Справочники и Данные · 12 мин
Как создать новую фирму в 1С 8: подробное руководство
Пошаговая инструкция: как создать новую организацию в 1С 8.3 — заполнение карточки фирмы, реквизиты, учетная политика, типичные ошибки и проверка результата.
Добавление новой организации в 1С 8 — одна из первых задач при запуске учета: без карточки фирмы нельзя выписывать документы, формировать отчетность и вести банковские операции. В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) механизм схож: организация — это элемент справочника «Организации», к которому привязываются реквизиты, банковские счета, учетная политика и настройки налогов.
Ошибки на этом этапе дорого обходятся: неверный ИНН или система налогообложения «протянутся» во все документы и отчеты, а исправление после начала учета потребует корректировки данных за весь период. Поэтому карточку фирмы стоит заполнять внимательно, сверяя каждое поле с учредительными документами и свидетельством о постановке на налоговый учет.
Ниже разобран полный порядок создания фирмы на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 с уточнениями для других конфигураций: где находится справочник, как заполнить основные и дополнительные реквизиты, как настроить учетную политику и как проверить, что всё сделано правильно.
Где находится справочник организаций и какие права нужны
В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник открывается через раздел «Главное» → «Организации». В 1С:Управление торговлей 11 путь иной: «НСИ и администрирование» → «Организации», в 1С:ERP — «НСИ и администрирование» → «Предприятие» → «Организации». Если нужного пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» (Ctrl+Shift+F) → «Справочники» → «Организации».
Для создания и редактирования организаций пользователю нужны права на изменение справочника. Обычно они входят в роль «Бухгалтер» или «Полные права». Если кнопка «Создать» неактивна или справочник открывается только на просмотр — обратитесь к администратору базы: это ограничение на уровне прав, а не сбой программы.
В файловой базе без разграничения прав создание доступно любому пользователю с полными правами. В клиент-серверном варианте и в 1С:Фреш действия могут быть дополнительно ограничены профилями групп доступа.
Создание карточки организации: основные реквизиты
Нажмите кнопку «Создать» в списке организаций. Откроется форма нового элемента. Первое решение — тип организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого выбора зависит набор полей: у ИП нет КПП и ОГРН, вместо них ОГРНИП, а ФИО предпринимателя используется в отчетности как наименование.
Заполните поля строго по регистрационным документам:
- ИНН — 10 цифр для юрлица, 12 для ИП. Программа проверяет контрольную сумму и подсветит опечатку.
- КПП — 9 цифр, только для организаций.
- Наименование — сокращенное (для печати в документах) и полное (для отчетности). Полное наименование должно совпадать с уставом, включая кавычки и форму собственности.
- ОГРН / ОГРНИП — из свидетельства или листа записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- Дата регистрации — влияет на формирование отчетности за первый период.
Если база подключена к сервису «1С:Контрагент» или аналогичному, введите ИНН и нажмите кнопку заполнения по данным ЕГРЮЛ/ЕГРИП — программа подставит наименование, адрес и ОГРН автоматически. Это снижает риск опечаток, но результат всё равно сверьте с документами.
- 1Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
- 2Выберите тип: юридическое лицо или ИП
- 3Введите ИНН и при наличии сервиса заполните реквизиты автоматически
- 4Проверьте и дополните наименование, КПП, ОГРН, дату регистрации
- 5Заполните юридический адрес и контакты
- 6Добавьте банковский счет и коды статистики
- 7Настройте учетную политику и подписантов
- 8Запишите карточку и проверьте заполнение через встроенную проверку
Адрес, контакты и коды статистики
Юридический адрес заполняется через классификатор ФИАС/КЛАДР: начните вводить название населенного пункта и выберите значение из списка. Адрес, введенный вручную без классификатора, может не пройти форматно-логический контроль при сдаче отчетности — налоговая примет файл, но с предупреждениями, а в ряде форм адрес обязателен в структурированном виде.
Поля «Телефон» и «Email» используются в печатных формах и при отправке отчетности. Email укажите тот, на который налоговая сможет направлять требования при электронном документообороте.
Коды статистики — ОКПО, ОКАТО/ОКТМО, ОКВЭД — берутся из уведомления Росстата и листа записи. ОКТМО особенно важен: он попадает в платежные поручения и декларации. Ошибка в ОКТМО приводит к уточненкам и переплатам по месту не той инспекции.
ИНН, ОГРН, дата регистрации, наименование
ОКПО, ОКТМО, ОКВЭД и другие коды
Номер счета, БИК, корсчет банка
ОСНО, УСН с объектом, патент, АУСН
Банковский счет и касса
В карточке организации перейдите на закладку или по ссылке «Банковские счета» и создайте основной расчетный счет. Укажите номер счета (20 цифр) и банк — банк выбирается из классификатора БИК, тогда БИК, корсчет и наименование подставятся автоматически. Если банка нет в классификаторе, обновите его через сервис или введите реквизиты вручную.
Один из счетов пометьте как основной — именно он будет подставляться в счета на оплату и платежные поручения по умолчанию. Если у фирмы несколько счетов, добавьте все: в документах потом можно будет переключать нужный.
Валютные счета создаются отдельно с указанием валюты. Для них программа автоматически задействует счета учета валютных операций — проверьте это в плане счетов при первой валютной операции.
Учетная политика и система налогообложения
Из карточки организации откройте ссылку «Учетная политика» (в 1С:Бухгалтерии 8.3 — «Главное» → «Настройки налогов и отчетов» или прямая ссылка из карточки). Учетная политика создается на конкретный год; при смене года программа предложит скопировать настройки, но для новой фирмы её нужно создать с нуля.
Ключевые параметры:
- Система налогообложения: общая, упрощенная (доходы или доходы минус расходы), патент, АУСН. От этого зависят книги учета, декларации и проводки.
- НДС: плательщик или нет, порядок регистрации счетов-фактур.
- Способ оценки МПЗ: ФИФО или по средней (по средней недоступна в некоторых режимах).
- Методы распределения косвенных расходов и настройки налога на прибыль, если применимо.
Дополнительно заполните «Ответственных лиц»: руководителя, главного бухгалтера и других подписантов. Эти данные попадают в печатные формы счетов, актов, деклараций и доверенностей. Должность и ФИО указывайте в точности как в приказе о назначении.
Особенности для разных конфигураций
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP карточка организации дополнительно связана с настройками финансового учета: группами финансового учета, статьями ДДС, распределением продаж по подразделениям. После создания организации проверьте раздел «НСИ и администрирование» → «Организации» и убедитесь, что заданы параметры обособленных подразделений, если фирма имеет филиалы.
В 1С:Зарплата и управление персоналом организация создается аналогично, но критично заполнить регистрационные данные в ФСС и ПФР (регистрационный номер, код подчиненности) — без них не сформировать отчеты по взносам и больничным.
Если фирма имеет обособленные подразделения, в 1С:Бухгалтерии они заводятся либо как отдельные организации с признаком «обособленное подразделение» и ссылкой на головную, либо как подразделения внутри одной карточки — выбор зависит от того, выделено ли подразделение на отдельный баланс и сдает ли оно отчетность самостоятельно.
Варианты учета нескольких фирм
Подходит для связанных фирм: общие контрагенты, номенклатура и пользователи. Ограничение — все организации в одном периоде закрытия месяца.
Подходит при полностью раздельном учете и разных администраторах. Минус — дублирование справочников и отдельные обновления.
Для филиалов без отдельного баланса. Отчетность сдается головной организацией.
Проверка результата и типичные ошибки
После записи карточки выполните контрольную проверку. В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть встроенный сервис: в карточке организации нажмите «Проверить заполнение» (или откройте «Главное» → «Помощник заполнения реквизитов»). Программа укажет на незаполненные обязательные поля и несоответствия форматов.
Практическая проверка: создайте тестовый документ, например «Счет на оплату покупателю», и выведите его на печать. В шапке должны корректно отображаться наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по организации — она должна строиться без ошибок, пусть и с нулевыми оборотами.
Как проверить результат
Все реквизиты заполнены, ИНН и КПП совпадают с документами
Пустые поля, старый адрес, чужие банковские реквизиты
Указана система налогообложения, учетная политика создана на текущий год
Пустой список учетной политики, неверный объект УСН
Руководитель и главбух подставляются в подписи документов
В печатных формах строки подписантов пустые
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить реквизиты организации после начала учета?
Да, карточку можно редактировать в любой момент: изменения применятся к новым документам. Однако ранее созданные документы не перезаполнятся автоматически — если реквизит изменился (например, адрес или банк), старые печатные формы при перепечатке покажут новые данные. Для смены системы налогообложения учетную политику редактируют с начала нового налогового периода.
Как удалить ошибочно созданную организацию?
Пометьте её на удаление в списке справочника, затем выполните «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если по организации есть документы, программа не даст удалить её, пока ссылки не будут очищены. Альтернатива — снять организацию с использования, оставив в базе для истории.
Нужно ли заводить ИП как организацию?
Да. Индивидуальный предприниматель в 1С заводится в том же справочнике «Организации», но с типом «Индивидуальный предприниматель». Тогда вместо КПП и ОГРН программа запросит ОГРНИП, а в отчетности будет использоваться ФИО предпринимателя.
Почему в документах не подставляется новая организация?
Проверьте настройку «Основная организация» в персональных настройках пользователя («Главное» → «Персональные настройки»). Если там указана другая фирма, она и будет подставляться по умолчанию. Также убедитесь, что новая организация не помечена на удаление и у пользователя есть права на неё.
Что делать, если фирма переехала или сменила банк?
Не создавайте новую организацию — отредактируйте существующую карточку: обновите адрес через классификатор и добавьте новый банковский счет, назначив его основным. Старый счет оставьте в списке без пометки «основной», чтобы сохранить корректность реквизитов в ранее выписанных документах.
Можно ли скопировать настройки одной организации на другую?
Частично. Учетную политику при создании на новый год программа умеет копировать, а в некоторых конфигурациях есть обработки переноса настроек. Однако реквизиты, ответственных лиц и банковские счета придется заполнять индивидуально — эти данные уникальны для каждой фирмы.
Что важно запомнить
Новая фирма создается в справочнике «Организации» с заполнением ИНН, КПП, адреса через классификатор, банковского счета и ответственных лиц. Обязательно настройте учетную политику и систему налогообложения до ввода первых документов, а результат проверьте через печатную форму и встроенную проверку заполнения.