Как создать карточку в 1С: номенклатура, контрагенты и другие справочники

Карточка в 1С — это форма элемента справочника, в которой хранится вся информация об объекте: товаре, контрагенте, сотруднике, договоре, складской позиции. Именно карточки являются основой учёта: документы, отчёты и проводки ссылаются на элементы справочников, и от корректности их заполнения зависит точность всей системы.

Процесс создания карточки во всех типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:ЗУП) устроен одинаково: открываете нужный справочник, нажимаете «Создать», заполняете поля и записываете элемент. Различия касаются только набора полей и обязательных реквизитов конкретного справочника.

Ниже разобраны создание карточек номенклатуры, контрагента и сотрудника, работа с обязательными полями, копирование и групповое заполнение, а также типичные ошибки, из-за которых карточки дублируются или не отражаются в документах.

Где находятся карточки и как открыть нужный справочник

Все карточки хранятся в справочниках. В 1С:Бухгалтерии основные справочники собраны в разделе «Справочники» главного меню: там находятся «Номенклатура», «Контрагенты», «Склады», «Договоры контрагентов», «Сотрудники». В 1С:Управление торговлей номенклатура вынесена в раздел «НСИ и администрирование» или «CRM и маркетинг» в зависимости от версии, в 1С:ЗУП карточки сотрудников открываются из раздела «Кадры».

Быстрый способ попасть в нужный справочник — строка поиска в верхней части окна программы (в новых версиях — кнопка с лупой или сочетание клавиш Ctrl+F в панели навигации). Достаточно начать вводить название, например «номенкл», и программа покажет подходящие разделы.

Если раздела не видно в меню, проверьте настройки панели навигации: в типовых конфигурациях часть команд скрыта и включается через «Настройка навигации» (значок шестерёнки в разделе). Также доступ к справочнику может быть ограничен правами пользователя — в этом случае обратитесь к администратору базы.

Создание карточки номенклатуры

Откройте раздел «Справочники» → «Номенклатура» и нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме первым делом выберите вид номенклатуры — от него зависит, будет позиция товаром, услугой или работой, и какие счета учёта подставятся в документы. Ошибка в виде номенклатуры — одна из самых частых причин неверных проводок.

Заполните наименование — оно отображается в списках и документах. Поле «Полное наименование» используется в печатных формах, поэтому заполняйте его официальным названием по прайсу или договору. Укажите единицу измерения, а если ведёте учёт по характеристикам или сериям — включите соответствующие флажки до начала работы с позицией.

На вкладках карточки дополнительно заполняются: ставка НДС, артикул, производитель, вес и объём (важны для складского учёта), цены. Цены можно не вводить вручную в карточке — в торговых конфигурациях они устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры».

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры (товар, услуга, работа)
3. 3
   Заполните наименование, полное наименование, единицу измерения, ставку НДС
4. 4
   Проверьте отсутствие дублей через поиск по списку
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и убедитесь, что позиция появилась в списке

Создание карточки контрагента

Перейдите в «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать». Укажите вид контрагента: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо — от этого зависит набор полей. Введите ИНН: в типовых конфигурациях при подключённом сервисе 1С:Контрагент программа автоматически подтянет наименование, КПП, адрес и руководителя из официальных реестров.

Если автозаполнение недоступно, введите данные вручную по договору или выписке из ЕГРЮЛ. Обратите внимание на поля «Наименование» (краткое, для списков) и «Полное наименование» (для печатных форм и отчётности). Контактную информацию — адрес, телефон, email — заполняйте в соответствующей таблице, выбирая правильный вид для каждого значения.

Карточка контрагента тесно связана с договорами и банковскими счетами. Они создаются непосредственно из карточки по ссылкам «Договоры» и «Банковские счета». Без договора во многих конфигурациях документы по контрагенту не проведутся, поэтому создайте хотя бы один договор сразу после записи карточки.

Создание карточки сотрудника

В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии карточка сотрудника создаётся из раздела «Кадры» → «Сотрудники» кнопкой «Создать». Сначала выбирается физическое лицо: если человек уже есть в базе (например, работал ранее), выберите его из списка, чтобы не плодить дубли личных данных.

Заполните ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН — эти данные используются в отчётности в фонды, и ошибка в них приведёт к отказу при сдаче форм. Организация, подразделение и должность обычно указываются не в самой карточке, а в кадровом документе «Приём на работу», который создаётся из карточки сотрудника.

После записи карточки обязательно оформите приём на работу. Без кадрового документа сотрудник существует в справочнике, но не попадает в расчёт зарплаты, штатное расписание и отчёты — это выглядит как «карточка есть, а сотрудника в списках нет».

Обязательные поля, копирование и групповое создание

Обязательные реквизиты в типовых формах подчёркнуты красной линией: пока они не заполнены, записать карточку не получится. Набор таких полей может меняться настройками конфигурации, поэтому ориентируйтесь на подсказки программы при попытке записи — 1С сама укажет, какое поле не заполнено.

Если нужно создать похожую карточку, используйте копирование: выделите элемент в списке и нажмите F9 или кнопку «Скопировать» в меню «Ещё». Программа создаст новый элемент с теми же реквизитами — останется изменить наименование и отличающиеся поля. Это удобно для однотипных товаров, но проверяйте скопированные артикулы и штрихкоды: они должны быть уникальными.

Для массового заведения позиций ручной ввод не подходит. Используйте загрузку из Excel или табличного документа: в торговых конфигурациях есть встроенная обработка «Загрузка данных из табличного документа», а для бухгалтерии подходят универсальные обработки. Перед загрузкой сделайте резервную копию базы и сначала проверьте загрузку на небольшой тестовой порции строк.

Способы создания карточек

Ручное создание

Подходит для единичных позиций и полного контроля полей; медленно при большом объёме

Копирование (F9)

Удобно для похожих карточек; риск скопировать уникальные поля вроде штрихкода

Загрузка из файла

Оптимально для десятков и сотен позиций; требует подготовки файла и тестовой проверки

Проверка результата и типичные ошибки

После записи убедитесь, что карточка создана корректно: она отображается в списке справочника, находится поиском, а при создании тестового документа подставляется в нужные поля. Для номенклатуры дополнительно проверьте счета учёта в проводках тестового документа, для контрагента — наличие договора, для сотрудника — кадровый документ.

Частые ошибки при работе с карточками: создание дублей из-за разного написания наименования (с кавычками и без, с лишними пробелами), неверный вид номенклатуры, заполнение цены в карточке вместо документа установки цен, пометка на удаление «неправильной» карточки, на которую уже ссылаются документы. Последний случай особенно опасен: документы останутся с битыми ссылками или потеряют аналитику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка в списке

Норма

Элемент находится поиском и открывается без ошибок

Тревожный признак

Элемент не виден или открывается пустая форма

Подстановка в документ

Норма

Карточка выбирается в тестовом документе, поля заполняются

Тревожный признак

Элемент недоступен для выбора или документ ругается на реквизиты

Отсутствие дублей

Норма

Поиск по ИНН/наименованию даёт один элемент

Тревожный признак

Несколько похожих карточек с одинаковыми данными

Если ошибка уже допущена, не спешите удалять карточку. Сначала выясните, есть ли на неё ссылки в документах (в типовых конфигурациях — команда «Ещё» → «Показать ссылки» или поиск ссылок на объект). Карточку без ссылок можно пометить на удаление; карточку со ссылками лучше объединить с правильным дублём через штатную обработку замены значений.

Частые вопросы

Почему кнопка «Создать» неактивна или справочник не открывается?

Чаще всего причина в правах доступа: вашей роли не разрешено добавление элементов справочника. Обратитесь к администратору базы, чтобы он выдал права на изменение нужного справочника. Реже помогает обновление формы или перезапуск клиента 1С.

Можно ли изменить карточку, если по ней уже есть документы?

Да, большинство реквизитов редактируется свободно, и изменения применятся к новым документам. Осторожность нужна с полями, влияющими на учёт (вид номенклатуры, ставка НДС): старые документы не пересчитаются автоматически, и в отчётах за прошлые периоды данные останутся прежними.

Как не допустить дублей карточек контрагентов?

Всегда начинайте создание с ввода ИНН: программа покажет предупреждение, если контрагент с таким ИНН уже есть. Дополнительно используйте поиск по наименованию и периодически запускайте штатную обработку поиска и удаления дублей.

Чем карточка отличается от документа в 1С?

Карточка — это элемент справочника, постоянная информация об объекте (товар, контрагент). Документ фиксирует событие во времени (поступление, продажа, оплата) и ссылается на карточки. Справочники отвечают на вопрос «что/кто», документы — «что произошло и когда».

Как загрузить сразу много карточек из Excel?

Подготовьте файл с колонками, соответствующими реквизитам справочника, затем используйте встроенную обработку загрузки данных из табличного документа (в торговых конфигурациях она есть в разделах закупок или НСИ). Перед загрузкой в рабочую базу сделайте копию и проверьте результат на 5–10 строках.

Что делать, если случайно пометил карточку на удаление?

Откройте список с отображением помеченных элементов, выделите карточку и снимите пометку удаления (та же команда или клавиша Del). Если объект уже удалён окончательно обработкой удаления помеченных, восстановить его можно только из резервной копии базы.