Как создать номенклатуру в 1С: практическое руководство

Номенклатура в 1С — это центральный справочник, в котором хранятся товары, материалы, услуги и работы компании. От того, насколько грамотно заполнена карточка номенклатуры, зависят корректность документов закупки и продажи, складской учёт, расчёт себестоимости и формирование отчётов. Ошибка на этом этапе потом «размножается» по всей базе.

Порядок создания карточки почти одинаков в конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP» и «Бухгалтерия», отличается лишь набор реквизитов. Ниже разобран универсальный порядок действий, ключевые настройки и типичные ошибки, которые приводят к задвоению позиций и проблемам в учёте.

Что нужно подготовить перед созданием карточки

Прежде чем нажимать кнопку «Создать», убедитесь, что в базе настроены базовые справочники, на которые ссылается номенклатура. Минимальный набор: виды номенклатуры, единицы измерения, группы (папки) справочника, ставки НДС и, при необходимости, статьи затрат или счета учёта. Если этих элементов нет, карточку создать получится, но документы с ней будут проводиться с ошибками или неполными данными.

Определите структуру папок заранее. Раскладывать позиции по смысловым группам («Материалы», «Готовая продукция», «Услуги») удобнее, чем потом переносить сотни карточек. Продумайте и единый стандарт наименований: например, «Товар, бренд, артикул, фасовка». Это резко снижает количество дублей, когда справочник заполняют несколько сотрудников.

Создание карточки номенклатуры: пошаговый порядок

Откройте справочник через меню «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в «Бухгалтерии» — раздел «Справочники» → «Номенклатура»). Нажмите кнопку «Создать». Если в базе заведено несколько видов номенклатуры, программа предложит выбрать нужный — от этого зависит форма карточки.

Заполните обязательные поля: наименование (краткое, для работы) и полное наименование (выводится в печатных формах и документах для контрагентов). Укажите единицу хранения остатков — именно в ней будет вестись складской учёт. Затем задайте ставку НДС, артикул, производителя и другие реквизиты по необходимости. После заполнения нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры (товар, услуга, материал, работа)
3. 3
   Заполните наименование и полное наименование по принятому стандарту
4. 4
   Укажите единицу измерения, ставку НДС, артикул и группу справочника
5. 5
   Запишите карточку и проверьте, что она появилась в нужной папке
6. 6
   Установите цену документом «Установка цен номенклатуры» или через прайс

Виды номенклатуры и типы учёта

Вид номенклатуры — это шаблон, который задаёт поведение карточки. Для вида «Товары» включается складской учёт и характеристики, для вида «Услуги» складские реквизиты скрываются, поскольку услуга не хранится на складе. В «Бухгалтерии» аналогичную роль играет выбор типа номенклатуры и счётов учёта.

Если ассортимент разнородный, создайте несколько видов: «Товары на складе», «Материалы», «Услуги собственные», «Работы подрядчиков». Это упростит аналитику и позволит настроить разные правила: например, обязательность характеристик для одежды и их отсутствие для крепежа.

Сравнение вариантов

Товар (материал)

Учитывается на складе, участвует в расчёте себестоимости, требует единицы хранения. Подходит для всего, что физически хранится.

Услуга

Не хранится на складе, не имеет остатков. Подходит для реализации услуг; для учёта затрат на услуги сторонних организаций используют отдельные механизмы.

Работа

Похожа на услугу, но может иметь норму времени и использоваться в производственных операциях и сметах.

Единицы измерения, упаковки и характеристики

Единица хранения остатков выбирается один раз и менять её после появления движений по складу крайне нежелательно — это ломает отчёты по остаткам. Если товар продаётся и в штуках, и в коробках, основную единицу оставьте той, в которой ведётся учёт (обычно штуки), а коробки заведите как упаковки с коэффициентом пересчёта.

Характеристики нужны, когда один товар существует в вариациях: размер, цвет, объём. Включите в виде номенклатуры использование характеристик, после чего в карточке появится возможность завести список вариантов. Учёт остатков, цен и штрихкодов в этом случае ведётся по каждой характеристике отдельно, а карточка номенклатуры остаётся одной.

Установка цен и штрихкодов

Сама карточка номенклатуры в типовых конфигурациях не хранит цену — цены задаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (в «Бухгалтерии» — аналогичный документ либо цены в карточке, в зависимости от версии). Создайте документ, укажите тип цен (закупочная, оптовая, розничная), добавьте позиции и проведите. С этого момента цена будет подставляться в документы продажи автоматически.

Штрихкоды вводятся в карточке на соответствующей вкладке. Один штрихкод — одна позиция (и одна характеристика, если они используются). Программа контролирует уникальность: при попытке присвоить уже занятый штрихкод выдаст предупреждение. Если сканер не находит товар, первым делом проверьте, заведён ли штрихкод и к той ли характеристике он привязан.

Удобно завести отдельный тип цен «Приходная» и фиксировать в нём последнюю цену закупки. Тогда при создании новой карточки по аналогии с существующей можно сразу ориентироваться на закупочную стоимость и корректно рассчитать наценку для розничной цены.

Массовое создание и загрузка номенклатуры

Если позиций десятки или сотни, вручную их заводить нерационально. В «Управлении торговлей» и «ERP» есть обработка загрузки данных из табличного документа (Excel): готовите файл с колонками «Наименование», «Артикул», «Единица», «Цена», сопоставляете колонки реквизитам и загружаете. Перед загрузкой сделайте копию базы или сначала выполните тестовую загрузку небольшого фрагмента.

Альтернатива — копирование существующих карточек для однотипных товаров: откройте похожую позицию, используйте команду «Скопировать» и измените отличающиеся реквизиты. Это снижает риск ошибок в настройках вида номенклатуры и единиц измерения.

Проверка результата и контроль дублей

После создания карточки проверьте её в работе: сформируйте тестовый документ «Реализация товаров и услуг» или «Приобретение товаров и услуг», подберите позицию и убедитесь, что подставляются единица измерения, ставка НДС и цена. Затем откройте отчёт по складским остаткам и убедитесь, что движения отражаются корректно.

Для поиска дублей используйте встроенную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит похожие элементы по наименованию и реквизитам и позволяет объединить их с заменой во всех документах. Регулярный запуск этой обработки — обязательная практика, если справочник ведут несколько человек.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка в документ

Норма

При выборе позиции автоматически заполняются единица, НДС и цена

Тревожный признак

Поля пустые или цена равна нулю — не установлены цены или не заполнены реквизиты

Остатки на складе

Норма

После прихода позиция видна в отчёте по остаткам в правильной единице

Тревожный признак

Остатки не появляются или задвоены — неверный вид номенклатуры или дубль карточки

Печатные формы

Норма

В счетах и накладных выводится полное корректное наименование

Тревожный признак

Выводится сокращённое или техническое название — не заполнено полное наименование

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить карточку номенклатуры, которая уже использовалась в документах?

Физически удалить — нет, иначе нарушится целостность данных. Такую карточку можно пометить на удаление (она перестанет мешать в подборе) или исключить из использования через механизм закрытия/архивации, если он есть в конфигурации. Полное удаление помеченных объектов выполняется обработкой «Удаление помеченных объектов» и пройдёт только при отсутствии ссылок.

Чем номенклатура отличается от характеристики номенклатуры?

Номенклатура — это сам товар или услуга, а характеристика — вариация одного товара: размер, цвет, объём. Если вариаций много, заводите одну карточку с характеристиками вместо десятков отдельных позиций — так проще вести учёт и анализировать продажи по товару в целом.

Почему цена не подставляется в документ продажи?

Наиболее частые причины: цена не установлена документом «Установка цен номенклатуры», в документе продажи выбран другой тип цен, либо дата документа раньше даты установки цены. Проверьте также, что цена задана именно для той характеристики, которая выбрана в документе.

Как создать номенклатуру в 1С:Бухгалтерии, если там нет видов номенклатуры?

В «Бухгалтерии» вместо видов используются группы справочника и счета учёта. Создайте карточку через «Справочники» → «Номенклатура», укажите тип (товар, услуга, материал) и убедитесь, что в регистре счетов учёта номенклатуры заданы правильные счета — от них зависят проводки документов.

Нужно ли заводить отдельную карточку для товара разных поставщиков?

Нет, если это один и тот же товар. Поставщики и их артикулы фиксируются в регистре номенклатуры поставщиков, а карточка остаётся одной — иначе остатки и продажи дробятся, и аналитика ломается. Отдельные карточки оправданы только для реально разных товаров.