Как создать контрагента в 1С Розница

Контрагент в 1С Розница — это покупатель, поставщик или иная организация (либо физическое лицо), с которой магазин ведёт расчёты и оформляет документы. Без корректно заполненной карточки контрагента невозможно провести поступление товаров, оформить возврат поставщику, выписать счёт или сформировать акт сверки.

Справочник контрагентов в Рознице устроен проще, чем в «Управлении торговлей» или «Комплексной автоматизации»: часть реквизитов скрыта, а акцент сделан на быстром вводе данных в режиме кассира и в режиме администратора магазина. Тем не менее ошибки при создании карточки — дубли, неверный ИНН, отсутствие договора — приводят к проблемам при обмене с бухгалтерией и при выгрузке документов.

Ниже разобран полный порядок создания контрагента: от открытия справочника до проверки результата, а также типичные ошибки и ответы на частые вопросы.

Где находится справочник контрагентов

В типовой конфигурации 1С Розница справочник доступен сразу из нескольких разделов: «Закупки» → «Контрагенты» и «Продажи» → «Контрагенты». Это один и тот же справочник — вне зависимости от того, откуда вы его открыли, карточки создаются в общем списке.

Если у пользователя права кассира, доступ к справочнику может быть ограничен настройками ролей. В этом случае создание контрагента выполняет старший кассир, товаровед или администратор магазина. Проверить доступ можно, открыв раздел «Закупки»: если пункта «Контрагенты» нет, обратитесь к администратору для настройки прав.

Создание контрагента вручную

Ручной ввод подходит, когда под рукой нет доступа к интернет-сервисам заполнения по ИНН или когда контрагент — физическое лицо без ИНН.

1. 1
   Откройте раздел «Закупки» → «Контрагенты» и нажмите кнопку «Создать».
2. 2
   Выберите вид контрагента: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо.
3. 3
   Заполните наименование — для юрлиц укажите полное наименование из учредительных документов.
4. 4
   Введите ИНН и КПП (для юридических лиц), проверьте количество знаков: 10 цифр ИНН у организации, 12 — у ИП и физлица.
5. 5
   Заполните поля «Группа» и «Поставщик/Покупатель», если нужно сразу отнести карточку к категории.
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что карточка появилась в списке.

Поле «Наименование» — это краткое имя, которое будет отображаться в списках и документах. Поле «Полное наименование» используется в печатных формах: счетах, накладных, актах. Заполняйте его по данным выписки ЕГРЮЛ или договора — сокращения и произвольные формулировки приведут к расхождениям в документах.

После записи базовой карточки не забудьте открыть вкладки с адресами и контактами. Юридический адрес нужен для печатных форм и для обмена с бухгалтерией, фактический адрес — для доставки. Контактные лица и телефоны заполняются по желанию, но упрощают работу менеджеров.

Автоматическое заполнение по ИНН

Если в программе подключён сервис «1С:Контрагент» или работает стандартное заполнение по данным ФНС, карточку можно заполнить автоматически. Для этого в новой карточке введите ИНН и нажмите кнопку «Заполнить» (или ссылку «Заполнить по ИНН» — вид зависит от версии конфигурации).

Программа подтянет наименование, КПП, юридический адрес и данные о руководителе из официального реестра. Это снижает риск опечаток и позволяет сразу увидеть, действующая ли организация: если контрагент ликвидирован или находится в стадии реорганизации, сервис покажет предупреждение.

Автозаполнение не освобождает от проверки: сверьте подставленный адрес с данными договора, особенно если у организации несколько адресов или недавно была смена юридического адреса. Данные в реестре обновляются с задержкой.

Банковские счета и договоры

Для безналичных расчётов в карточке контрагента нужно указать банковский счёт. Откройте карточку, перейдите по ссылке «Банковские счета» и создайте новый элемент: укажите БИК банка (наименование банка и корсчёт подставятся автоматически) и номер расчётного счёта. Счёт, отмеченный как основной, будет подставляться в документы оплаты и счета покупателям.

Договоры с контрагентами в Рознице ведутся в упрощённом виде. В карточке контрагента на вкладке «Договоры» можно создать договор с указанием номера, даты и валюты. Если договор один, программа подставит его в документы автоматически. Если договоров несколько — например, отдельный договор поставки и договор на возвратную тару — выбирайте нужный в каждом документе вручную.

Проверяйте БИК по официальному справочнику Банка России, если автоподстановка не сработала. Устаревший БИК — частая причина возврата платежей при выгрузке в клиент-банк, особенно после слияний и переименований банков.

Создание контрагента из документа

Часто потребность в новой карточке возникает в момент оформления документа — например, при вводе поступления товаров от нового поставщика. В этом случае не нужно закрывать документ: в поле «Контрагент» нажмите кнопку выбора, затем «Создать» в открывшемся списке, заполните карточку и запишите её. Новый контрагент сразу подставится в документ.

Этот способ удобен, но провоцирует дубли: пользователь в спешке создаёт карточку, не проверив, есть ли контрагент в базе. Перед созданием введите ИНН или часть наименования в строку поиска списка — программа покажет существующие карточки.

Проверка результата и поиск дублей

После создания карточки убедитесь, что контрагент корректно работает в документах. Создайте тестовый документ (например, «Поступление товаров» в копии базы или черновик), выберите контрагента и проверьте, что подставились договор, банковский счёт и печатная форма содержит правильные реквизиты.

Для борьбы с дублями периодически проверяйте справочник: отсортируйте список по ИНН — одинаковые значения сразу покажут повторные карточки. Объединение дублей выполняется через типовую обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования (в полных правах). Перед объединением убедитесь, что у карточек нет разных договоров и счетов, которые нужно сохранить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка в списке

Норма

Контрагент отображается один раз, ИНН заполнен без пробелов и лишних символов

Тревожный признак

Несколько карточек с похожим наименованием или пустой ИНН

Подстановка в документ

Норма

При выборе контрагента автоматически подставляются договор и счёт

Тревожный признак

Поля договора и счёта пустые, приходится выбирать вручную каждый раз

Печатная форма

Норма

В счёте или накладной выводятся полное наименование, адрес и банковские реквизиты

Тревожный признак

Реквизиты отсутствуют или содержат сокращённое наименование

Особенности обмена с бухгалтерией

Если Розница обменивается данными с 1С:Бухгалтерией, карточки контрагентов синхронизируются между программами. Ключевое поле сопоставления — ИНН вместе с КПП. Поэтому создавать контрагентов с пустым ИНН в такой связке не стоит: при обмене появятся дубли, которые придётся разбирать вручную в обеих программах.

Рекомендуемый порядок: новых контрагентов заводите в той программе, где они впервые появляются по документам (поставщики — обычно в Рознице), и проверяйте результат после очередного обмена. Если в бухгалтерии карточка создалась с другим наименованием, исправьте её там до проведения документов.

Частые вопросы

Можно ли создать контрагента без ИНН?

Технически да — программа позволяет записать карточку с пустым ИНН, например для физического лица или иностранной организации. Но для российских юрлиц и ИП ИНН обязателен на практике: без него не сработает автозаполнение, проверка контрагента и корректный обмен с бухгалтерией.

Чем контрагент отличается от физического лица в Рознице?

Справочник «Физические лица» используется для сотрудников и розничных покупателей дисконтных программ. «Контрагенты» — для сторон по хозяйственным договорам: поставщиков, оптовых покупателей, арендодателей. Физлицо-покупатель может быть заведено и как контрагент, если с ним оформляются документы продажи.

Как исправить ошибку в реквизитах, если по контрагенту уже есть документы?

Карточку можно редактировать в любой момент — документы хранят ссылку на контрагента, и исправленные реквизиты подтянутся при перепечатке форм. Исключение — уже отправленные документы ЭДО и выгруженные в бухгалтерию данные: их нужно корректировать отдельно.

Почему кнопка «Заполнить по ИНН» не работает?

Чаще всего причина в отсутствии интернет-подключения на рабочем месте или в том, что не подключён сервис 1С:Контрагент / не настроен интернет-доступ в параметрах программы. Проверьте настройки в разделе администрирования или заполните карточку вручную.

Как удалить ошибочно созданного контрагента?

Если по карточке нет документов, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе администрирования. Если документы есть, карточку удалить нельзя — используйте обработку поиска и объединения дублей, чтобы перенести документы на правильную карточку.

Нужно ли заводить отдельную карточку для каждого магазина сети-покупателя?

Если у сети одно юридическое лицо, создаётся одна карточка контрагента, а разные адреса доставки указываются в контактной информации или в самих документах. Отдельные карточки нужны только для разных юридических лиц с разными ИНН.