Как создать номенклатуру в 1С:Бухгалтерия 8.3

Номенклатура — один из основных справочников в 1С:Бухгалтерия: без него нельзя оформить поступление товаров, реализацию, счета на оплату и акты. От того, насколько корректно заполнена карточка номенклатуры, зависят счета учета в проводках, ставка НДС в документах и корректность складского учета. Ошибка в одном поле способна исказить отчетность по целой группе позиций.

Справочник «Номенклатура» находится в разделе Справочники → Номенклатура (в некоторых версиях интерфейса — Покупки → Номенклатура или Склад → Номенклатура). Создать новую позицию можно вручную кнопкой «Создать», копированием существующей или загрузкой из файла. Ниже разобран каждый способ и все значимые поля карточки.

Материал ориентирован на конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) с интерфейсом «Такси». В более ранних редакциях названия части полей отличаются, но логика заполнения та же.

Где находится справочник и как открыть создание позиции

Основной путь: главное меню → Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. Откроется список существующих позиций с возможностью группировки по папкам. Кнопка Создать открывает пустую карточку, кнопка Создать группу — новую папку для классификации.

Если позиций много, заранее продумайте структуру папок: например, «Материалы», «Товары для перепродажи», «Услуги». Это не влияет на учет, но существенно упрощает поиск и отбор в отчетах. Перенести позицию между папками можно в любой момент перетаскиванием или через «Ещё → Переместить в группу».

Быстрый способ создать номенклатуру — прямо из документа: в табличной части поступления или реализации нажмите «Добавить» и в поле выбора нажмите «Создать». Карточка откроется в отдельном окне, после записи позиция автоматически подставится в документ.

1. 1
   Откройте Справочники → Номенклатура
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните наименование
3. 3
   Выберите вид номенклатуры и единицу измерения
4. 4
   Укажите ставку НДС и при необходимости счета учета
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в тестовом документе

Заполнение основных полей карточки

Поле Наименование — краткое название для подбора в документах. Поле Полное наименование (или «Наименование для печати») выводится в печатных формах: счетах, накладных, актах. Заполняйте его так, как позиция должна выглядеть для контрагента, — с характеристиками, ГОСТом или артикулом, если это принято в ваших документах.

Поле Артикул необязательно, но полезно для поиска и сверки с каталогами поставщиков. Единица измерения выбирается из классификатора (шт, кг, м и т.д.) — от неё зависит, в каких единицах ведется количественный учет. Изменить единицу после того, как по позиции прошли документы, нежелательно: остатки пересчитаны не будут.

Реквизит Ставка НДС подставляется в документы по умолчанию. Если организация на УСН без НДС или на общем режиме с освобождением, установите «Без НДС», чтобы не исправлять каждый документ вручную. Для позиций с разными ставками (например, 10% и 20%) создавайте отдельные карточки или корректируйте ставку в документе.

Вид номенклатуры: зачем он нужен и как его настроить

Вид номенклатуры — ключевой реквизит, определяющий счета учета по умолчанию. В типовой поставке уже есть виды «Товары», «Материалы», «Услуги», «Готовая продукция» и другие. Каждому виду сопоставлен набор счетов: счет запасов (10, 41, 43), счет НДС по приобретениям, счет доходов и расходов от реализации.

Настройка выполняется из формы списка номенклатуры по ссылке Виды номенклатуры или через карточку позиции. Откройте нужный вид и проверьте счета: например, для вида «Товары» счет запасов — 41.01, счет НДС — 19.03. Если ваш план счетов или учетная политика требуют иного, создайте свой вид номенклатуры со своими счетами.

Если конкретная позиция должна учитываться нестандартно (например, отдельный материал на счете 10.01, тогда как вся группа — на 10.06), откройте в карточке ссылку Счета учета и задайте счета индивидуально. Это избавит от ручной правки проводок в каждом документе.

Услуги, товары и продукция: особенности разных типов

Для услуг выбирайте соответствующий вид номенклатуры — тогда программа не будет требовать склад и количество в документах реализации, а счет запасов не используется. Единица измерения для услуг обычно «усл. ед.» или «час», но формально можно оставить и «шт».

Для товаров и материалов важен признак складского учета. Если в учетной политике включен складской учет, в документах поступления потребуется указать склад, а остатки будут формироваться в разрезе складов. Убедитесь, что справочник «Склады» заполнен до начала ввода документов.

Для готовой продукции выберите вид с счетом 43 и проверьте настройку счета затрат (20.01) в документах выпуска. Если производство не ведется, этот вид можно не использовать вовсе.

Сравнение вариантов

Вид «Товары»

Для позиций, купленных для перепродажи. Учет на 41 счете, обязателен склад при включенном складском учете.

Вид «Материалы»

Для сырья и материалов, расходуемых в деятельности. Учет на 10 счете, списание через требование-накладную.

Вид «Услуги»

Для работ и услуг без складского учета. Не требует склада и счета запасов, подходит для актов.

Вид «Готовая продукция»

Для продукции собственного производства. Учет на 43 счете, используется с документами выпуска.

Загрузка номенклатуры из файла

Если нужно создать десятки или сотни позиций, используйте встроенную обработку загрузки: в списке номенклатуры нажмите Ещё → Загрузить данные из файла (в некоторых версиях — «Загрузить номенклатуру из файла»). Поддерживаются файлы Excel (xlsx, xls), CSV и таблицы, скопированные в буфер обмена.

Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС, цена. На шаге сопоставления укажите, какая колонка какому реквизиту соответствует. Программа покажет предварительный результат и предупредит о дублях — по умолчанию поиск дублей идет по наименованию.

После загрузки выборочно откройте несколько карточек и проверьте вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС — именно эти поля чаще всего сопоставляются неверно, если названия колонок в файле не совпали с ожидаемыми.

Проверка результата и типичные ошибки

Самый надежный способ проверки — создать черновик документа «Поступление (акты, накладные)», добавить новую позицию и посмотреть, какие счета учета подставились в табличную часть (колонки «Счет учета», «Счет НДС»). Затем сделайте то же в документе «Реализация» и проверьте счет доходов и ставку НДС. Документы проводить не обязательно — после проверки их можно пометить на удаление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Счет учета в документе поступления

Норма

Подставился ожидаемый счет (10, 41, 43) без ручной правки

Тревожный признак

Счет пустой или не тот — проверьте вид номенклатуры

Ставка НДС в документе

Норма

Ставка соответствует карточке и учетной политике

Тревожный признак

Подставляется другая ставка — исправьте реквизит в карточке

Печатная форма счета или накладной

Норма

Полное наименование выводится корректно и читаемо

Тревожный признак

Выводится сокращенное или пустое наименование

Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»

Норма

Остатки по счету запасов формируются в разрезе позиций

Тревожный признак

Остатки «висят» на неправильном счете

Если ошибка обнаружена до ввода документов, просто исправьте карточку. Если документы уже проведены, после исправления карточки перепроведите затронутые документы или воспользуйтесь групповым перепроведением (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое перепроведение документов), чтобы счета в проводках обновились.

Удобно завести внутреннее правило именования позиций: например, «Товар, бренд, характеристика, единица». Единый шаблон снижает количество дублей, потому что поиск по части наименования начинает находить существующие карточки до того, как пользователь создаст новую.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить номенклатуру, по которой уже есть документы?

Физически удалить позицию, на которую ссылаются документы, нельзя — программа заблокирует удаление для сохранения целостности данных. Можно пометить позицию на удаление: она перестанет предлагаться при подборе, но останется в старых документах. Полное удаление возможно только после удаления всех ссылающихся объектов, что на практике обычно не требуется.

Как изменить вид номенклатуры сразу у нескольких позиций?

Выделите нужные позиции в списке (с Ctrl или Shift), нажмите «Ещё → Изменить выделенные» и в обработке группового изменения укажите новое значение вида номенклатуры. После изменения перепроверьте счета учета в документах — в уже проведенных документах счета не обновятся автоматически.

Почему в документе не подставляется ставка НДС из карточки?

Проверьте три вещи: заполнена ли ставка в карточке позиции, какая система налогообложения указана в учетной политике организации и какая дата у документа. Если организация применяет УСН без НДС, программа может подставлять «Без НДС» независимо от карточки.

Нужно ли создавать отдельную позицию для каждой услуги?

Нет. Для разовых услуг допустимо использовать одну обобщенную позицию, например «Услуги по договору», уточняя содержание в поле «Содержание» документа. Но если услуга регулярная и по ней нужна аналитика в отчетах, лучше завести отдельную карточку.

Как скопировать номенклатуру, чтобы не заполнять карточку заново?

Выделите позицию в списке и нажмите F9 или «Ещё → Скопировать». Откроется карточка с теми же реквизитами — измените наименование и отличающиеся поля, затем запишите. Это самый быстрый способ завести однотипные позиции с одинаковым видом номенклатуры и ставкой НДС.

Что делать, если одна позиция должна учитываться на разных счетах в разных документах?

Счета учета можно изменить вручную прямо в табличной части конкретного документа — это не затронет настройки карточки. Если ситуация регулярная, рассмотрите создание двух карточек с разными видами номенклатуры, чтобы не править документы вручную каждый раз.