Как создать учредителей в 1С: подробная инструкция

Учредители в 1С:Бухгалтерии вводятся через справочник «Контрагенты», а сведения о них используются при формировании уставного капитала, начислении дивидендов и заполнении отчётности. Ошибки на этом этапе приводят к неверным проводкам по счёту 80 «Уставный капитал» и счёту 75 «Расчёты с учредителями», поэтому карточки стоит создавать аккуратно и сразу с полными реквизитами.

Дальнейший порядок действий зависит от того, кто является учредителем: физическое лицо (в том числе ИП) или организация. Для физлица потребуются ФИО, ИНН, паспортные данные и адрес регистрации, для юридического лица — ИНН, КПП, ОГРН и юридический адрес. Эти данные понадобятся, в частности, при заполнении декларации по налогу на прибыль (лист 03) и справок о доходах при выплате дивидендов.

Где в 1С хранятся данные об учредителях

В типовой 1С:Бухгалтерии нет отдельного справочника «Учредители» — все участники общества заводятся как контрагенты. Это логично, поскольку учредитель может одновременно быть поставщиком, покупателем или заёмщиком, и программа должна вести с ним расчёты в единой карточке.

Откройте раздел «Справочники» → «Покупки и продажи» → «Контрагенты» (в некоторых релизах путь: «Справочники» → «Контрагенты»). Если справочник уже содержит записи, проверьте поиском по ИНН, нет ли учредителя в базе, чтобы не создать дубль. Дубли контрагентов — частая причина «развалившихся» взаиморасчётов и ошибок в отчётности.

Создание учредителя — физического лица

Нажмите «Создать» и выберите вид контрагента «Физическое лицо». Укажите фамилию, имя, отчество полностью — именно так, как в учредительных документах и паспорте. Сокращения и инициалы в поле наименования приведут к расхождениям при автоматическом заполнении отчётов.

Заполните ИНН (12 цифр для физлица). Если включён сервис автозаполнения по ИНН, программа может подтянуть часть данных автоматически, однако для физических лиц объём таких данных ограничен — паспортные данные и адрес вводятся вручную. Адрес регистрации указывайте по месту жительства, он потребуется для справок о доходах и уведомлений по НДФЛ при выплате дивидендов.

В карточке контрагента перейдите по ссылке «Паспортные данные» (или аналогичной в вашей версии) и внесите серию, номер, кем и когда выдан паспорт. Эти сведения обязательны, если учредителю будут начисляться дивиденды: без них невозможно корректно заполнить данные получателя дохода.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид «Физическое лицо», введите ФИО полностью
3. 3
   Укажите ИНН и адрес регистрации
4. 4
   Заполните паспортные данные
5. 5
   Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть»

Создание учредителя — юридического лица

Для организации-учредителя выберите вид «Юридическое лицо». Введите ИНН — при наличии интернет-поддержки программа автоматически подтянет наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес из официальных реестров. Проверьте подставленные данные по уставу или выписке из ЕГРЮЛ: автозаполнение отражает текущее состояние реестра, которое может отличаться от данных на момент регистрации вашей организации.

Поле «Полное наименование» заполняется с организационно-правовой формой, например «Общество с ограниченной ответственностью "Вектор"». Сокращённое наименование используется в печатных формах и проводках. Если учредитель — иностранная организация, выберите соответствующий вид контрагента и укажите страну регистрации: это влияет на порядок налогообложения выплачиваемых доходов.

Отражение долей и формирование уставного капитала

Создание карточки учредителя само по себе не формирует задолженность по вкладам. Для отражения уставного капитала используется документ «Формирование уставного капитала» из раздела «Операции» (в некоторых версиях он доступен через «Операции, введённые вручную» при регистрации организации). В табличной части укажите каждого учредителя, сумму его вклада и номинальную стоимость доли.

Документ формирует проводки Дт 75.01 Кт 80.09 (или аналогичные субсчета в зависимости от настроек плана счетов) по каждому учредителю отдельно. Именно поэтому аналитика по контрагентам на счетах 75 и 80 должна быть включена, а карточки учредителей — заполнены до проведения документа. После проведения сверьте итоговую сумму со значением в уставе: расхождение означает ошибку в табличной части.

Использование данных учредителей при выплате дивидендов

Для начисления дивидендов используется документ «Начисление дивидендов» (раздел «Операции» или «Зарплата и кадры» в зависимости от конфигурации). В документе выбирается учредитель из справочника контрагентов, указывается период и сумма. Программа автоматически рассчитывает НДФЛ для физических лиц или налог на прибыль для организаций-учредителей.

Корректность расчёта налога напрямую зависит от полноты карточки: отсутствие ИНН или адреса физлица приведёт к ошибкам при формировании отчётности по НДФЛ. Если учредитель одновременно является сотрудником организации, проверьте, что он корректно связан с элементом справочника «Физические лица» — иначе данные о доходах могут разделиться на две разные записи.

Если учредитель — физическое лицо, которое также работает в организации, заведите одно физлицо в справочнике «Физические лица» и укажите его в карточке контрагента. Тогда доходы по трудовому договору и дивиденды попадут в одну налоговую карточку по НДФЛ.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания карточек и отражения уставного капитала сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 80 с детализацией по контрагентам. Кредитовый остаток по каждому учредителю должен совпадать с размером его доли по уставу. Затем проверьте счёт 75.01: остаток показывает задолженность учредителей по вкладам, если капитал оплачен не полностью.

Типичные ошибки на этом этапе: дубли карточек контрагентов, неверно выбранный вид контрагента (юрлицо вместо физлица), незаполненные паспортные данные и проведение документа формирования капитала до ввода всех учредителей. Большинство ошибок исправляется редактированием карточки, но исправление проведённых документов в закрытом периоде требует осторожности.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 80 с аналитикой по контрагентам

Норма

Остаток по каждому учредителю равен его доле по уставу

Тревожный признак

Суммы не совпадают с уставом или есть учредитель без остатка

Карточка контрагента

Норма

Заполнены ИНН, адрес, паспортные данные, нет дублей

Тревожный признак

Пустые поля реквизитов или две карточки на одно лицо

Начисление дивидендов

Норма

Налог рассчитывается автоматически, получатель подставляется корректно

Тревожный признак

Программа не находит данные получателя или считает налог неверно

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить вид контрагента после создания карточки?

Штатной кнопки смены вида с «Юридическое лицо» на «Физическое лицо» в типовой конфигурации обычно нет, если по карточке уже есть движения. Проще создать новую карточку с правильным видом и перенести документы на неё, а ошибочную пометить на удаление после проверки отсутствия ссылок.

Нужно ли заводить учредителя, если он ещё не оплатил долю?

Да. Карточка создаётся при регистрации организации независимо от факта оплаты. Неоплаченная часть отразится как дебетовый остаток по счёту 75.01 — это нормальное состояние до момента внесения вклада.

Как отразить изменение состава учредителей?

Нового участника заводите как обычного контрагента, затем изменение долей оформляйте документом «Формирование уставного капитала» новой датой или операцией, введённой вручную, — в зависимости от характера изменения (увеличение капитала, выход участника, продажа доли). Основанием служат решения общего собрания и зарегистрированные изменения в ЕГРЮЛ.

Что делать, если по одному учредителю уже есть две карточки?

Определите, какая карточка используется в большинстве документов, перенесите остальные документы на неё, а лишнюю карточку пометьте на удаление. После этого перепроведите затронутые документы и проверьте ОСВ по счетам 75 и 80.

Где в 1С посмотреть список всех учредителей?

Отдельного отчёта «Список учредителей» в типовой конфигурации нет. Используйте ОСВ по счёту 80 с группировкой по контрагентам — она покажет всех участников и размеры их долей, отражённые в учёте.

Нужен ли учредителю расчётный счёт в карточке?

Банковский счёт потребуется при перечислении дивидендов безналичным путём. Добавьте его в карточке контрагента по ссылке «Банковские счета», указав номер счёта и банк — тогда платёжное поручение сформируется автоматически.