Как создать новую папку в номенклатуре 1С

Папки (группы) в справочнике «Номенклатура» нужны, чтобы упорядочить товары, материалы и услуги: по видам продукции, брендам, поставщикам или назначению. Без группировки список из тысяч позиций превращается в сплошной перечень, в котором сложно искать позиции и строить отчёты. Создание папки занимает меньше минуты, но важно понимать, где именно её создавать и как потом перенести в неё товары.

Инструкция подходит для типовых конфигураций на управляемых формах: 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия 8.3. Названия кнопок могут немного отличаться, но логика везде одинаковая: группа создаётся отдельной командой, а не кнопкой «Создать», которая заводит карточку товара.

Где находится справочник номенклатуры

Путь к справочнику зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP откройте раздел «НСИ и администрирование» или «Справочники» и найдите пункт «Номенклатура». В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник расположен в разделе «Справочники» → «Товары и услуги» → «Номенклатура».

Если справочника нет в меню, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание клавиш Ctrl+F в панели навигации и введите «Номенклатура». Также справочник можно открыть через «Все функции» (Shift+правая кнопка по заголовку или меню в левом верхнем углу), если у вас есть соответствующие права.

Как создать папку: пошаговая инструкция

Группа в иерархическом справочнике создаётся отдельной командой. Кнопка «Создать» заводит новый элемент (карточку товара), а для папки используется команда «Создать группу».

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура»
2. 2
   Если папка должна быть вложенной — встаньте курсором на родительскую группу
3. 3
   Нажмите кнопку «Создать группу» (иконка папки с плюсом) или одноимённый пункт в меню «Ещё»
4. 4
   Введите наименование папки, например «Крепёж» или «Готовая продукция»
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть»
6. 6
   Проверьте, что папка появилась в дереве групп на нужном уровне

В некоторых конфигурациях список номенклатуры отображается в двух панелях: слева дерево групп, справа — элементы выбранной группы. В этом случае команду «Создать группу» нужно вызывать именно в левой панели, иначе можно случайно создать карточку товара. Если панель дерева скрыта, включите её через меню «Ещё» → «Режим просмотра» → «Дерево» или «Иерархический список».

При создании группы обычно достаточно заполнить только наименование. Поля вроде «Вид номенклатуры» у группы, как правило, отсутствуют — вид задаётся уже у самих карточек товаров. В некоторых конфигурациях у группы может быть свойство, влияющее на наследование настроек, поэтому перед заполнением нестандартных полей сверьтесь с принятыми в компании правилами.

Как переместить товары в новую папку

Созданная папка изначально пуста. Чтобы наполнить её, выделите нужные позиции в списке (с Ctrl — отдельные элементы, с Shift — диапазон) и воспользуйтесь одним из способов:

• перетащите выделенные позиции мышью на папку в дереве групп;
• нажмите правой кнопкой по выделению и выберите «Переместить в группу», затем укажите целевую папку;
• откройте карточку товара и измените поле «Группа» (или «Родитель») вручную — подходит для одиночных позиций.

Перемещение элемента между группами не влияет на проведённые документы, остатки и цены: группа — это только навигационный признак в иерархии справочника. Меняется лишь отображение в списке и фильтрация в отчётах, где используется условие «в группе».

Ограничения и права доступа

Не у каждого пользователя есть право создавать группы. Если кнопка «Создать группу» неактивна (серая) или отсутствует, значит, роль пользователя разрешает только просмотр или создание элементов без изменения иерархии. В этом случае нужно обратиться к администратору, чтобы он добавил право на добавление групп справочника или выдал расширенную роль, например «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации».

Ещё одно ограничение — длина наименования. В типовых конфигурациях она обычно ограничена 100–150 символами, чего достаточно для любого осмысленного названия. Также учтите: в справочнике могут существовать группы с одинаковыми наименованиями на разных уровнях — программа это допускает, но пользователей такая структура путает, поэтому давайте папкам уникальные понятные имена.

Проверка результата

После создания папки и переноса позиций убедитесь, что всё отображается корректно. Откройте дерево групп, разверните новую папку и проверьте, что внутри находятся именно те товары, которые вы планировали. Затем сформируйте любой отчёт по номенклатуре (например, «Остатки товаров» или список с отбором «Номенклатура в группе») и установите отбор по новой папке — в выборку должны попасть все перенесённые позиции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Папка в дереве групп

Норма

Отображается на нужном уровне, раскрывается, содержит элементы

Тревожный признак

Папка не видна или оказалась внутри другой группы

Отбор по группе в отчёте

Норма

В отчёт попадают все перенесённые позиции

Тревожный признак

Часть товаров не входит в выборку — они остались в старой группе

Карточка товара

Норма

В поле группы указана новая папка

Тревожный признак

Поле пустое или указывает на прежнюю группу

Альтернативные способы группировки

Папки — не единственный способ классификации в 1С. Если иерархия справочника уже устоялась и менять её нельзя, используйте дополнительные механизмы: виды номенклатуры, товарные категории, марки (бренды), производителей или дополнительные реквизиты и сведения. Эти признаки позволяют строить отборы и отчёты, не трогая структуру папок.

Сравнение вариантов

Папки (группы)

Наглядная иерархия в списке, удобно для навигации. Ограничение: элемент может находиться только в одной группе

Вид номенклатуры

Задаёт шаблоны учёта и характеристики. Подходит для разделения товаров, услуг, работ. Ограничение: один вид у позиции

Дополнительные сведения

Гибкие произвольные признаки (сезон, коллекция, проект). Позиция может иметь много признаков, но в списке они не образуют дерево

Товарные категории и марки

Удобны для торговых отчётов и анализа продаж. Требуют предварительной настройки соответствующих справочников

Выбор зависит от задачи. Если цель — просто навести порядок в списке, достаточно папок. Если нужен анализ продаж по нескольким независимым срезам, комбинируйте папки с видами номенклатуры и дополнительными сведениями.

Перед массовой реорганизацией номенклатуры договоритесь о структуре папок с коллегами и зафиксируйте её в коротком регламенте: какие группы верхнего уровня существуют и куда заводить новые позиции. Это избавит от дублей и «сорных» папок, которые потом приходится разбирать вручную.

Часто задаваемые вопросы

Почему кнопка «Создать группу» неактивна?

Чаще всего причина в правах: вашей роли разрешено создавать только элементы, но не группы. Реже — список открыт в режиме без иерархии или курсор стоит в панели элементов, а не в дереве групп. Проверьте режим просмотра и обратитесь к администратору за правами.

Можно ли вложить одну папку в другую?

Да, справочник «Номенклатура» поддерживает многоуровневую иерархию. Встаньте на родительскую группу и создайте группу внутри неё либо перетащите существующую папку в нужную. Практический предел вложенности — 3–4 уровня: более глубокое дерево неудобно раскрывать.

Что будет с документами, если переместить товар в другую папку?

Ничего. Проведённые документы хранят ссылку на сам элемент справочника, а не на его положение в иерархии. Остатки, цены, себестоимость и отчётность за прошлые периоды не изменятся — поменяется только отображение в списке и отборах «в группе».

Как удалить ненужную папку?

Сначала переместите из неё все элементы и вложенные группы, затем выделите папку и нажмите Delete или «Пометить на удаление». Окончательно она удалится после запуска обработки «Удаление помеченных объектов» — обычно это делает администратор, поскольку операция требует монопольного контроля ссылок.

Можно ли переименовать папку после создания?

Да. Откройте группу двойным щелчком, измените наименование и запишите. Переименование безопасно: ссылка на группу не меняется, поэтому отборы, настройки и сохранённые варианты отчётов продолжат работать.

Как создать сразу много папок?

Штатной групповой обработки для создания групп в типовых конфигурациях обычно нет. Варианты: завести папки вручную (это быстро, если их немного), использовать загрузку данных из табличного документа, если она поддерживает создание групп, или поручить задачу специалисту по 1С, который напишет простую обработку.