Как создать категории в 1С УНФ

Категории в 1С:Управление нашей фирмой — это способ сгруппировать номенклатуру, контрагентов и контактные лица без создания жёсткой иерархии папок. В отличие от групп справочника, один товар или один клиент может входить сразу в несколько категорий, что удобно для сегментации, отборов в отчётах и настройки скидок.

Механизм категорий в УНФ работает через служебный справочник «Категории», доступный для разных объектов учёта. Категории номенклатуры используются для отбора товаров в документах и прайс-листах, категории контрагентов — для сегментации клиентской базы и рассылок, категории контактных лиц — для работы с лидами и CRM-задачами.

Ниже разобрано, где включается этот механизм, как создать категории для разных объектов, как массово присвоить их элементам и какие ошибки чаще всего мешают корректной работе.

Что такое категории в УНФ и чем они отличаются от групп

Группы справочника образуют дерево: элемент может находиться только в одной группе. Категории работают иначе — это «метки», которые присваиваются элементу независимо от его места в иерархии. Например, товар «Кофе зерновой» может лежать в группе «Продукты», но при этом входить в категории «Хиты продаж», «Акционные товары» и «Товары для кофеен».

Такой подход удобен, когда одной иерархии недостаточно: менеджеры фильтруют номенклатуру по категориям в подборах, маркетолог формирует сегменты клиентов для рассылок, а руководитель строит отчёты по продажам в разрезе категорий. При этом структура основного справочника остаётся чистой и не раздувается лишними папками.

Категории доступны для трёх типов объектов: номенклатура, контрагенты и контактные лица. Для каждого типа ведётся свой набор категорий, и они не пересекаются между собой.

Включение механизма категорий в настройках

По умолчанию в некоторых настройках УНФ работа с категориями может быть скрыта. Чтобы проверить и включить механизм, откройте раздел «Настройки» и перейдите по ссылке «Ещё больше возможностей». В зависимости от того, для каких объектов нужны категории, откройте вкладку «CRM» (для контрагентов и контактных лиц) или раздел, связанный с номенклатурой и закупками.

Установите флажок «Категории контрагентов», «Категории контактных лиц» или «Категории номенклатуры» в соответствующем блоке. После включения в карточках элементов и в списках появится поле «Категории», а в разделе «Настройки» станет доступен одноимённый справочник для централизованного ведения списка.

Если флажок не отображается, проверьте права пользователя: изменение функциональности доступно пользователю с правами администратора или с ролью «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации».

1. 1
   Откройте «Настройки» → «Ещё больше возможностей»
2. 2
   Перейдите на вкладку «CRM» или «Закупки и склады»
3. 3
   Установите флажки для нужных типов категорий
4. 4
   Проверьте, что в карточке номенклатуры или контрагента появилось поле «Категории»

Как создать категорию номенклатуры

Самый быстрый способ — создать категорию прямо из карточки товара. Откройте раздел «Закупки» → «Номенклатура», выберите или создайте элемент и найдите поле «Категории». Нажмите кнопку выбора, в открывшемся списке нажмите «Создать», введите наименование категории и сохраните. Новая категория сразу будет присвоена текущему товару.

Второй способ — централизованное ведение через справочник «Категории». Он доступен из раздела «Настройки» (подраздел «Нормативно-справочная информация») либо из карточки номенклатуры по кнопке перехода к списку категорий. Здесь удобно завести сразу весь список категорий, прежде чем размечать товары.

Присвоить категорию нескольким товарам сразу можно через обработку группового изменения реквизитов: выделите нужные позиции в списке номенклатуры, вызовите команду «Изменить выделенные» (в ряде версий — «Ещё» → «Изменить») и установите нужную категорию для всех выбранных элементов. Это заметно быстрее, чем открывать каждую карточку отдельно.

Перед массовой разметкой заведите полный список категорий заранее и согласуйте наименования с командой. Дубли вида «Хиты», «Хиты продаж» и «Хит» потом придётся разыскивать и объединять вручную.

Категории контрагентов и контактных лиц

Для клиентской базы категории включаются на вкладке «CRM» в настройках функциональности. После включения поле «Категории» появляется в карточке контрагента (раздел «Продажи» → «Контрагенты») и в карточке контактного лица. Создание выполняется аналогично: через поле в карточке или через справочник категорий.

Типовой сценарий — сегментация клиентов для маркетинга: категории «Опт», «Розница», «Партнёр», «Неактивный». В дальнейшем по этим категориям строятся отборы в отчётах, формируются сегменты для рассылок и настраиваются условия предоставления скидок через механизм сегментов.

Учтите, что категории контрагентов и категории контактных лиц — это два независимых списка. Если контактное лицо относится к контрагенту с категорией «Опт», само контактное лицо эту категорию автоматически не наследует — при необходимости её нужно присвоить отдельно.

Как использовать категории в работе

После разметки категории становятся доступны в отборах. В списке номенклатуры нажмите «Настроить список» и добавьте отбор по полю «Категории» — список покажет только товары нужной категории. Аналогичный отбор работает в подборе номенклатуры в документах продажи и закупки.

В отчётах категории доступны как поле группировки и отбора. Например, в отчёте «Продажи» можно сгруппировать выручку по категориям номенклатуры и увидеть, какие товарные сегменты дают основной оборот. Для контрагентов категории используются в отчётах по дебиторской задолженности и в CRM-аналитике.

Ещё одно применение — прайс-листы и печатные формы: при формировании прайса можно отобрать только позиции определённой категории, например сформировать отдельный прайс для акционных товаров.

Группы или категории: что выбрать

Группы справочника

Подходят для постоянной структуры учёта: складская аналитика, настройка счетов учёта, типовая иерархия товаров. Один элемент — одна группа.

Категории

Подходят для маркетинговой и аналитической разметки: акции, сегменты, сезонность. Один элемент — любое число категорий, легко менять без перестройки справочника.

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — пользователь ищет категории, но не находит поле в карточке: почти всегда причина в том, что механизм не включён в настройках функциональности. Вторая типичная ошибка — создание дублирующих категорий с похожими названиями разными пользователями, из-за чего отборы и отчёты показывают неполные данные.

Ещё одна ошибка — ожидание, что присвоение категории контрагенту автоматически распространится на его контактные лица или на связанные документы. Категория — это атрибут конкретного элемента, наследования между объектами не происходит.

Из ограничений стоит помнить: удаление категории, которая присвоена элементам, может быть заблокировано ссылочной целостностью — сначала потребуется снять категорию с элементов или воспользоваться поиском и удалением помеченных объектов. Перед массовыми изменениями рекомендуется сделать резервную копию информационной базы.

Проверка результата

После создания и присвоения категорий убедитесь, что механизм работает корректно. Откройте список номенклатуры или контрагентов, настройте отбор по созданной категории — в списке должны остаться только размеченные элементы. Затем сформируйте отчёт «Продажи» с группировкой по категориям и проверьте, что строки сгруппированы ожидаемым образом.

Если отбор не срабатывает, проверьте, что категория присвоена именно тому типу объектов, который вы фильтруете: категория контрагентов не отобразится в отборе номенклатуры. Также убедитесь, что в карточке элемента категория действительно сохранена — поле не должно быть пустым после записи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поле «Категории» в карточке элемента

Норма

Поле видно, категория выбрана и сохраняется после записи

Тревожный признак

Поля нет — механизм не включён в настройках функциональности

Отбор списка по категории

Норма

Список фильтруется, показывает только размеченные элементы

Тревожный признак

Список пуст при наличии размеченных элементов — проверьте тип категории

Отчёт с группировкой по категориям

Норма

Данные группируются по созданным категориям

Тревожный признак

Все данные попадают в пустую группу — элементы не размечены

Частые вопросы

Может ли один товар входить в несколько категорий?

Да, в этом главное отличие категорий от групп справочника. Одному элементу номенклатуры, контрагенту или контактному лицу можно присвоить любое количество категорий, и в отборах он будет находиться по каждой из них.

Почему в карточке контрагента нет поля «Категории»?

Скорее всего, механизм не включён. Откройте «Настройки» → «Ещё больше возможностей» → вкладка «CRM» и установите флажок «Категории контрагентов». Если флажка нет, проверьте, достаточно ли у вашего пользователя прав для изменения настроек функциональности.

Как присвоить категорию сразу нескольким товарам?

Выделите нужные позиции в списке номенклатуры с помощью Ctrl или Shift, затем используйте команду группового изменения реквизитов («Изменить выделенные» или «Ещё» → «Изменить») и установите категорию для всех выбранных элементов одной операцией.

Что будет, если удалить категорию, которая присвоена элементам?

Программа не даст удалить объект, на который есть ссылки. Сначала снимите категорию со всех элементов (удобно через групповое изменение), после чего удаление станет возможным. Альтернатива — пометить категорию на удаление и запустить штатную обработку удаления помеченных объектов.

Наследуются ли категории контрагента его контактными лицами?

Нет. Категории контрагентов и контактных лиц — независимые списки, и автоматического наследования между ними нет. Если контакт должен попадать в те же сегменты, присвойте ему категорию отдельно в его карточке.

Можно ли использовать категории в отчётах?

Да. В отчётах по продажам, закупкам и задолженности категории доступны как поле отбора и группировки. Например, в отчёте «Продажи» добавьте группировку «Номенклатура.Категории», чтобы увидеть выручку в разрезе товарных сегментов.