Как создать обособленное подразделение в 1С УНФ

Обособленное подразделение (филиал, представительство, склад, розничная точка) в 1С:Управление нашей фирмой ведётся через справочник «Структурные единицы». В отличие от «больших» конфигураций вроде 1С:Бухгалтерии, УНФ не требует регистрации филиала как отдельной организации — достаточно создать структурную единицу нужного вида и привязать к ней склады, кассы и подразделения учета затрат.

Прежде чем создавать запись, определитесь, какую роль играет подразделение: это склад, розничный магазин, офис продаж или производственный участок. От этого зависит выбор вида структурной единицы, который определяет, какие документы и операции будут доступны для этой единицы. Ошибка на этом этапе приводит к тому, что, например, на склад нельзя оформить оприходование, а по розничной точке не сформировать отчет о розничных продажах.

Статья подходит для УНФ актуальных редакций (3.0 и близких). Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии и включённых функциональных опций, но логика действий сохраняется.

Когда нужна отдельная структурная единица, а когда — новая организация

Первое решение, которое нужно принять, — заводить подразделение как структурную единицу внутри существующей организации или как отдельную организацию в базе. В УНФ обособленное подразделение не является самостоятельным юридическим лицом, поэтому в большинстве случаев достаточно структурной единицы: филиал работает от имени головной организации, использует её реквизиты в документах и отчётности.

Отдельную организацию в справочнике «Организации» заводят только если у подразделения собственное юридическое лицо или выделенный баланс с самостоятельной отчётностью. Для типичного филиала, склада или торговой точки это избыточно и усложнит обмены между организациями.

Сравнение вариантов

Структурная единица

Подходит для филиалов, складов, магазинов и офисов без отдельного юрлица. Документы оформляются от головной организации, учёт ведётся в разрезе подразделений.

Отдельная организация в справочнике

Нужна, только если подразделение — самостоятельное юрлицо или требуется полностью раздельный документооборот и отчётность. Усложняет внутрихолдинговые операции.

Подготовка: какие настройки проверить до создания

Перед созданием структурной единицы убедитесь, что в программе включены нужные функциональные опции. Откройте раздел «Компания» → «Настройки» (или «Администрирование» → «Настройки» в зависимости от версии) и проверьте разделы «Склад», «Продажи», «Деньги»: если выключен учёт по нескольким складам или нескольким кассам, часть полей в карточке подразделения будет недоступна.

Также проверьте, что в справочнике «Организации» заведена головная организация с заполненными реквизитами, — именно к ней будет привязано подразделение. Если планируете вести учёт по подразделениям в отчётах, убедитесь, что в учетной политике и настройках отчётов включён соответствующий разрез аналитики.

Пошаговое создание обособленного подразделения

Создание занимает несколько минут и выполняется в пользовательском режиме, без конфигуратора. Порядок действий одинаков для большинства видов подразделений.

1. 1
   Откройте раздел «Компания» и перейдите в «Еще» → «Структурные единицы» (в некоторых версиях: «Настройки» → «Структурные единицы»).
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид структурной единицы: «Склад», «Розничный магазин», «Подразделение» или другой доступный.
3. 3
   Заполните наименование — оно будет отображаться в документах и отчётах.
4. 4
   Укажите организацию, к которой относится подразделение.
5. 5
   Для склада или магазина заполните тип цен, ордерную схему (если используется) и прочие параметры; для подразделения — при необходимости привяжите кассу.
6. 6
   Запишите карточку и проверьте, что единица появилась в списках выбора в документах.

Обратите внимание на поле «Тип цен» для розничных точек: если оставить его пустым, при продаже через эту точку цены могут подставляться некорректно или не подставляться вовсе. Для склада важен признак ордерной схемы — он меняет порядок оформления поступлений и отгрузок.

Создание склада или магазина

Склад и розничный магазин — самые частые сценарии. Для розничной точки выберите вид «Розничный магазин»: это активирует документы «Отчет о розничных продажах» и возможность работы с РМК, если подключено соответствующее оборудование и решение. Для оптового склада достаточно вида «Склад».

Создание подразделения для учёта затрат

Если подразделение нужно для распределения затрат и формирования управленческой отчётности (например, отдел продаж или производственный цех), создайте единицу вида «Подразделение». Такие единицы используются в документах начисления зарплаты, заказах нарядах и отчётах по финансовому результату в разрезе подразделений.

Привязка касс, складов и ответственных лиц

После создания структурной единицы привяжите к ней кассу, если подразделение принимает наличные. Откройте справочник «Кассы» (раздел «Деньги»), создайте новую кассу и укажите структурную единицу владельцем. Это позволит вести раздельный учёт наличных по точкам и сверять остатки по каждой кассе отдельно.

Если складов несколько, аналогично создайте отдельные склады для каждой точки и назначьте ответственных лиц через приказ или в карточке склада, если ваша версия это поддерживает. Ответственные лица подставляются в печатные формы инвентаризаций и приходных документов.

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки выполните контрольную проверку: создайте тестовый документ (например, «Оприходование запасов» или «Приходный кассовый ордер») и убедитесь, что новая структурная единица доступна в полях выбора. Затем сформируйте отчёт «Запасы» или «Деньги» с группировкой по складам/кассам — новая единица должна отображаться в разрезе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выбор в документах

Норма

Новая единица есть в списках складов/подразделений

Тревожный признак

Единицы нет в списке — проверьте вид структурной единицы и функциональные опции

Отчёт по запасам

Норма

Остатки и движения группируются по новому складу

Тревожный признак

Склад не попадает в отчёт — проверьте, что документы проведены именно по нему

Кассовые документы

Норма

ПКО/РКО позволяют выбрать кассу подразделения

Тревожный признак

Касса недоступна — проверьте привязку кассы к структурной единице

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

УНФ не ведёт регламентированный учёт филиалов с выделенным балансом на уровне 1С:Бухгалтерии: налоговая отчётность формируется по организации в целом. Если филиал обязан сдавать отдельную отчётность по месту нахождения (например, декларации по налогу на имущество), данные придётся готовить дополнительно или использовать связку УНФ с бухгалтерской конфигурацией через обмен.

Обратитесь к специалисту по 1С, если требуется: обмен данными между базой головного офиса и базами филиалов (РИБ), разграничение прав пользователей по подразделениям на уровне RLS, перенос остатков при разделении существующего склада на несколько. Эти задачи затрагивают данные всей компании, и ошибка в них восстанавливается долго.

Частые вопросы

Можно ли в УНФ вести учёт по нескольким филиалам одновременно?

Да. Создайте для каждого филиала свою структурную единицу (склад, подразделение, кассу) и оформляйте документы с указанием нужной единицы. Отчёты по запасам, деньгам и финансовому результату можно строить с отбором или группировкой по подразделениям.

Чем структурная единица отличается от организации в УНФ?

Структурная единица — это внутреннее подразделение внутри одной организации: она не имеет своих реквизитов, ИНН и не формирует отдельную отчётность. Организация — самостоятельный участник учёта с собственными реквизитами, договорами и отчётностью.

Почему новый склад не отображается в документах продажи?

Чаще всего причина в том, что склад создан с видом, не поддерживающим нужный документ, или отключена функциональная опция учёта по нескольким складам. Проверьте настройки в разделе «Компания» → «Настройки» и вид структурной единицы в её карточке.

Как закрыть подразделение, которое больше не используется?

Сначала выведите остатки: оформите перемещение товаров на другой склад и перебросьте деньги из кассы. Затем пометьте структурную единицу на удаление — она перестанет предлагаться в новых документах, но история операций сохранится в отчётах.

Нужно ли регистрировать филиал в УНФ для налоговой отчётности?

УНФ формирует отчётность по организации в целом, а не по филиалам. Если по месту нахождения филиала требуется отдельная регламентированная отчётность, используйте 1С:Бухгалтерию с настроенным обменом или готовьте такие формы вне УНФ.

Можно ли ограничить доступ сотрудников только к своему подразделению?

Базовая поставка УНФ позволяет разграничивать права по ролям и группам доступа, но тонкая настройка «каждый видит только свой склад» требует включения механизмов ограничения доступа на уровне записей или доработки. Оцените этот вопрос до запуска филиальной сети.