Как создать организацию в 1С УТ 11

Справочник «Организации» в 1С Управление торговлей 11 — один из первых элементов, который заполняют при начале работы с программой. Без корректно созданной организации невозможно оформлять документы закупки и продажи, вести складской учет, формировать кассовые операции и сдавать отчетность. Ошибки в реквизитах на этом этапе потом «растекаются» по всем документам, поэтому карточку организации нужно заполнять внимательно и проверять результат.

В УТ 11 карточка организации содержит не только название и ИНН, но и настройки учетной политики, системы налогообложения, банковские счета и кассы. Часть этих данных подставляется в печатные формы и отчетность автоматически, часть влияет на расчет налогов и проведение документов. Ниже разобран полный порядок создания организации: от открытия справочника до проверки того, что все настроено правильно.

Где находится справочник организаций и какие права нужны

Справочник организаций открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Организации». В некоторых вариантах интерфейса путь короче: «НСИ и администрирование» → «Организации». Если нужного пункта нет в меню, вероятнее всего, у пользователя недостаточно прав.

Создавать и редактировать организации могут пользователи с ролями администратора или с правами на ведение нормативно-справочной информации. Обычному менеджеру по продажам эти функции недоступны — и это правильно: случайное изменение ИНН или наименования испортит все новые документы. Если вы работаете под ограниченной учетной записью, запросите доступ у администратора базы.

Перед созданием организации убедитесь, что в настройках функциональности включен нужный режим. Если компания одна, можно оставить вариант «Одна организация» — тогда программа не будет лишний раз спрашивать организацию в документах. Если юрлиц несколько, включите опцию «Несколько организаций» в разделе «НСИ и администрирование» → «Организации», иначе часть документов не даст выбрать нужное юрлицо.

Заполнение основных реквизитов организации

Нажмите «Создать» в списке организаций. Первое поле — вид организации: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель». От этого выбора зависит набор полей: у ИП нет КПП и ОГРН в привычном виде, вместо них используются ОГРНИП и другие реквизиты.

Далее заполните наименования. Поле «Сокращенное наименование» используется в списках и отчетах, «Полное наименование» — в печатных формах договоров, счетов и накладных. Вносите полное наименование точно по уставу, включая форму собственности и кавычки: например, Общество с ограниченной ответственностью «Вега». Сокращение в печатных формах вроде ООО «Вега» обычно заполняется отдельным полем.

Обязательные регистрационные данные: ИНН (10 цифр для юрлица, 12 для ИП), КПП (только для юридических лиц), ОГРН или ОГРНИП. Программа проверяет контрольные суммы ИНН и КПП и выдаст предупреждение при опечатке — не игнорируйте его. Код ОКПО укажите из статистических документов, он нужен для унифицированных печатных форм.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Организации» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Заполните полное и сокращенное наименование по уставным документам
4. 4
   Введите ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП, код ОКПО
5. 5
   Укажите юридический и фактический адреса, телефон
6. 6
   Задайте систему налогообложения и учетную политику
7. 7
   Добавьте банковский счет и кассу
8. 8
   Запишите карточку и проверьте реквизиты в пробном документе

Адреса, контакты и ответственные лица

Юридический адрес вводится через классификатор адресов (ФИАС/КЛАДР, в зависимости от поставки): начните вводить название населенного пункта и выберите значение из подсказки. Адрес, введенный через классификатор, корректно попадет в отчетность и печатные формы. Произвольный текст без классификатора может вызвать ошибки при выгрузке деклараций.

Поля «Фактический адрес» и «Почтовый адрес» заполните, если они отличаются от юридического. Телефон, email и сайт попадают в печатные формы счетов и коммерческих предложений — проверьте их актуальность, особенно если карточку копируете из старой базы.

Ответственные лица — директор, главный бухгалтер, кассир — задаются в подчиненном справочнике «Ответственные лица организаций» с указанием периода действия. Периодичность важна: при смене директора старые документы должны подписываться прежним ФИО, новые — текущим. Если указать ответственное лицо без даты, программа подставит его во все документы, включая прошлые периоды.

Настройка учетной политики и налогообложения

В карточке организации укажите систему налогообложения: общая, упрощенная (доходы или доходы минус расходы) или патент. От этого выбора зависит, будет ли программа выделять НДС в документах, какие регистры заполнять и какие отчеты формировать. Ошибка здесь критична: документы, проведенные с неверной системой налогообложения, придется перепроводить после исправления.

Учетная политика в УТ 11 настраивается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Организации» либо через гиперссылку в самой карточке. Здесь задаются метод оценки стоимости товаров (FIFO или средняя), порядок распределения расходов, признак применения ПБУ 18 и другие параметры. Учетная политика привязана к периоду — создавайте запись на начало года или на дату начала ведения учета в программе.

Если организация — плательщик НДС, проверьте настройку применения ставок и порядок регистрации счетов-фактур. Для упрощенцев убедитесь, что НДС в документах не выделяется, иначе покупатели получат некорректные печатные формы, а отчетность — лишние данные.

Банковские счета и кассы организации

Без банковского счета невозможно оформить безналичные платежи и корректный счет покупателю. Счет добавляется из карточки организации по ссылке «Банковские счета» или через раздел «НСИ и администрирование» → «Казначейство». Укажите номер счета, банк (выберите из классификатора банков по БИК — подтянутся корсчет и наименование) и валюту счета.

Один счет можно пометить как основной — он будет подставляться в документы по умолчанию. Если счетов несколько, в платежных документах программа предложит выбрать нужный. Проверьте БИК дважды: устаревший БИК из классификатора означает, что банк реорганизован, и платежки могут уйти с неверными реквизитами.

Кассы создаются аналогично — по ссылке «Кассы» из карточки организации или в разделе казначейства. Для каждой кассы задается валюта и, при необходимости, привязка к подразделению или кассе ККТ. Если используется онлайн-касса, настройте подключение кассы ККТ отдельно в разделе настроек оборудования.

Проверка результата и типичные ошибки

После записи карточки выполните контрольную проверку: создайте тестовый документ «Реализация товаров и услуг» от новой организации и выведите печатную форму. В ней должны корректно отображаться полное наименование, ИНН/КПП, адрес, банковские реквизиты и подписи ответственных лиц. Документ можно не проводить или удалить после проверки.

Второй контрольный сценарий — счет на оплату: именно там чаще всего всплывают ошибки в банковских реквизитах. Сверьте номер счета, БИК и корсчет с реквизитами из банковской выписки. Затем проверьте, что организация доступна для выбора в документах закупки, складских ордерах и кассовых операциях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Организация в списке документов

Норма

Доступна для выбора в реализации, поступлении, платежах

Тревожный признак

Не отображается в подборе или подставляется другая

Печатная форма счета

Норма

Верные наименование, ИНН, адрес, счет и БИК

Тревожный признак

Пустые поля, старые или чужие реквизиты

НДС в пробном документе

Норма

Ставки соответствуют налоговому режиму

Тревожный признак

НДС выделяется у упрощенца или отсутствует у плательщика

Подписи в формах

Норма

Актуальный директор и главбух на текущую дату

Тревожный признак

Подставляется бывший сотрудник

Особые сценарии: обособленные подразделения и несколько организаций

Обособленное подразделение, не выделенное на отдельный баланс, в УТ 11 обычно оформляется как подразделение, а не как отдельная организация. Отдельную карточку организации создают только для самостоятельных юридических лиц со своим ИНН. Если обособленное подразделение имеет собственный КПП, его можно указать в соответствующих настройках для корректного формирования отчетности по месту нахождения.

При работе нескольких организаций в одной базе настройте разграничение: разные банковские счета и кассы для каждого юрлица, при необходимости — разные склады и соглашения с клиентами. Удобно также настроить подстановку организации по умолчанию для конкретного пользователя, чтобы менеджер, обслуживающий одно юрлицо, не выбирал его вручную в каждом документе.

Если организаций много и реквизиты похожи, используйте копирование карточки, но после копирования обязательно замените все регистрационные данные: ИНН, КПП, ОГРН, наименования, счета и кассы. Копирование экономит время на настройках учетной политики, но именно оно чаще всего становится причиной «смешанных» реквизитов.

Перед массовым вводом документов полезно сделать резервную копию базы и зафиксировать «эталонный» скриншот заполненной карточки организации. Если позже реквизиты кто-то изменит, будет с чем сверить и к чему откатиться.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить созданную организацию?

Да, если по ней нет ни одного документа или связанного объекта. Если ссылки есть, программа запретит удаление — можно только установить пометку на удаление, которая сработает после очистки всех ссылок. На практике организацию с историей не удаляют, а просто перестают использовать, чтобы сохранить данные прошлых периодов.

Как изменить наименование организации, если оно реально переименовано?

Исправьте поля наименования в карточке — новые документы будут использовать актуальное название. Учтите, что при переоткрытии старых документов печатные формы могут показать уже новое наименование, поэтому перед изменением сохраните архив документов прошлых периодов в PDF.

Почему организация не подставляется в документ автоматически?

Проверьте три вещи: включен ли режим «Одна организация» при единственном юрлице, задана ли организация по умолчанию в настройках пользователя и нет ли у пользователя ограничений доступа по организациям на уровне прав или профилей групп доступа.

Нужно ли создавать отдельную организацию для ИП на патенте?

Да, ИП заводится как отдельная карточка организации с видом «Индивидуальный предприниматель», даже если это тот же человек, что владеет ООО в той же базе. В карточке укажите ИНН физлица, ОГРНИП и систему налогообложения «Патент», чтобы документы и отчетность формировались корректно.

Что делать, если ошибся в ИНН и уже провел документы?

Исправьте ИНН в карточке — реквизит хранится в самой организации, и большинство документов подтянут актуальное значение при перезаписи или переформировании печатных форм. Однако уже отправленные контрагентам документы и сданную отчетность придется корректировать отдельно: вышлите исправленные версии и уточненные декларации, если ошибка в них попала.

Можно ли вести в одной базе организации с разными налоговыми режимами?

Да, УТ 11 поддерживает несколько организаций с разными системами налогообложения — режим задается индивидуально в каждой карточке. Важно лишь следить, чтобы в документах каждая сделка относилась к своему юрлицу, и разделять товарные остатки между организациями при закупках.