Справочники и Данные · 12 мин
Как создать справочник товаров в 1С
Как создать и настроить справочник номенклатуры в 1С: заполнение карточки товара, группы, единицы измерения, цены, загрузка из Excel и типичные ошибки.
Справочник товаров в 1С — это база всей учётной системы: без корректно заполненной номенклатуры невозможно оформить ни поступление, ни продажу, ни складской документ. Ошибки, допущенные на этапе создания карточек товаров, потом «расползаются» по отчётам, ценам и налоговому учёту, поэтому справочник стоит проектировать до начала работы, а не заполнять «как получится».
В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия) справочник называется «Номенклатура». Его структура отличается в деталях, но логика везде одинакова: есть группы для классификации, карточка элемента с реквизитами, единицы измерения и связанные объекты — характеристики, цены, штрихкоды.
Ниже разобран практический порядок создания справочника товаров в 1С: от структуры групп до массовой загрузки из Excel и проверки результата. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах, но принципы применимы к любой учётной системе на платформе 1С:Предприятие.
Где находится справочник товаров и как он устроен
В 1С:Управление торговлей справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или через раздел «Закупки» / «Продажи» → «Номенклатура». В 1С:Бухгалтерии путь короче: «Справочники» → «Номенклатура». Если пункта нет в меню, проверьте права пользователя — доступ к справочнику может быть ограничен настройкой ролей.
Справочник имеет иерархическую структуру: элементы раскладываются по группам (папкам) произвольной вложенности. Группы не участвуют в документах — они нужны только для классификации и удобства поиска. Сам товар — это элемент справочника, карточка которого содержит реквизиты: наименование, артикул, вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС, вес, страну происхождения и другие поля, состав которых зависит от конфигурации.
Ключевой реквизит — «Вид номенклатуры». Он определяет поведение карточки: является ли позиция товаром, услугой или набором, используются ли характеристики (размеры, цвета), какие счета учёта и правила подставляются по умолчанию. Настройка видов номенклатуры до начала заполнения справочника экономит массу времени: реквизиты вида наследуются всеми карточками этого вида автоматически.
Проектирование структуры групп
Прежде чем создавать первую карточку, определите классификацию товаров. Практика показывает: группы удобно строить по функциональному признаку («Крепёж», «Электроинструмент», «Расходные материалы»), а не по поставщикам или брендам — поставщики меняются, а структура справочника должна быть стабильной. Для аналитики по брендам и поставщикам есть отдельные реквизиты и отчёты.
Чтобы создать группу, откройте справочник «Номенклатура», нажмите «Создать группу» (в некоторых конфигурациях — кнопка «Ещё» → «Создать группу» или иконка папки), введите наименование и укажите родительскую группу, если строите многоуровневую иерархию. Глубина вложенности не ограничена, но на практике больше 3–4 уровней использовать неудобно: навигация замедляется, а сотрудники начинают плодить дубли в «соседних» папках.
Перенести уже созданный элемент в другую группу можно в любой момент: откройте карточку и измените поле «Группа» или перетащите элемент мышью в списке. Это безопасная операция — ссылки в документах хранятся на сам элемент, а не на его положение в иерархии.
Создание карточки товара: обязательные реквизиты
Нажмите «Создать» в списке справочника и заполните карточку. Минимальный набор полей, без которых товар не сможет корректно участвовать в учёте:
- Наименование — рабочее название для внутреннего поиска. Делайте его уникальным и информативным: «Кабель ВВГнг 3×2,5» вместо «Кабель».
- Наименование для печати (полное наименование) — попадает в документы и счета-фактуры. Заполняется автоматически, но проверьте соответствие требованиям к первичным документам.
- Вид номенклатуры — определяет тип позиции (товар, услуга) и настройки по умолчанию.
- Единица измерения — штуки, килограммы, метры и т.д. Выбирается из классификатора ОКЕИ, что важно для электронных документов и маркировки.
- Ставка НДС — подставляется в документы по умолчанию; ошибка здесь приведёт к неверным суммам налога во всех продажах.
- Артикул — внутренний код для поиска и обмена с поставщиками.
Если товар подлежит маркировке («Честный знак»), обязательно укажите код ТН ВЭД и признак маркируемой продукции — без этого не получится оформить приёмку и выбытие кодов маркировки. Для импортных товаров заполните страну происхождения, иначе при выписке УПД будут ошибки заполнения граф с ГТД.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и выберите нужную группу
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения
- 3Укажите ставку НДС, артикул, при необходимости — код ТН ВЭД и страну происхождения
- 4Заполните вес и объём, если используется складской учёт с транспортировкой
- 5Запишите карточку и назначьте цены через документ «Установка цен номенклатуры»
- 6Проверьте товар в тестовом документе поступления или реализации
Характеристики, серии и упаковки
Когда один и тот же товар отличается по размеру, цвету или другому параметру, не плодите отдельные карточки — включите характеристики. В виде номенклатуры установите использование характеристик (индивидуальные для карточки или общие для вида), после чего в карточке товара появится возможность заводить варианты: «Футболка / размер L», «Футболка / размер XL». Остатки и цены в этом случае ведутся по каждой характеристике отдельно, а отчёты можно смотреть и в разрезе товара целиком.
Упаковки нужны, когда товар поступает коробами, а продаётся штучно: укажите в карточке набор упаковок с коэффициентами пересчёта (1 коробка = 24 штуки). Система будет автоматически пересчитывать количество в документах. Серии используются для учёта сроков годности и партий — актуально для продуктов, косметики, лекарств.
Решение о включении характеристик и серий принимайте до начала заполнения: перевести уже работающий справочник с остатками на учёт по характеристикам — трудоёмкая операция, требующая корректировки остатков и обучения персонала.
Как выбрать подход
Назначение цен и проверка результата
Цены в 1С не хранятся в карточке товара — они устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (в УТ: «Ценообразование» → «Установка цен номенклатуры»). Сначала в справочнике «Виды цен» создайте нужные типы: закупочная, оптовая, розничная. Затем документом зафиксируйте значения цен на дату — именно эти значения подтянутся в заказы и реализации.
После заполнения справочника обязательно проверьте результат до начала реальной работы. Сформируйте отчёт по номенклатуре (например, «Прайс-лист» или универсальный отчёт по справочнику) и пройдитесь по контрольным точкам: нет ли позиций без цен, без единиц измерения, без ставки НДС. Создайте тестовые документы поступления и реализации на одну-две позиции и убедитесь, что цены, НДС и счета учёта подставляются корректно.
Как проверить результат
У каждого товара заполнена цена нужного вида
Строки с пустой или нулевой ценой
Заполнены единица измерения, вид номенклатуры, ставка НДС
Пустые реквизиты, дубли позиций с похожими названиями
Цена, НДС и счета учёта подставляются автоматически и верно
Цена нулевая, неверная ставка НДС, ручной подбор счетов
Позиция находится по названию и артикулу, дублей нет
Несколько карточек одного товара в разных группах
Массовая загрузка товаров из Excel
Заводить вручную сотни позиций нерационально: в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (в УТ — «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла», в Бухгалтерии — «Загрузка номенклатуры из файла»). Подготовьте Excel-файл с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена. Файл не должен содержать объединённых ячеек, формул и скрытых строк — обработка читает данные «как есть».
При загрузке сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника и выберите режим: создавать новые элементы, обновлять существующие или и то и другое. Критерий поиска дублей обычно — наименование или артикул. Перед загрузкой в рабочую базу сделайте архивную копию и сначала прогоните файл на тестовой копии: массовое создание тысячи ошибочных карточек потом придётся исправлять вручную или помечать на удаление.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — дубли номенклатуры: один и тот же товар заводится несколько раз с разными написаниями («Сахар 1 кг», «Сахар, 1кг», «сахар песок 1 кг»). Дубли дробят остатки, ломают отчёты и мешают анализу продаж. Бороться помогают единый стандарт наименований, поиск перед созданием новой карточки и периодическая свёртка дублей обработкой «Поиск и замена дублирующихся элементов».
Вторая группа ошибок — неверные реквизиты по умолчанию: услуга заведена как товар (и «зависает» на складе нулевыми остатками), не та ставка НДС, не та единица измерения. Учтите ограничение: если по карточке уже есть документы, часть реквизитов изменить нельзя или нежелательно — например, смена единицы измерения у товара с остатками исказит учёт. В таких случаях корректнее создать новую карточку и вывести остатки старой.
Что важно запомнить
Сначала настройте виды номенклатуры и структуру групп, затем заполняйте карточки с обязательными реквизитами, назначайте цены отдельным документом и проверяйте результат тестовыми документами. Массовую загрузку выполняйте только после резервного копирования, а дубли и ошибки реквизитов исправляйте сразу — до того как они разошлись по документам.
Частые вопросы
Можно ли удалить товар, по которому уже есть документы?
Физически удалить нельзя — на карточку ссылаются документы. Используйте пометку на удаление: позиция перестанет предлагаться при подборе, но история сохранится. Окончательное удаление возможно только после удаления всех ссылающихся документов, что на практике почти никогда не требуется.
Как объединить две карточки-дубля одного товара?
В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание»). Она находит похожие элементы и заменяет все ссылки в документах на выбранную «правильную» карточку. Перед запуском сделайте резервную копию и проверьте предложенные пары вручную.
Чем отличается товар от услуги в справочнике?
Товар участвует в складском учёте: по нему ведутся остатки, партии, резервы. Услуга склада не имеет — она только отражается в продажах и затратах. Если услугу завести как товар, она начнёт «висеть» в складских отчётах и мешать инвентаризации.
Нужно ли заполнять штрихкоды в карточке?
Если используется сканер штрихкодов на кассе или складе — обязательно. Штрихкоды хранятся в отдельном регистре и привязываются к номенклатуре (и характеристике, если она есть). Введите их вручную со сканера или загрузите вместе с номенклатурой из файла.
Как перенести номенклатуру из одной базы 1С в другую?
Для типовых конфигураций используйте встроенную обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» или универсальный обмен через Excel: выгрузите справочник в файл, затем загрузите в новую базу с сопоставлением реквизитов. При переходе между разными конфигурациями (например, из Бухгалтерии в УТ) проверьте соответствие видов номенклатуры и единиц измерения после загрузки.
Что делать, если товаров очень много и справочник тормозит?
Проверьте, не открыт ли список в режиме «все группы» с выводом десятков тысяч строк — переключитесь на иерархический просмотр. Убедитесь, что поиск выполняется по индексированным полям (наименование, артикул), а не по подстроке в реквизитах. При сотнях тысяч позиций имеет смысл обсудить с администратором настройку полнотекстового поиска.