Справочники и Данные · 11 мин
Как сопоставить номенклатуру в СБИС и 1С
Как сопоставить номенклатуру в СБИС и 1С: автоматическое и ручное сопоставление, работа с дублями, проверка результата, исправление ошибок и типичные проблемы.
Сопоставление номенклатуры — обязательный этап при обмене документами между 1С и СБИС (SBIS). Если карточки товаров в двух системах не связаны между собой, загруженные из СБИС накладные и счета-фактуры создадут в 1С дубли позиций либо документы вообще не проведутся. Задача сводится к тому, чтобы каждой позиции из документа поставщика или покупателя в СБИС соответствовала конкретная карточка справочника «Номенклатура» в 1С.
Механизм сопоставления работает одинаково в обе стороны: при загрузке входящих документов из СБИС в 1С и при выгрузке исходящих документов из 1С в СБИС. Отличие только в том, чьи данные считаются эталонными. Для входящих документов эталон — справочник 1С, в который подтягиваются позиции поставщика. Для исходящих — данные вашей 1С, которые нужно «привязать» к каталогу СБИС.
Ниже разобран практический порядок работы: подготовка справочников, автоматическое и ручное сопоставление, контроль результата и исправление типовых ошибок. Инструкция ориентирована на стандартный плагин СБИС для 1С и облачный сервис СБИС, но общая логика применима к любой связке через обмен электронными документами.
Подготовка справочников перед сопоставлением
Прежде чем загружать документы, приведите в порядок справочник номенклатуры в 1С. Удалите или пометьте на удаление явные дубли, заполните артикулы, коды и единицы измерения — именно по этим реквизитам СБИС ищет соответствия. Чем меньше «мусора» в справочнике, тем выше процент автоматического сопоставления и тем меньше ручной работы.
Проверьте, что в 1С корректно заполнены единицы измерения. Если в документе поставщика указаны «шт.», а в карточке 1С — «упак.», система либо не сопоставит позицию, либо создаст документ с неверным количеством. Для позиций с упаковками заранее заведите в 1С упаковки с коэффициентами пересчёта.
Убедитесь, что плагин или модуль обмена СБИС обновлён и подключён к вашей информационной базе. В настройках обмена укажите, какие реквизиты использовать для поиска соответствий: обычно доступны код, артикул, штрихкод и наименование. Порядок проверки реквизитов влияет на результат — ставьте первым тот, который заполнен наиболее полно.
Автоматическое сопоставление при загрузке документа
Когда вы загружаете входящий документ из СБИС в 1С, система автоматически пытается найти каждой позиции документа соответствие в справочнике номенклатуры. Поиск идёт по реквизитам, указанным в настройках: сначала по точному совпадению кода или артикула, затем по штрихкоду, затем по наименованию. Найденные позиции подставляются в документ сразу.
Несопоставленные позиции подсвечиваются в форме загрузки — обычно они помечены цветом или значком предупреждения. Не проводите документ, пока в нём остаются такие строки: в зависимости от настроек 1С либо откажется записывать документ, либо создаст новые карточки с наименованиями «как у поставщика», что со временем засоряет справочник.
Для массовой первичной настройки удобно загрузить несколько крупных накладных от ключевых поставщиков и пройти сопоставление по ним. Это покроет основную часть ассортимента, и последующие документы будут сопоставляться почти полностью автоматически.
- 1Откройте в СБИС входящий документ и запустите загрузку в 1С через плагин или кнопку обмена
- 2Дождитесь, пока система подберёт соответствия по настроенным реквизитам
- 3Откройте список несопоставленных позиций — они выделены в форме загрузки
- 4Проверьте автоматически сопоставленные строки на предмет неверных привязок
- 5Завершите ручное сопоставление оставшихся позиций и загрузите документ
Ручное сопоставление позиций
Для позиции, которую система не нашла, откройте форму сопоставления двойным щелчком или кнопкой «Сопоставить». Перед вами появится окно с данными позиции из документа (наименование, артикул, код поставщика, единица измерения) и поиском по справочнику 1С. Введите часть наименования или артикула и выберите нужную карточку.
Если подходящей карточки в 1С нет, создайте её прямо из формы сопоставления. При этом внимательно проверьте автоматически заполненные реквизиты: наименование придёт от поставщика и может не соответствовать вашим внутренним правилам, единица измерения и ставка НДС требуют обязательной проверки. После создания карточка сразу привязывается к позиции документа.
Сохранённая связь запоминается: при следующей загрузке документа от того же контрагента с той же позицией сопоставление выполнится автоматически. Поэтому не привязывайте позиции «как попало» — ошибочная связь будет воспроизводиться в каждом следующем документе, пока вы её не удалите.
Сопоставление при выгрузке из 1С в СБИС
При отправке исходящих документов (реализаций, счетов-фактур) из 1С в СБИС действует обратная логика: ваши карточки номенклатуры должны быть понятны принимающей стороне. Если покупатель работает с каталогом СБИС, позиции могут потребовать привязки к каталожным карточкам, чтобы у получателя документ загрузился корректно.
На практике для исходящих документов чаще всего достаточно, чтобы в карточках 1С были заполнены наименование, артикул, единица измерения и код ТН ВЭД для маркируемых или прослеживаемых товаров. Проверьте эти реквизиты до отправки: пустые обязательные поля — самая частая причина отказа при выгрузке.
Для маркированных товаров дополнительно проверьте соответствие кодов маркировки и GTIN в карточках. Ошибки в этих данных приводят к тому, что документ уходит в СБИС, но отклоняется при проверке формата или у получателя.
Как проверить результат сопоставления
После загрузки документа сверьте его с оригиналом в СБИС: количество строк, итоговые суммы по каждой позиции, ставки НДС и итоговая сумма документа должны совпадать. Расхождение даже в одной строке означает, что сопоставление выполнено неверно — либо привязана не та карточка, либо не совпадают единицы измерения.
Периодически проверяйте справочник номенклатуры на предмет новых дублей. Признак проблемы — карточки с наименованиями, которые явно скопированы из документов поставщика (с лишними пробелами, сокращениями, разным регистром), появившиеся после загрузки документов. Такие дубли ломают отчёты по остаткам и продажам.
Как проверить результат
Совпадает с исходным документом в СБИС
Строк больше или меньше — есть несопоставленные или задвоенные позиции
Суммы в 1С и СБИС идентичны до копейки
Расхождения — неверно привязаны карточки или единицы измерения
Новых дублей не появилось, связи сохранены
Появились карточки с наименованиями поставщика — документ загружался без сопоставления
Позиции сопоставляются автоматически
Связи не сохранились — проверьте настройки хранения соответствий
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая ошибка — неверная связь, созданная один раз и тиражируемая во все последующие документы. Например, позиция «Кабель ВВГ 3х2,5» привязана к карточке «Кабель ВВГ 3х1,5». Чтобы исправить, найдите в плагине или в регистре соответствий 1С сохранённую связь, удалите её и сопоставьте позицию заново с правильной карточкой. Уже загруженные документы с ошибкой придётся исправлять вручную или перезагружать.
Вторая частая проблема — дубли карточек, возникающие, когда пользователь при каждой загрузке создаёт новую номенклатуру вместо поиска существующей. Лечится регламентом: перед созданием новой карточки обязателен поиск по артикулу и наименованию, а существующие дубли сворачиваются через стандартную обработку поиска и удаления дублей в 1С.
Третья группа ошибок связана с единицами измерения и упаковками: поставщик отгружает в коробах, вы учитываете в штуках. Решение — завести в карточке 1С упаковку с коэффициентом пересчёта и сопоставить позицию именно с этой упаковкой, а не создавать отдельную карточку «в коробах».
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Стандартные средства сопоставления покрывают большинство ситуаций, но есть ограничения. Автопоиск по наименованию ненадёжен: поставщики пишут один и тот же товар по-разному, и полагаться только на него нельзя. Массовая обработка тысяч позиций вручную через форму сопоставления — трудоёмко; для первичной настройки больших каталогов разумнее подготовить таблицу соответствий (артикул поставщика → код 1С) и загрузить её обработкой.
К специалисту по 1С стоит обратиться, если требуется нестандартная логика: сопоставление по дополнительным реквизитам, автоматическое создание характеристик номенклатуры, разные карточки для одной позиции в зависимости от склада или организации. Также помощь понадобится, если после обновления 1С или плагина СБИС перестали работать ранее сохранённые связи — это обычно вопрос миграции регистров соответствий.
Перед любыми массовыми операциями со справочником (свёртка дублей, загрузка таблиц соответствий) сделайте резервную копию базы. Откатить ошибочную массовую обработку вручную практически невозможно.
Что важно запомнить
Сопоставление делается один раз для каждой связки «поставщик + позиция» и дальше работает автоматически. Ключ к чистому результату — подготовленный справочник, проверка несопоставленных строк до проведения документа и контроль итоговых сумм после загрузки.
Частые вопросы
Почему СБИС не находит номенклатуру, хотя она точно есть в 1С?
Чаще всего причина в том, что поиск идёт по реквизиту, который в карточке не заполнен или заполнен иначе: артикул с лишним пробелом, другой регистр букв, код с ведущими нулями. Проверьте в настройках обмена, по каким полям выполняется поиск, и сравните значения в карточке 1С и в документе поставщика посимвольно.
Что делать, если один товар поставщика соответствует нескольким карточкам в 1С?
Стандартная связь работает «один к одному», поэтому такие ситуации обычно означают, что в 1С заведены дубли. Правильное решение — свернуть дубли через обработку поиска и удаления дублей и оставить одну карточку. Если карточки различаются осмысленно (например, разные характеристики), используйте механизм характеристик номенклатуры вместо отдельных карточек.
Можно ли сопоставить номенклатуру массово, а не по одной позиции?
Да. Подготовьте таблицу соответствий вида «артикул или код поставщика — код номенклатуры 1С» и загрузите её через обработку загрузки данных из табличного документа в регистр соответствий, либо используйте штатные средства плагина СБИС для пакетной привязки. Это существенно быстрее ручной обработки при большом ассортименте.
Ошибочно сопоставил позицию не с той карточкой. Как исправить?
Найдите сохранённую связь в форме сопоставления плагина или в регистре соответствий номенклатуры 1С, удалите её и при следующей загрузке привяжите позицию к правильной карточке. Уже загруженные документы с неверной позицией нужно исправить вручную или удалить и загрузить заново.
Нужно ли сопоставлять номенклатуру заново после обновления 1С или плагина?
Обычно нет: связи хранятся в регистрах базы и при штатном обновлении сохраняются. Но если обновление меняло структуру хранения соответствий или выполнялся переход на новую версию плагина, проверьте на тестовом документе, что ранее сопоставленные позиции подтягиваются автоматически. При массовых потерях связей обратитесь к специалисту по миграции данных.
Почему после загрузки документа количество не совпадает с накладной поставщика?
Почти всегда причина в единицах измерения: поставщик отгружает в упаковках или коробах, а карточка 1С ведёт учёт в штуках. Заведите в карточке упаковку с правильным коэффициентом пересчёта и сопоставьте позицию с этой упаковкой. Проверьте также, что сама связь указывает на нужную карточку, а не на похожую.