» в меню «Ещё» или по правой кнопке мыши: откроется окно выбора целевой группы.
Для массового переноса сотен позиций удобнее групповая обработка: выделите элементы списком и используйте «Переместить в группу», либо воспользуйтесь типовой обработкой «Групповое изменение реквизитов» («Администрирование» → «Обслуживание»), где реквизит «Родитель» меняется пакетно по отбору. Второй способ безопаснее при больших объёмах — он выполняется в транзакции и пишет данные контролируемо.
При удалении группы программа спросит, что делать с вложенными элементами: удалить их вместе с группой или переместить на уровень выше. Выбирайте осознанно — случайное удаление с элементами отправит в корзину всю ветку. Помеченные на удаление объекты окончательно удаляются только через «Удаление помеченных объектов», поэтому до этого момента ошибку можно исправить, сняв пометку.
Особенности для старых конфигураций и частые ошибки
В конфигурациях на обычных формах (например, «Управление торговлей 10.3», «Бухгалтерия 1.6/2.0») кнопка создания группы выглядит как значок папки с плюсом на панели инструментов списка либо вызывается через меню «Действия» → «Создать группу». Горячая клавиша — обычно Ctrl+F9. Логика полностью совпадает с управляемыми формами: наименование, родитель, запись.
Типовые ошибки при работе с группами повторяются у большинства пользователей. Первая — создание элементов вместо групп: пользователь нажимает «Создать», заполняет карточку товара и получает лишнюю позицию вместо папки. Вторая — работа в плоском списке, когда группы не видны, и элементы создаются «в никуда». Третья — чрезмерная вложенность: пять-семь уровней папок замедляют подбор и усложняют отчёты, оптимально два-три уровня. Четвёртая — дубли групп с похожими названиями («Материалы», «Материалы производственные», «Материалы (нов)»), которые дробят аналитику.
Как проверить результат
Группа видна со значком папки в режиме «Дерево» или «Иерархический список»
Группа не видна — проверьте режим просмотра или то, что создан именно объект «Группа»
Новая группа находится внутри нужной родительской папки
Группа создана на верхнем уровне — переместите её через «Переместить в группу»
Перетащенные элементы отображаются внутри целевой группы
Элементы остались на месте — возможно, нет прав на изменение справочника
Участники группы получили доступ согласно профилю
Доступа нет — проверьте, что профиль назначен именно группе, а не отдельному пользователю
FAQ: частые вопросы о группах в 1С
Почему в справочнике нет кнопки «Создать группу»?
Наиболее вероятные причины: справочник не иерархический (иерархия не предусмотрена конфигурацией), у вас недостаточно прав на добавление, либо конфигурация использует другой механизм группировки — например, партнёров или виды номенклатуры. Проверьте права и уточните у администратора, предусмотрена ли иерархия для этого объекта.
Можно ли превратить существующий элемент в группу?
Штатной кнопки «преобразовать в группу» в типовых конфигурациях нет. Рабочий путь: создайте новую группу, перенесите в неё нужные элементы, а старый элемент-дублёр пометьте на удаление после проверки ссылок на него в документах.
Сколько уровней вложенности групп допустимо?
Техническое ограничение платформы велико и на практике не достигается. Реальное ограничение — удобство: при вложенности глубже трёх-четырёх уровней замедляется подбор в документах, усложняется настройка отчётов и поиск нужной папки. Проектируйте структуру по принципу «не глубже, чем нужно для отчётности».
Что будет с документами, если переместить элемент в другую группу?
Ничего: в документах хранится ссылка на сам элемент справочника, а не на его группу. Проведённые документы не изменятся, отчёты за прошлые периоды будут показывать элемент в новой группе только если отчёт строится с группировкой по текущей иерархии справочника.
Как создать группу сразу для нескольких баз или филиалов?
В распределённых базах (РИБ) группы, созданные в центральном узле, приходят в периферийные при обмене. Если обмена нет, структуру переносят через типовую выгрузку/загрузку данных или обработку переноса справочников. Создавать группы вручную в каждой базе не рекомендуется — возникнут дубли с разными внутренними идентификаторами.
Отличается ли создание групп в файловой и клиент-серверной базе?
Для пользователя — нет, действия идентичны. Различие только в скорости массовых операций: групповой перенос тысяч элементов в клиент-серверной базе выполняется заметно быстрее и надёжнее, чем в файловой, где при больших объёмах возможны блокировки.
Что важно запомнить
Группа в справочнике создаётся кнопкой «Создать группу» прямо в списке, группа пользователей — в разделе администрирования. Работайте в иерархическом режиме просмотра, не углубляйте структуру без необходимости, а перед массовыми переносами и удалениями делайте резервную копию базы.