Как создать организацию в 1С 8.3

Справочник «Организации» в 1С 8.3 — один из первых элементов, который заполняют после установки конфигурации или при подключении нового юридического лица к уже работающей базе. От корректности карточки организации зависят реквизиты в печатных формах, проводки по налогам и взносам, выгрузка отчетности и обмен с банками и ЭДО. Ошибка в ИНН или адресе обнаруживается обычно в самый неподходящий момент — при сдаче декларации.

Порядок действий практически одинаков в «Бухгалтерии предприятия», «Управлении торговлей», «Зарплате и управлении персоналом» и «Комплексной автоматизации»: нужно открыть справочник, создать элемент, заполнить реквизиты, настроить учетную политику и проверить результат на тестовом документе. Ниже разобран каждый шаг с указанием того, где чаще всего допускают ошибки.

Где находится справочник организаций в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерии 8.3» справочник открывается через меню «Главное» → «Организации». В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» путь другой: «НСИ и администрирование» → «Организации» либо раздел «Регламентированный учет». В «Зарплате и управлении персоналом» карточка организации находится в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации».

Если база новая и пустая, многие конфигурации при первом запуске предлагают помощник начального заполнения, где создание организации — первый шаг. Этот помощник удобен, но он не заменяет полную настройку: после него все равно нужно открыть карточку и проверить учетную политику, подписантов и банковские реквизиты.

Создание карточки организации: пошаговый порядок

Откройте список организаций и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (в некоторых конфигурациях — «Юридическое лицо» / «Индивидуальный предприниматель» / «Обособленное подразделение»). От этого выбора зависит набор полей: для ИП отсутствует КПП, а вместо фамилии руководителя указывается сам предприниматель.

Введите ИНН в соответствующее поле. В типовых конфигурациях при наличии подключения к интернет-поддержке работает автозаполнение по данным ЕГРЮЛ/ЕГРИП: программа подтянет наименование, ОГРН, КПП, юридический адрес и данные руководителя. Это самый быстрый и надежный способ — ручной ввод оставьте для случаев, когда сервис недоступен.

1. 1
   Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите тип: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Введите ИНН и нажмите «Заполнить» для автозаполнения реквизитов
4. 4
   Проверьте наименование, ОГРН, КПП, юридический адрес
5. 5
   Укажите систему налогообложения и дату регистрации
6. 6
   Добавьте основной банковский счет
7. 7
   Настройте учетную политику и подписантов
8. 8
   Запишите карточку и проверьте на тестовом документе

Какие реквизиты проверить обязательно

Даже при автозаполнении реквизиты нужно сверить с учредительными документами. Данные в ЕГРЮЛ могут отставать от реальности: организация сменила адрес или директора, а выписка обновится позже. Критичные поля — ИНН, КПП, ОГРН, полное и сокращенное наименование, юридический адрес. Именно они попадают в счета-фактуры, договоры и отчетность.

Отдельно проверьте коды статистики и налогового учета: код налогового органа, ОКТМО, ОКВЭД. Они используются в декларациях и платежных поручениях. Ошибка в ОКТМО приводит к тому, что налог уходит не в тот бюджет, и потребуется уточнение платежа.

Контрольные точки

Как проверить результат

ИНН и КПП

Норма

Совпадают со свидетельством о постановке на учет, 10 и 9 знаков для юрлица

Тревожный признак

Программа подсвечивает ошибку контрольного числа или длина не совпадает

Юридический адрес

Норма

Заполнен по классификатору ФИАС, совпадает с выпиской ЕГРЮЛ

Тревожный признак

Адрес введен произвольным текстом без выбора из классификатора

Подписанты

Норма

Указан руководитель и главбух с актуальными ФИО и должностями

Тревожный признак

Поле подписанта пустое — в печатных формах прочерки

Настройка учетной политики и системы налогообложения

После сохранения карточки перейдите по ссылке «Учетная политика» (в Бухгалтерии — прямо из формы организации). Здесь задается система налогообложения: общая, упрощенная, АУСН, патент для ИП. От этого выбора зависят доступные документы, книги учета и состав регламентированной отчетности.

Учетная политика привязывается к периоду: если организация меняет порядок учета, создается новая запись с датой начала действия, а не редактируется старая. Для организаций на ОСНО дополнительно указывают способ оценки МПЗ, порядок признания расходов, применение ПБУ 18/02 и параметры налога на прибыль. Не копируйте настройки «по умолчанию» вслепую — сверьте их с приказом об учетной политике вашей организации.

Банковские счета, подписанты и печать

В карточке организации добавьте основной банковский счет: номер счета, банк (выбирается из классификатора по БИК), валюта. БИК корректнее выбирать из справочника банков с загрузкой классификатора — тогда корреспондентский счет и наименование банка подтянутся автоматически. Счет, отмеченный как основной, будет подставляться в платежные документы и счета покупателям.

Раздел с ответственными лицами (в Бухгалтерии — «Подписи», в других конфигурациях — «Ответственные лица») заполняется с указанием периода действия полномочий. Это важно при смене директора: документы старого периода должны подписываться прежним руководителем. Если организация использует факсимиле или изображение печати в печатных формах, соответствующие картинки загружаются в карточку организации в разделе настроек печати.

Обособленные подразделения и несколько организаций в одной базе

Если у компании есть выделенные на отдельный баланс филиалы, их заводят как обособленные подразделения, связанные с головной организацией. В карточке такого подразделения указывается собственный КПП, а ИНН остается общим. Это влияет на расчет налога на прибыль и страховых взносов по месту нахождения подразделения.

При добавлении второй организации в рабочую базу проверьте настройки разделения данных: в документах поле «Организация» должно быть доступно для выбора, а отчеты — строиться с отбором по конкретному юрлицу. Убедитесь, что у пользователей настроены права, если разные организации обслуживают разные бухгалтеры.

Проверка результата перед началом работы

Финальный контроль займет несколько минут и избавит от исправлений в середине квартала. Создайте тестовый документ — например, счет покупателю или приходный кассовый ордер — и выведите его на печать. Проверьте, что в шапке присутствуют корректные наименование, ИНН/КПП, адрес и банковские реквизиты, а в подписях — актуальные ФИО.

Затем откройте список регламентированных отчетов и убедитесь, что программа предлагает нужный состав форм под вашу систему налогообложения. Если включен обмен с банком или ЭДО, отправьте тестовый запрос или проверьте настройки обмена на новую организацию. После этого карточку можно считать готовой к работе.

Частые вопросы

Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?

Да, если по ней нет ни одного документа. Установите пометку удаления, затем выполните «Удаление помеченных объектов» через «Администрирование». Если документы уже есть, объект удалить нельзя — либо переносите документы на правильную организацию, либо снимайте их проведение. В многопользовательской базе такие операции выполняйте в монопольном режиме после резервного копирования.

Почему не работает автозаполнение по ИНН?

Чаще всего не настроена интернет-поддержка: проверьте подключение в разделе «Администрирование» → «Интернет-поддержка и сервисы» и убедитесь, что указаны действующие логин и пароль портала 1С. Также сервис может быть временно недоступен — в этом случае заполните реквизиты вручную по выписке ЕГРЮЛ.

Нужно ли заново создавать организацию при смене названия или адреса?

Нет. Смена наименования, адреса или руководителя — это редактирование существующей карточки, а не создание новой. Для подписантов изменения вносятся новой строкой с датой начала действия, чтобы старые документы сохранили прежние подписи. Новая карточка нужна только при реорганизации с созданием нового юридического лица.

Как вести в одной базе организацию и ИП?

Создайте два элемента справочника: один с типом «Юридическое лицо», второй — «Индивидуальный предприниматель». У каждого будут свои учетная политика, банковские счета и отчетность. В документах выбирайте нужное лицо в поле «Организация», а сводные отчеты стройте с отбором по конкретному элементу.

Что делать, если в списке организаций нет кнопки «Создать»?

Это признак ограничения прав: у вашего пользователя нет права на добавление элементов справочника. Обратитесь к администратору базы, чтобы он выдал роль с правом изменения организаций, либо попросите его создать карточку, а вам оставить права на редактирование отдельных разделов.

Влияет ли префикс организации на нумерацию документов?

Да. В карточке организации задается префикс, который добавляется к номерам документов этой организации. Это особенно полезно в базе с несколькими юрлицами: номера не пересекаются, и по номеру сразу видно, какой компании принадлежит документ. Задайте префикс до начала ввода документов — смена префикса в середине работы приведет к разрыву нумерации.