Как создать организацию в 1С: Управление торговлей

Карточка организации в «1С: Управление торговлей» — базовый элемент, без которого нельзя оформить ни один документ: ни заказ поставщику, ни реализацию, ни кассовый ордер. От правильности её заполнения зависят печатные формы, обмен с банком, отчётность и корректность учёта. Ошибка в ИНН или системе налогообложения всплывёт не сразу, а при выгрузке декларации или сверке с контрагентом.

Инструкция ниже написана для «1С: Управление торговлей 11», но логика действий применима и к «Комплексной автоматизации», и к «ERP», поскольку справочник организаций устроен одинаково. Порядок такой: сначала создаётся карточка с реквизитами, затем настраивается учётная политика, после этого добавляются банковские счета, кассы и склады, привязанные к организации.

Перед началом работы подготовьте документы: свидетельство или лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП, реквизиты расчётного счёта, решение о применяемой системе налогообложения. Это избавит от пауз и ошибок при вводе данных.

Где находится справочник организаций и что подготовить заранее

В «1С: Управление торговлей 11» справочник находится по пути: НСИ и администрирование → Сведения о предприятии → Организации. Если раздела не видно, проверьте права пользователя — работа с организациями доступна пользователям с ролью администратора или с правами на изменение нормативно-справочной информации.

Перед созданием карточки соберите минимальный набор данных: полное и сокращённое наименование, ИНН, КПП (для юридического лица), ОГРН, юридический и фактический адреса, реквизиты хотя бы одного расчётного счёта и сведения о системе налогообложения. Для ИП КПП не существует — это нормально, поле останется пустым.

Пошаговое создание карточки организации

Откройте список организаций и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого выбора зависит набор полей: у ИП вместо наименования организации указывается ФИО, отсутствует КПП, а в печатных формах формируется подпись «ИП».

Заполните поля последовательно. Если программа подключена к сервисам 1С, по ИНН доступна автоматическая подстановка реквизитов из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — кнопка «Заполнить по ИНН». Это снижает риск опечаток в наименовании и адресе. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель
3. 3
   Введите ИНН и используйте «Заполнить по ИНН», если сервис подключён
4. 4
   Проверьте и дополните наименование, ОГРН, адреса, телефон
5. 5
   Укажите префикс информационной базы для нумерации документов
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в списке

Поле «Префикс» часто пропускают, а зря: если в базе будет несколько организаций, префикс отделяет их нумерацию документов и упрощает поиск. Используйте короткое буквенное обозначение, например «ТД» для ООО «Торговый дом».

Настройка учётной политики

Созданная карточка без учётной политики — половина дела. Перейдите по ссылке «Учётная политика» прямо из карточки организации или через «НСИ и администрирование → Организации → Учетная политика». Здесь задаётся система налогообложения: общая, упрощённая или патент.

Для организации на ОСНО включите учёт НДС — именно этот признак заставляет документы реализации формировать счета-фактуры. Для УСН укажите объект налогообложения («доходы» или «доходы минус расходы»). Если организация применяет освобождение от НДС, это тоже отражается здесь, иначе программа будет требовать ставку НДС в каждом документе.

Добавление банковских счетов и касс

Расчётный счёт добавляется из карточки организации по ссылке «Банковские счета». Укажите банк (можно подобрать по БИК из классификатора), номер счёта и валюту. Первый созданный счёт автоматически становится основным и подставляется в платёжные поручения и счета на оплату.

Касса создаётся в разделе «Казначейство → Кассы» с привязкой к организации. Для розничной торговли дополнально создаётся касса ККМ, связанная со складом и организацией. Без кассы невозможно оформить приходный и расходный кассовый ордер, а без кассы ККМ — розничную продажу и отчёт о розничных продажах.

Если у организации несколько счетов или касс, создайте их все сразу и назначьте основные. Это избавит менеджеров от ручного выбора в каждом документе и снизит количество ошибок в платёжках.

Обособленные подразделения и несколько организаций

Если у компании есть обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, в справочнике их создают как отдельные организации с признаком «Обособленное подразделение» и указанием головной организации. У такого подразделения свой КПП, а ИНН общий с головной.

При работе холдинга из нескольких юрлиц каждая компания заводится отдельной карточкой. Проверьте, что в настройках программы включена возможность ведения учёта по нескольким организациям: НСИ и администрирование → Организации → Несколько организаций. Без этого флага поле «Организация» в документах будет скрыто, и разделить учёт не получится.

Варианты учёта в одной базе

Одна организация

Подходит для одного юрлица или ИП. Настройка минимальна, поле организации в документах можно скрыть.

Несколько независимых организаций

Несколько юрлиц в одной базе. Удобно для общего товарного учёта, но требует контроля межфирменных операций.

Головная организация и подразделения

Для сети филиалов с отдельным балансом. Общий ИНН, разные КПП, отчётность формируется по каждому обособленному подразделению.

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки выполните контрольную проверку: создайте тестовый документ «Реализация товаров и услуг» и сформируйте печатную форму. В ней должны корректно выводиться наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты организации. Затем создайте платёжное поручение и убедитесь, что подставился правильный расчётный счёт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма реализации

Норма

Полные реквизиты организации в шапке

Тревожный признак

Пустые поля ИНН, адреса или счёта

Платёжное поручение

Норма

Автоматически подставлен основной счёт

Тревожный признак

Поле счёта пустое или счёт другой организации

Проведение реализации

Норма

Документ проводится без ошибок НДС

Тревожный признак

Ошибка «не заполнена учётная политика»

Список организаций

Норма

Карточка записана, префикс задан

Тревожный признак

Дубли карточек с похожими наименованиями

Когда данные нужно изменить или организация закрылась

Смена адреса, банка или наименования оформляется простым редактированием карточки — история не хранится, поэтому старые документы при перепечатке покажут новые реквизиты. Если нужно сохранить в документах реквизиты на дату, используйте механизм истории изменений реквизитов, если он предусмотрен в вашей версии конфигурации, либо храните старые печатные формы в архиве.

Закрытую организацию удалять не следует: на неё ссылаются документы прошлых периодов, и удаление нарушит ссылочную целостность. Правильный подход — пометить карточку как неиспользуемую, например добавить в наименование пометку «(закрыто)», и ограничить права на создание по ней новых документов.

Частые вопросы

Можно ли создать организацию без подключения к интернет-сервисам 1С?

Да. Кнопка «Заполнить по ИНН» лишь ускоряет ввод. Все реквизиты — наименование, ОГРН, адреса — можно ввести вручную из документов о регистрации. На работу программы отсутствие сервиса не влияет.

Почему в документах не видно поля «Организация»?

Значит, в настройках отключён учёт по нескольким организациям и в базе заведена одна карточка. Поле скрывается автоматически. Если нужно вести несколько юрлиц, включите флаг «Несколько организаций» в разделе «НСИ и администрирование → Организации».

Как завести ИП, если при создании программа требует КПП?

Проверьте, что при создании выбран тип «Индивидуальный предприниматель», а не «Юридическое лицо». Для ИП поле КПП не отображается и не проверяется, поскольку КПП присваивается только организациям.

Что делать, если случайно создан дубль организации?

Сначала перенесите документы с дубля на основную карточку (групповой обработкой или вручную), затем пометьте дубль на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» из раздела администрирования. Если на дубль есть ссылки, программа покажет их список.

Нужно ли создавать отдельную организацию для склада или магазина?

Нет. Склады и магазины — это отдельный справочник «Склады и магазины». Организация создаётся только для юридического лица, ИП или обособленного подразделения с отдельным балансом. Один склад может обслуживать несколько организаций.

Влияет ли смена системы налогообложения на старые документы?

Учётная политика действует с даты, поэтому корректный способ — создать новую запись учётной политики с даты перехода, а не редактировать старую. Тогда документы прошлых периодов продолжат рассчитываться по прежним правилам.