Справочники и Данные · 11 мин
Как создать справочник номенклатуры в 1С
Как создать справочник номенклатуры в 1С: карточка товара, группы, виды номенклатуры, единицы измерения, загрузка из Excel и типичные ошибки.
Справочник «Номенклатура» — основа учёта товаров, материалов, работ и услуг в любой конфигурации 1С: от «Бухгалтерии предприятия» до «Управления торговлей» и «ERP». Без корректно заполненной номенклатуры невозможно оформить поступление, реализацию, счёт-фактуру или складской документ, а ошибки в справочнике приводят к дублям, неверным остаткам и искажённой отчётности.
Под «созданием справочника» обычно понимают две разные задачи. Первая — наполнение уже готового типового справочника «Номенклатура» в прикладном решении: создание групп, видов номенклатуры и карточек позиций. Вторая — разработка собственного объекта конфигурации в режиме «Конфигуратор», когда типовых возможностей не хватает. В статье разобраны оба сценария, но основной акцент сделан на практической работе в пользовательском режиме, поскольку именно с ней сталкивается большинство специалистов.
Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации, но логика везде одинакова: сначала определяется структура (группы и виды), затем создаются карточки с обязательными реквизитами, после чего результат проверяется на дубли и корректность отражения в документах.
Где находится справочник номенклатуры в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8 справочник расположен в разделе «Справочники» → «Номенклатура». В 1С:Управление торговлей 11 и ERP путь другой: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» либо раздел «Закупки» / «CRM и маркетинг» в зависимости от настроек интерфейса. В «Управлении нашей фирмой» справочник находится в разделе «Товары и услуги».
Если пункта «Номенклатура» нет в меню, проверьте две вещи: права пользователя (роль «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации» или аналог) и включённую функциональность. В УТ 11 часть опций включается через «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов», и без активированной опции учёта товаров справочник может быть скрыт.
Также учтите: в некоторых конфигурациях работа с номенклатурой ведётся через концепцию «товаров» и «услуг» с разными формами карточек, а в старших решениях используется связка «Номенклатура» + «Характеристики» + «Упаковки». Прежде чем создавать позиции, полезно изучить, какая модель принята в вашей базе — это определит, какие реквизиты придётся заполнять обязательно.
Подготовка: настройка видов номенклатуры и групп
Вид номенклатуры — это классификатор верхнего уровня, который определяет поведение позиции: тип (товар, услуга, работа, набор), счета учёта, ставку НДС по умолчанию, необходимость ведения складского учёта и характеристик. В УТ 11 и ERP без вида номенклатуры карточку создать невозможно — это обязательный реквизит. В Бухгалтерии 8 вид также используется для автоматической подстановки счетов учёта в документы.
Создайте минимально необходимый набор видов: например, «Товары», «Материалы», «Услуги», «Работы». Не плодите десятки видов без необходимости — каждый вид требует настройки счетов учёта и усложняет аналитику. Для каждого вида проверьте шаблон наименования, настройки учёта по характеристикам и сериям, если они нужны.
Группы номенклатуры — это иерархические папки внутри справочника. Они нужны для удобной навигации и, в ряде конфигураций, для настройки счетов учёта по группам. Стройте иерархию по принципу, понятному всем пользователям: по товарным категориям, по направлениям деятельности или по поставщикам. Глубина вложенности больше 3–4 уровней обычно затрудняет работу.
Подходы к структуре справочника
Подходит для настройки счетов учёта и типов поведения позиций. Ограничение: один вид у одной позиции, для многоаспектной аналитики недостаточно.
Удобна для навигации и фильтрации при большом ассортименте. Ограничение: позиция находится только в одной группе, сложно отражать пересекающиеся категории.
Гибкая аналитика без изменения конфигурации: бренд, цвет, сезон. Ограничение: требует дисциплины заполнения, иначе свойства быстро становятся неполными.
Создание карточки номенклатуры вручную
Откройте справочник и нажмите «Создать». Форма карточки зависит от конфигурации, но минимальный набор полей почти везде одинаков. Заполните рабочее наименование — оно отображается в списках и документах. Полное наименование (наименование для печати) используется в счетах, накладных и счетах-фактурах; заполняйте его так, как позиция должна выглядеть в официальных документах, с учётом требований к содержанию первичных документов.
Далее укажите вид номенклатуры, единицу измерения (выбирается из классификатора ОКЕИ — штуки, килограммы, метры и т.д.) и ставку НДС. Если позиция — товар со складским учётом, проверьте, что вид номенклатуры предполагает учёт остатков; для услуг складской учёт обычно отключён. В УТ 11 дополнительно настраиваются упаковки, характеристики, артикул, производитель и весообъёмные характеристики.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид номенклатуры (товар, услуга и т.д.)
- 3Заполните рабочее наименование и наименование для печати
- 4Укажите единицу измерения из классификатора ОКЕИ и ставку НДС
- 5Заполните артикул, производителя, штрихкод — если используются
- 6Запишите карточку и проверьте её выбор в тестовом документе
После записи проверьте карточку в деле: создайте черновик документа поступления или реализации, подставьте позицию и убедитесь, что автоматически подставились правильные счета учёта, ставка НДС и единица измерения. Именно на этом этапе выявляется большинство ошибок настройки видов номенклатуры.
Массовое наполнение: загрузка номенклатуры из Excel
Если позиций десятки или тысячи, ручной ввод нерационален. В типовых конфигурациях есть встроенная обработка загрузки: в УТ 11 и ERP это «Загрузка данных из файла» (доступна из списка справочника по кнопке «Ещё» или через раздел «Продажи»/«Закупки»), в Бухгалтерии 8 — «Загрузка номенклатуры из файла» в списке справочника.
Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, артикул, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС, цена, штрихкод. На первом шаге обработки сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника — программа обычно предлагает автоматическое сопоставление по заголовкам, но его нужно проверить вручную. Обратите внимание на поиск дублей: загрузка может искать существующие позиции по наименованию, артикулу или штрихкоду, и от выбранного критерия зависит, не задвоится ли справочник.
Загружайте данные порциями: сначала 10–20 строк, проверьте результат, затем остальной объём. После загрузки обязательно сверьте количество созданных элементов с количеством строк в файле и выборочно откройте несколько карточек на предмет корректности реквизитов.
Создание собственного справочника в Конфигураторе
Этот сценарий нужен разработчикам, когда типовой номенклатуры недостаточно — например, для узкоспециализированного учёта в самописной или доработанной конфигурации. В режиме «Конфигуратор» откройте дерево конфигурации, ветка «Справочники», команда «Добавить». Задайте имя (например, «НоменклатураПроизводства») и синоним, который увидят пользователи.
На закладке «Данные» настройте длину кода и наименования, добавьте реквизиты: единица измерения (тип — ссылка на справочник «ЕдиницыИзмерения» или перечисление), ставка НДС, артикул. На закладке «Иерархия» при необходимости включите иерархический справочник с видом иерархии «Иерархия групп и элементов». На закладке «Нумерация» включите автонумерацию и контроль уникальности кодов.
Для полноценной работы справочника потребуется также добавить его в подсистемы (закладка «Ввод на основании» и «Подсистемы»), настроить права в ролях и формы элемента и списка. После сохранения конфигурации выполните обновление конфигурации базы данных (F7) — только после этого объект станет доступен пользователям.
Проверка результата и типичные ошибки
После наполнения справочника проверьте его качество. Во многих конфигурациях есть встроенный поиск дублей (обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования), который находит позиции с совпадающими наименованиями, артикулами или штрихкодами и позволяет объединить их с автоматической заменой ссылок в документах.
Контрольные точки корректно заполненного справочника: позиция выбирается в документах без ошибок, счета учёта и НДС подставляются автоматически, остатки по товарам отражаются в складских отчётах, в печатных формах выводится полное наименование, дублей по ключевым реквизитам нет.
Как проверить результат
Счета учёта и НДС подставляются автоматически
Поля счетов пустые или требуют ручного заполнения
Товар виден в остатках с правильной единицей измерения
Позиция отсутствует или остаток в неверных единицах
Выводится полное наименование для печати
Выводится сокращённое рабочее наименование или пусто
Дубли отсутствуют
Несколько карточек одного товара с разным написанием
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить вид номенклатуры у уже используемой позиции?
Технически да, если новый вид совместим по настройкам учёта. Но если по позиции есть движения в документах, смена вида с другим типом (например, с «товара» на «услугу») может привести к некорректным данным в отчётах. Безопаснее создать новую позицию с правильным видом, а старую пометить на удаление после закрытия периода.
Как удалить ошибочно созданную позицию номенклатуры?
Если позиция не используется в документах, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования. Если есть ссылки из документов, монопольное удаление невозможно — используйте обработку поиска и объединения дублей либо оставьте позицию помеченной, исключив её из подбора.
Чем характеристики отличаются от отдельных позиций номенклатуры?
Характеристика — это уточнение одной карточки (размер, цвет, модификация), по которой ведётся отдельный учёт остатков и цен. Использование характеристик сокращает количество карточек в справочнике: одна позиция «Футболка» с характеристиками размеров вместо десяти отдельных карточек. Характеристики включаются в настройках вида номенклатуры.
Как загрузить штрихкоды вместе с номенклатурой?
В обработке загрузки из файла добавьте колонку со штрихкодами и сопоставьте её с реквизитом «Штрихкод». Если встроенная загрузка не поддерживает штрихкоды в вашей версии конфигурации, сначала загрузите позиции, затем используйте отдельную загрузку штрихкодов или заполните их в карточках вручную через сканер.
Нужно ли заполнять код ТН ВЭД и страну происхождения?
Эти реквизиты обязательны для импортных товаров, по которым оформляются декларации и в документах указывается номер ГТД. Для внутреннего оборота отечественных товаров их можно не заполнять, но если товар импортный — отсутствие этих данных приведёт к ошибкам при оформлении поступлений и отгрузок с прослеживаемостью.
Что делать, если справочник уже заполнен хаотично и с дублями?
Не создавайте новый справочник с нуля — ссылки из документов привяжутся к старым позициям. Проведите ревизию: настройте виды и группы, перенесите позиции в правильные группы, объедините дубли штатной обработкой с заменой ссылок, задайте правила наименования и закрепите ответственных за ведение справочника.
Что важно запомнить
Сначала настройте виды номенклатуры и группы, затем создавайте карточки с обязательными реквизитами: наименование, вид, единица измерения, НДС. Массовое наполнение делайте загрузкой из Excel тестовыми порциями. Результат проверяйте через документы, отчёты и поиск дублей.