Как создать номенклатуру в 1С: Управление нашей фирмой

Номенклатура в «1С: Управление нашей фирмой» — это центральный справочник, в котором хранятся товары, услуги, работы и материалы. От того, насколько корректно заполнена карточка номенклатуры, зависят правильность цен в документах, остатки на складах, себестоимость продаж и отчёты по валовой прибыли. Ошибка на этом этапе потом «размножается» по всем документам, и исправлять её приходится трудоёмкой переработкой проведённых операций.

Справочник находится в разделе «Закупки» → «Номенклатура» или «Продажи» → «Номенклатура» — в зависимости от настроек интерфейса и выбранного раздела. Новую позицию создают кнопкой «Создать», а массовое заполнение удобнее выполнять загрузкой из файла Excel. Ниже разобраны оба способа, настройка видов и типов номенклатуры, а также типовые ошибки, которые приводят к сбоям в учёте.

Где находится справочник и что нужно настроить заранее

Список номенклатуры доступен из нескольких разделов программы: «Закупки», «Продажи», «Склад», «Производство», «Компания» — во всех случаях открывается один и тот же справочник, поэтому неважно, откуда вы вошли. Список поддерживает группировку по папкам, отбор по категориям и поиск по наименованию, артикулу и штрихкоду.

Перед созданием первых позиций стоит проверить три настройки. Во-первых, раздел «Настройки» → «Номенклатура»: здесь включают учёт по характеристикам, партиям, серийным номерам — эти опции нельзя включить «задним числом» без доработок, если по позиции уже есть движения. Во-вторых, справочник «Виды номенклатуры»: от вида зависят счета учёта и доступные типы. В-третьих, «Виды цен» — без хотя бы одного вида цены (закупочной и продажной) документы придётся заполнять вручную.

Создание карточки номенклатуры вручную

В списке номенклатуры нажмите «Создать». Откроется форма новой позиции, где первым делом выбирают вид номенклатуры и тип: запас (товар), услуга, работа, операция. Тип определяет поведение позиции: запасы попадают на склад и участвуют в расчёте себестоимости, услуги и работы — только в документах продажи и актах выполненных работ.

Далее заполните основные поля: наименование (отображается в документах), артикул, единицу измерения, ставку НДС. Если позиция продаётся по весу или упаковками, добавьте дополнительные единицы измерения с коэффициентом пересчёта. На вкладке «Цены» укажите значения по нужным видам цен — именно они будут подставляться в счета, заказы и накладные.

1. 1
   Откройте «Закупки» или «Продажи» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры и тип: запас, услуга или работа
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения и ставку НДС
4. 4
   На вкладке «Цены» укажите закупочную и продажную цены
5. 5
   При необходимости добавьте штрихкод, характеристики и категории
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в тестовом документе

Характеристики и варианты товара

Если товар различается по размеру, цвету или фасовке, не создавайте отдельные карточки на каждый вариант — включите для вида номенклатуры учёт по характеристикам. Тогда одна карточка «Футболка» будет иметь характеристики «S/белая», «M/чёрная» и т.д., а остатки и продажи будут вестись по каждому варианту отдельно. Это сокращает справочник и упрощает аналитику.

Различие типов: запас, услуга, работа

Тип номенклатуры влияет на то, в каких документах позиция доступна и как отражается в учёте. Запас учитывается на складах, списывается в себестоимость при продаже и фигурирует в инвентаризациях. Услуга не имеет остатков: её нельзя «положить на склад», она участвует только в документах реализации и актах. Работа используется в производственных операциях и заказ-нарядах.

Частая ситуация — компания оказывает услуги, но заводит их как запасы. В результате в отчётах по складу появляются «висящие» остатки услуг, а инвентаризация показывает недостачу. Обратная ошибка — завести товар как услугу: тогда программа не спишет себестоимость, и валовая прибыль в отчётах окажется завышенной.

Сравнение типов номенклатуры

Запас

Товары и материалы. Ведётся складской учёт, считается себестоимость. Не подходит для услуг.

Услуга

Консультации, доставка, абонентское обслуживание. Без остатков и складских движений.

Работа

Операции в производстве и заказ-нарядах. Не продаётся как самостоятельный товар.

Категории, папки и дополнительные реквизиты

Папки в справочнике — это простое иерархическое деление («Одежда», «Обувь», «Аксессуары»). Категории номенклатуры — более гибкий механизм: одна позиция может входить сразу в несколько категорий, по категориям строятся отчёты, настраиваются скидки и ценовые группы. Если планируете разные наценки и акции по группам товаров — используйте именно категории, а не только папки.

Дополнительные реквизиты (бренд, страна, материал) добавляются через «Ещё» → «Дополнительные реквизиты» в форме списка или карточки. Они пригодятся для отборов и выгрузок на сайт. Не плодите реквизиты без необходимости: каждый из них придётся заполнять и поддерживать в актуальном состоянии.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Если позиций десятки или сотни, ручной ввод неэффективен. В УНФ есть штатный механизм: «Компания» → «Загрузка данных из внешних источников» (в некоторых версиях доступен из карточки номенклатуры или списка). Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, артикул, вид, тип, единица измерения, цена. В мастере загрузки сопоставьте колонки файла полям справочника и выполните загрузку.

Перед загрузкой большого файла проверьте механизм на 3–5 строках. Убедитесь, что единицы измерения и виды цен в файле совпадают с уже созданными в базе, иначе программа создаст дубли или оставит поля пустыми. После загрузки откройте несколько карточек и сверьте цены и типы с исходным файлом.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания позиций проверьте их в работе: создайте тестовый документ «Приходная накладная» и «Расходная накладная», убедитесь, что цена подставляется автоматически, остаток появляется в отчёте «Остатки товаров», а себестоимость — в отчёте «Валовая прибыль». Если цена не подтягивается — проверьте, заполнен ли нужный вид цен в карточке и указан ли он в договоре или настройках документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка цены в документ

Норма

Цена из нужного вида цен вставляется автоматически

Тревожный признак

Поле цены пустое — не заполнен вид цен в карточке

Остатки на складе

Норма

Запасы видны в отчёте «Остатки товаров»

Тревожный признак

Услуги «висят» на складе — выбран неверный тип номенклатуры

Себестоимость в прибыли

Норма

В отчёте «Валовая прибыль» себестоимость заполнена

Тревожный признак

Себестоимость нулевая — позиция заведена как услуга или нет поступления

Частые вопросы

Можно ли изменить тип номенклатуры после того, как по ней проведены документы?

Напрямую — нет: если по позиции есть движения, программа ограничит смену типа. Практический путь — создать новую карточку с правильным типом, сформировать остатки по ней (оприходованием и списанием со старой) и пометить старую позицию на удаление после закрытия периода.

Как удалить ошибочно созданную номенклатуру?

Если по позиции нет документов, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования. Если документы есть, удалить позицию нельзя — её можно переименовать с пометкой «Не использовать» и исключить из отборов.

Почему в документе не подставляется цена?

Чаще всего не заполнен нужный вид цен в карточке номенклатуры или в документе выбран другой вид цен. Проверьте вкладку «Цены» в карточке и настройки вида цен в шапке документа — они должны совпадать.

Нужно ли заводить отдельные карточки для разных поставщиков одного товара?

Нет. Один товар учитывается одной карточкой независимо от поставщика. Привязку к поставщикам и их артикулам при необходимости ведут через регистр номенклатуры контрагентов, а не дублированием позиций.

Как перенести номенклатуру из другой базы 1С?

Используйте выгрузку справочника через стандартный обмен данными или выгрузите список в табличный документ/Excel и загрузите в новую базу через «Загрузку данных из внешних источников». После переноса сверьте количество позиций, цены и остатки по отчётам обеих баз.