Справочники и Данные · 9 мин
Как создать справочники в 1С: практическое руководство
Как создать справочник в 1С: добавление элементов, иерархия, владельцы, настройка реквизитов в конфигураторе и типичные ошибки новичков.
Справочники — это основа любой информационной базы 1С: в них хранятся номенклатура, контрагенты, сотрудники, склады, договоры и другие условно-постоянные данные, на которые ссылаются документы и отчёты. Ошибки на этапе создания справочника приводят к дублям, невозможности построить аналитику и некорректным проводкам, поэтому структуру стоит продумать до начала ввода данных.
Создать справочник можно двумя способами: в пользовательском режиме «1С:Предприятие» (если речь о заполнении уже существующего справочника типовой конфигурации) или в конфигураторе, когда нужен новый объект метаданных. Ниже разобраны оба сценария, настройка иерархии и подчинённости, а также типичные ошибки, которые потом дорого исправлять на заполненной базе.
Что такое справочник в 1С и когда он нужен
Справочник — это объект конфигурации для хранения списков однородных элементов: товаров, клиентов, единиц измерения, статей затрат. Ключевое отличие от документа: справочник не отражает событие во времени, а описывает сущность, которая используется многократно. Документ «Реализация товаров» ссылается на элементы справочников «Номенклатура» и «Контрагенты», но не содержит их полные данные внутри себя.
Новый справочник в конфигураторе создают, когда типовых объектов не хватает: например, нужно хранить список производственных участков, марок автомобилей или причин возвратов, которых нет в стандартной поставке. Если задача решается добавлением реквизита к существующему справочнику — обычно достаточно расширения или доработки типового объекта, а не создания нового.
Как заполнить существующий справочник в режиме «1С:Предприятие»
Откройте нужный справочник через главное меню: в типовых конфигурациях он находится в разделах «Справочники», «НСИ и администрирование» или в профильном разделе (например, «Покупки» → «Номенклатура»). Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового элемента.
Заполните обязательные поля: наименование присутствует всегда, остальные реквизиты зависят от конфигурации. Поля, отмеченные как обязательные, программа не даст оставить пустыми. После заполнения нажмите «Записать и закрыть» — элемент появится в списке и станет доступен для выбора в документах.
Если справочник иерархический, сначала создайте группу кнопкой «Создать группу», затем добавляйте элементы внутрь неё. Группы работают как папки и помогают ориентироваться при большом количестве записей: например, «Товары → Электроника → Ноутбуки».
- 1Откройте справочник через раздел «Справочники» или профильный раздел конфигурации
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование и обязательные реквизиты
- 3Для иерархического справочника сначала создайте группу, затем элементы внутри неё
- 4Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что элемент доступен для выбора в документе
Как создать новый справочник в конфигураторе
Откройте базу в режиме «Конфигуратор» (потребуются права на изменение конфигурации). В дереве конфигурации найдите ветку «Справочники», щёлкните по ней правой кнопкой и выберите «Добавить». Откроется окно редактирования объекта с вкладками: «Основные», «Данные», «Иерархия», «Владельцы», «Формы» и другие.
На вкладке «Основные» задайте имя (латиницей, без пробелов, например «МаркиАвтомобилей») и синоним — он будет виден пользователям. На вкладке «Данные» настройте длину кода и наименования, добавьте реквизиты: например, для справочника «Единицы измерения» — поле «Код по ОКЕИ». Реквизиту задаётся тип: строка, число, дата, булево или ссылка на другой объект.
После настройки сохраните конфигурацию (F7 или «Конфигурация → Обновить конфигурацию базы данных»). Платформа выполнит реструктуризацию — создаст таблицы в базе данных. На пустом справочнике это занимает секунды, на больших таблицах при изменении структуры — заметное время, поэтому обновление рабочей базы делают вне пиковой нагрузки.
Настройка иерархии, подчинения и кодов
Иерархический справочник
На вкладке «Иерархия» включите флаг «Иерархический справочник» и выберите вид: «Иерархия групп и элементов» (папки, как в «Номенклатуре») или «Иерархия элементов» (элемент подчинён другому элементу, как в справочнике «Подразделения» с начальником отдела). Первый вариант подходит для классификации, второй — для организационных структур.
Подчинённые справочники
На вкладке «Владельцы» укажите справочник-владелец, если элементы не существуют сами по себе: классический пример — «Договоры контрагентов», подчинённые справочнику «Контрагенты». Тогда у каждого элемента появляется поле «Владелец», а в форме контрагента можно вывести список его договоров. Это защищает от ситуации, когда договор «висит в воздухе» без привязки к компании.
Код элемента заполняется автоматически при включённой автонумерации. Проверка уникальности кода работает в пределах справочника (или владельца/группы — в зависимости от настройки «Серии кодов»). Не отключайте контроль уникальности без необходимости: дубли кодов затрудняют обмен данными между базами.
Реквизиты, формы и права доступа
Реквизиты добавляются на вкладке «Данные». Для каждого укажите имя, тип и, при необходимости, признак обязательности. Если значений реквизита немного и они фиксированы (например, «Цвет: красный, синий, зелёный»), рассмотрите перечисление вместо строки — это исключит произвольный ввод и упростит отборы.
Формы списка и элемента платформа создаёт автоматически, но для удобства их дорабатывают: выводят нужные колонки в список, группируют реквизиты на форме элемента, добавляют списки подчинённых справочников. Делается это на вкладке «Формы» через конструктор или вручную в модуле формы.
Права на новый справочник настраиваются в ролях: вкладка «Роли» в дереве конфигурации. Убедитесь, что у рабочих ролей есть права на чтение, добавление и изменение объекта, иначе пользователи просто не увидят справочник в интерфейсе. Также добавьте объект в нужные подсистемы (вкладка «Подсистемы»), чтобы он появился в панели навигации.
Как проверить результат
Справочник отображается в разделе подсистемы у пользователя с рабочей ролью
Объект виден только администратору — не настроены права или подсистемы
Элемент записывается, обязательные реквизиты проверяются
Ошибка при записи или пустые обязательные поля сохраняются
Элемент выбирается в реквизите документа, отборы и отчёты работают
Ссылка недоступна для выбора — проверьте тип реквизита документа
Типичные ошибки при создании справочников
Самая частая ошибка — хранение в строковом реквизите того, что должно быть ссылкой. Например, «Поставщик» строкой вместо ссылки на справочник «Контрагенты»: в результате один и тот же поставщик вводится с разными написаниями, и отчёты по нему не сходятся. Правило простое: если значение — самостоятельная сущность со своими свойствами, делайте ссылку.
Вторая группа ошибок — пренебрежение структурой: справочник из тысяч элементов без групп, отсутствие подчинения там, где оно логично, отключённый контроль уникальности. Исправлять это на заполненной базе приходится обработками, что дороже, чем потратить полчаса на проектирование в начале.
Частые вопросы
Чем справочник отличается от перечисления?
Перечисление — жёстко заданный в конфигураторе список значений, который пользователь не может пополнять. Справочник заполняется в режиме «Предприятие» и может расширяться. Если набор значений фиксирован логикой программы (виды операций, статусы) — используйте перечисление; если список ведут пользователи — справочник.
Можно ли создать справочник без конфигуратора?
Новый объект метаданных — нет, только в конфигураторе. Но в типовых конфигурациях есть механизм «Дополнительные реквизиты и сведения», который позволяет администратору добавить пользовательские поля и простые списки значений к существующим объектам без доработки конфигурации.
Как удалить элемент справочника, на который есть ссылки?
Прямое удаление заблокировано, пока на элемент ссылаются документы или другие объекты. Используйте пометку на удаление, а затем штатную обработку «Удаление помеченных объектов» — она покажет все места использования. Часто вместо удаления элемент просто помечают и исключают из подборов, чтобы сохранить историю.
Что выбрать: иерархию групп или иерархию элементов?
Иерархию групп — для классификации: группа не несёт собственных данных и служит «папкой». Иерархию элементов — когда родитель сам является полноценным элементом: подразделение внутри подразделения, сотрудник-руководитель. Смена вида после заполнения данных затруднена.
Почему новый справочник не виден пользователям?
Проверьте три вещи: включён ли объект хотя бы в одну подсистему, есть ли у роли пользователя права на чтение и добавление, обновлена ли конфигурация базы данных. Также убедитесь, что пользователь перезапустил сеанс после обновления.
Нужно ли заполнять код элемента вручную?
Обычно нет: при включённой автонумерации код присваивается автоматически. Ручное заполнение оправдано, когда код несёт смысл — например, артикулы или коды по классификатору. В этом случае не отключайте контроль уникальности, чтобы избежать дублей при обменах.
Что важно запомнить
Заполнение типовых справочников делается в режиме «Предприятие», создание нового объекта — в конфигураторе с настройкой иерархии, владельцев, реквизитов, прав и подсистем. Структуру проектируйте до ввода данных, ссылки используйте вместо строк, а перед изменением рабочей базы делайте резервную копию.