Справочники и Данные · 11 мин
Как создать контрагента в 1С:ERP
Пошаговая инструкция по созданию контрагента в 1С:ERP: заполнение ИНН, КПП, банковских счетов, договоров, проверка дублей и типичные ошибки при вводе.
Контрагент в 1С:ERP — это одна из базовых карточек системы: без неё нельзя оформить заказ поставщику, реализацию, поступление товаров или платёжное поручение. Ошибки при создании контрагента (дубли, неверный ИНН, неправильно выбранный тип) потом «расползаются» по всем документам и регистрам, поэтому карточку важно завести правильно с первого раза.
В 1С:ERP справочник контрагентов устроен двухуровнево: есть «Партнёр» — участник хозяйственных отношений, и «Контрагент» — юридическое или физическое лицо, от имени которого подписываются документы. На одного партнёра может быть заведено несколько контрагентов (например, холдинг с несколькими юрлицами). Это разделение часто сбивает новичков, поэтому разберём оба уровня.
Ниже — рабочий порядок создания контрагента в типовой конфигурации 1С:ERP (редакция 2.x) в интерфейсе «Такси»: от поиска дублей до проверки результата в документах. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от настроек функциональности и ролей пользователя.
Где находится справочник контрагентов
В типовом интерфейсе 1С:ERP справочник доступен по пути: раздел «НСИ и администрирование» → «См. также» → «Контрагенты». Если используется классическая панель разделов, справочник также можно найти через «НСИ и администрирование → НСИ → Контрагенты» или через полнотекстовый поиск по Alt+F — достаточно набрать «контрагенты».
Рядом обычно находится справочник «Партнёры». Если в карточке документа поле называется «Партнёр», а отдельного поля «Контрагент» нет, значит, контрагент подставится автоматически из карточки партнёра. Если в вашей базе разделение партнёров и контрагентов отключено в настройках НСИ, то работа ведётся только с контрагентами — это упрощённый режим, который часто включают в небольших компаниях.
Проверка на дубли перед созданием
Прежде чем заводить новую карточку, убедитесь, что контрагент ещё не введён в базу. Дубли — главная причина расхождений во взаиморасчётах: часть документов оформляется на одну карточку, часть на другую, и акты сверки перестают сходиться.
Откройте список контрагентов и выполните поиск по ИНН — это самый надёжный критерий, так как названия у разных пользователей пишут по-разному (ООО «Ромашка», Ромашка ООО, ООО РОМАШКА). Если ИНН неизвестен, ищите по фрагменту наименования через поле поиска в списке справочника.
В типовой конфигурации при вводе ИНН программа сама проверяет наличие совпадений и выдаёт предупреждение, если такой контрагент уже есть. Не игнорируйте это сообщение: если карточка существует, но «забыта», лучше использовать её, а актуальные реквизиты (адрес, счёт) обновить в ней.
Пошаговое создание контрагента
Откройте справочник «Контрагенты» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма новой карточки. Порядок заполнения следующий.
- 1Нажмите «Создать» в справочнике «Контрагенты»
- 2Выберите тип: юридическое лицо, ИП или физическое лицо
- 3Укажите страну регистрации и введите ИНН (для РФ — 10 или 12 цифр)
- 4Для юрлица заполните КПП, при необходимости ОГРН
- 5Заполните полное и сокращённое наименование
- 6Укажите юридический и фактический адрес, телефон, e-mail
- 7Добавьте банковский счёт: БИК, номер счёта, банк
- 8Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе
Выбор типа контрагента
В поле вида контрагента выберите: «Юридическое лицо», «Индивидуальный предприниматель» или «Физическое лицо». От этого зависят обязательные поля: для юрлица требуется КПП, для ИП КПП не заполняется, а ИНН состоит из 12 цифр. Неверно выбранный тип приведёт к ошибкам в печатных формах и в отчётности, поэтому сверяйтесь с выпиской из ЕГРЮЛ/ЕГРИП или договором.
Заполнение наименования
Поле «Сокращённое наименование» используется в списках и отчётах, «Полное наименование» — в печатных формах договоров, счетов и актов. Полное наименование переносите из учредительных документов посимвольно, включая кавычки и организационно-правовую форму: именно оно попадёт в официальные документы.
Заполнение ИНН, КПП и адресов
ИНН — ключевой реквизит: по нему работает контроль дублей и автозаполнение. Во многих конфигурациях доступен сервис автоматического заполнения реквизитов по ИНН (кнопка «Заполнить» рядом с полем ИНН): программа подтянет наименование, КПП и адрес из открытых источников. Сервис работает при подключённом интернет-доступе и действующей подписке ИТС — если кнопки нет или она неактивна, заполняйте реквизиты вручную по выписке из реестра.
КПП заполняется только для организаций и состоит из 9 цифр. Если контрагент имеет несколько КПП (обособленные подразделения), в основной карточке указывают КПП головной организации, а отдельные подразделения при необходимости заводят как отдельных контрагентов или уточняют КПП в договорах и документах.
Адреса вводите через адресный классификатор (поле открывает форму по структуре: регион, город, улица). Юридический адрес важен для печатных форм и проверки контрагентов, фактический — для логистики и доставки. Если адреса совпадают, скопируйте значение соответствующей кнопкой, чтобы не вводить дважды.
Банковские счета и контактная информация
Банковский счёт добавляется на вкладке или по ссылке «Банковские счета» в карточке контрагента. Нажмите «Создать», введите БИК банка — наименование банка и корреспондентский счёт подставятся автоматически, если классификатор банков актуален. Затем введите номер расчётного счёта (20 цифр) и при необходимости отметьте счёт как основной.
Проверьте связку БИК — номер счёта: первые разряды номера счёта должны соответствовать типу счёта (например, расчётные счета организаций начинаются с 40702). Программа при вводе выполняет контрольный разряд и предупреждает о несоответствии, но окончательную сверку делайте по платёжному поручению или реквизитам из договора — ошибка в одной цифре отправит платёж «в никуда».
Контактная информация (телефон, e-mail, контактные лица) не обязательна, но упрощает работу менеджеров и используется при отправке документов из 1С. Контактных лиц заводите отдельными элементами — они подставляются в поле «Контактное лицо» печатных форм.
Договоры и связь с партнёром
Для ведения расчётов по договорам в карточке контрагента (или партнёра, в зависимости от настроек учёта) создайте элемент справочника «Договоры»: укажите номер, дату, тип договора (с поставщиком, с покупателем), валюту и организацию вашей компании. Без договора часть документов не проведётся, если в настройках включён обязательный учёт по договорам.
Если в вашей базе используется раздельный учёт партнёров и контрагентов, проверьте поле «Партнёр» в карточке контрагента. При создании контрагента из списка партнёров связь устанавливается автоматически; при создании напрямую программа может предложить создать нового партнёра одновременно с контрагентом. Для второго юрлица того же холдинга выберите уже существующего партнёра из списка, не создавая нового.
Откуда создавать контрагента
Подходит, когда разделение партнёров и контрагентов отключено или партнёр уже существует
Удобно при полной схеме НСИ: сначала партнёр, затем к нему привязываются контрагенты и договоры
Быстрый ввод «на лету» при оформлении заказа; риск — менеджер вводит минимум данных и создаёт неполную карточку или дубль
Проверка результата и типичные ошибки
После записи карточки убедитесь, что контрагент реально работает в документах. Создайте тестовый документ (например, «Заказ поставщику» или «Реализацию»), выберите контрагента и проверьте, что подставились договор, банковский счёт и адрес. Документ можно не проводить — достаточно убедиться в корректном заполнении полей и отсутствии сообщений об ошибках.
Как проверить карточку контрагента
ИНН 10 цифр + КПП 9 цифр для юрлица; для ИП — ИНН 12 цифр без КПП
Программа подсвечивает ошибку контрольного разряда или поле пустое
БИК найден в классификаторе, счёт 20 цифр, проверка ключа пройдена
Предупреждение о неверном номере счёта или банк не определён
Договор и счёт заполняются автоматически при выборе контрагента
Поля договора пустые, документ не проводится
Поиск по ИНН находит ровно одну карточку
Несколько элементов с одинаковым ИНН
Что важно запомнить
Сначала проверьте справочник по ИНН, затем создавайте карточку: тип, ИНН/КПП, точное наименование из ЕГРЮЛ, адрес, банковский счёт и договор. Завершайте работу тестовым документом — это быстрее, чем исправлять дубли и неверные реквизиты в проведённых операциях.
Частые вопросы
Что делать, если кнопка автозаполнения по ИНН не работает?
Автозаполнение требует доступа к интернет-сервисам 1С и действующей подписки. Проверьте настройки интернет-поддержки в разделе администрирования. Если сервис недоступен, заполните реквизиты вручную по свежей выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — это займёт несколько минут и не влияет на дальнейшую работу карточки.
Как завести иностранного контрагента без ИНН?
В поле страны регистрации выберите нужную страну вместо России — тогда поля ИНН и КПП перестанут быть обязательными, а вместо ИНН можно указать регистрационный номер в стране регистрации. Наименование и адрес вводите по данным контракта.
Можно ли удалить ошибочно созданного контрагента?
Если по карточке нет ни одного документа — да, через пометку на удаление и последующее удаление помеченных объектов. Если документы есть, элемент удалить нельзя: используйте штатную обработку поиска и удаления дублей, которая заменит ссылки на правильную карточку во всех объектах.
Почему в документе не подставляется договор?
Чаще всего договор не создан, не проведена его запись для нужной организации или тип договора не соответствует документу (например, договор «с поставщиком» в документе реализации). Откройте список договоров контрагента и проверьте организацию, тип и валюту договора.
Нужно ли создавать отдельного контрагента для обособленного подразделения?
Если подразделение не является отдельным юрлицом, но отгрузка и оплата идут с учётом его КПП, в типовой практике заводят отдельного контрагента с тем же ИНН и своим КПП, привязывая его к тому же партнёру. Это позволяет корректно формировать счета-фактуры и вести раздельные расчёты.
Как массово загрузить контрагентов из Excel?
В 1С:ERP есть встроенная обработка загрузки данных из табличного документа (раздел с функциями технического специалиста или «Загрузка данных из файла» в списке справочника). Перед загрузкой подготовьте файл с колонками наименование, ИНН, КПП и обязательно выполните тестовую загрузку нескольких строк с проверкой на дубли.