Как скрыть номенклатуру в 1С

Скрыть номенклатуру в 1С можно несколькими способами: пометить элемент на удаление, настроить отбор в списке, ограничить права доступа для отдельных пользователей или использовать дополнительные свойства с фильтрацией. Выбор зависит от цели: разово убрать позицию из видимости, отключить устаревший товар навсегда или закрыть доступ к группе товаров для части сотрудников.

Важно понимать разницу между «скрыть» и «удалить». Физическое удаление элемента справочника в работающей базе почти всегда невозможно или опасно: номенклатура уже используется в документах, отчётах, регистрах остатков и ценах. Поэтому корректная практика — сделать позицию недоступной для выбора и незаметной в списках, сохранив историю движений.

Инструкции ниже ориентированы на типовые конфигурации «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP» и «Бухгалтерия предприятия». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии платформы и конфигурации, но логика действий одинакова.

Почему номенклатуру скрывают, а не удаляют

Справочник «Номенклатура» связан почти со всеми разделами учёта: документами поступления и реализации, регистрами остатков, ценами, характеристиками, штрихкодами, спецификациями. Удаление элемента нарушит ссылочную целостность: в старых документах появятся «битые ссылки», отчёты за прошлые периоды перестанут формироваться корректно.

Пометка на удаление работает иначе: элемент остаётся в базе, все документы продолжают открываться и проводиться, но позиция визуально помечается красным крестиком и по умолчанию не предлагается при подборе в новые документы. Это стандартный механизм платформы, и именно его рекомендуется использовать для выведения позиций из оборота.

Типовые ситуации, когда номенклатуру нужно скрыть: товар снят с производства, дублирующиеся позиции после загрузки из внешних источников, ошибочно созданные элементы, тестовые позиции, услуги, которые больше не оказываются. Во всех этих случаях корректный ответ — пометка на удаление или отбор, а не физическое удаление.

Как пометить номенклатуру на удаление

Это основной способ скрыть позицию из активной работы. Помеченный элемент перестаёт предлагаться при вводе по строке и подборе, а в списке отображается с красным крестиком, что сразу видно пользователям.

Для одиночной позиции откройте справочник «Номенклатура», найдите нужный элемент, выделите его и нажмите клавишу Delete или выберите в меню «Ещё» пункт «Пометить на удаление / Снять пометку». Подтвердите действие. Если пометка установлена ошибочно, повторное нажатие её снимает — элемент полностью возвращается в работу без потери данных.

Для массовой обработки выделите несколько элементов с зажатой клавишей Ctrl или Shift и выполните ту же команду — пометка применится ко всем выделенным позициям. Альтернатива для больших объёмов: обработка «Групповое изменение реквизитов» (раздел «Администрирование» — «Обслуживание» — «Корректировка данных»), где можно установить пометку удаления по произвольному отбору, например по папке или виду номенклатуры.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы при массовой обработке
2. 2
   Откройте справочник «Номенклатура» и найдите нужные позиции
3. 3
   Выделите элементы и нажмите Delete или «Ещё» — «Пометить на удаление»
4. 4
   Подтвердите установку пометки
5. 5
   Проверьте, что позиции не предлагаются при подборе в новом документе

Как скрыть помеченные позиции из списка

Даже после пометки на удаление элементы остаются видимыми в списке справочника — это сделано намеренно, чтобы их можно было найти и восстановить. Если список нужно очистить визуально, настройте отбор.

В форме списка номенклатуры нажмите «Ещё» — «Настроить список» (в некоторых конфигурациях — кнопка «Отбор» на панели). Добавьте условие: поле «Пометка удаления» — вид сравнения «Равно» — значение «Нет». Сохраните настройку. Теперь помеченные позиции не будут показываться, пока отбор активен.

Таким же способом можно скрывать позиции по любым другим признакам: по папке, виду номенклатуры, производителю, дополнительному реквизиту. Настройки списка сохраняются для каждого пользователя отдельно, поэтому отбор одного сотрудника не повлияет на остальных.

Обратите внимание: отбор в списке — это только визуальное скрытие. Помеченные позиции всё равно можно найти через полнотекстовый поиск и выбрать в документе, если снять стандартные ограничения. Для надёжного исключения из работы отбора недостаточно — сочетайте его с пометкой на удаление.

Как ограничить видимость номенклатуры через права доступа

Если задача — скрыть часть номенклатуры не от всех, а от конкретных сотрудников (например, менеджеры не должны видеть товары другого направления), используется механизм групп доступа. Он есть в «Управлении торговлей», «ERP» и «Комплексной автоматизации».

Сначала включите механизм: «Администрирование» — «Настройки прав и пользователей» — установите флаг «Группы доступа номенклатуры» (в разных версиях пункт может называться «Ограничивать доступ на уровне записей»). Затем создайте группы доступа номенклатуры, откройте карточку нужных позиций и укажите для них соответствующую группу. После этого в профилях групп доступа пользователей настройте, какие группы номенклатуры разрешены каждому профилю.

В «Бухгалтерии предприятия» штатного ограничения по группам номенклатуры нет — там можно только полностью закрыть доступ к справочнику через роли. Если требуется гибкое разграничение, это решается доработкой конфигурации или переходом на конфигурацию с поддержкой RLS (ограничения доступа на уровне записей).

Сравнение вариантов

Пометка на удаление

Подходит для вывода позиции из оборота навсегда. Не подходит, если позицию нужно скрыть только от части пользователей.

Отбор в списке

Быстрое визуальное скрытие для одного пользователя. Не защищает от выбора позиции в документах.

Группы доступа

Полноценное разграничение прав между сотрудниками. Требует настройки и поддерживается не во всех конфигурациях.

Дополнительные реквизиты + отбор

Гибкая классификация («Архив», «Не использовать») без пометки на удаление. Требует дисциплины при заполнении.

Скрытие через дополнительные реквизиты и архивные группы

Иногда пометка на удаление нежелательна: позиция ещё участвует в оборотах, но не должна попадать в прайсы и подборы. В таком случае создайте дополнительный реквизит или сведение, например «Архивная позиция» с типом «Булево», и заполняйте его у нужных элементов.

Дополнительные реквизиты настраиваются в разделе «Администрирование» — «Общие настройки» — «Дополнительные реквизиты и сведения». После создания реквизит появится в карточке номенклатуры, и по нему можно строить отборы в списках, отчётах и обработках формирования цен.

Более простой вариант — переместить устаревшие позиции в отдельную папку, например «Архив» или «Не использовать». Визуально это упорядочивает справочник, а отбор по папке позволяет исключать архивные позиции из отчётов и обработок. Минус способа: папка не мешает выбрать позицию в документе, поэтому для полного исключения её всё равно стоит пометить на удаление.

Как проверить результат и что делать с остатками

После скрытия номенклатуры проверьте три вещи. Во-первых, откройте любой новый документ реализации и начните вводить наименование позиции — помеченная на удаление позиция не должна предлагаться. Во-вторых, сформируйте отчёт по остаткам склада: если по скрытой позиции есть остаток, его нужно списать или переместить, иначе он продолжит «висеть» в учёте. В-третьих, убедитесь, что старые документы с этой позицией открываются и перепроводятся без ошибок.

Отдельная ситуация — номенклатура с ненулевыми остатками. Пометка на удаление не мешает остатку числиться на складе, и в отчётах позиция продолжит появляться. Перед выводом позиции из оборота распродайте, спишите или переместите остаток документом «Списание товаров» или «Перемещение товаров».

Также проверьте связанные объекты: установленные цены, штрихкоды, характеристики, договоры с поставщиками, где позиция указана в спецификациях. Пометка на удаление самой номенклатуры не помечает связанные записи автоматически — при необходимости обработайте их отдельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подбор в новом документе

Норма

Позиция не предлагается при вводе по строке

Тревожный признак

Позиция по-прежнему доступна для выбора — пометка не установлена

Отчёт по остаткам склада

Норма

Остаток по позиции равен нулю

Тревожный признак

Есть ненулевой остаток — требуется списание или перемещение

Старые документы

Норма

Документы открываются и проводятся без ошибок

Тревожный признак

Ошибки ссылок — возможно, элемент был удалён физически

Список справочника

Норма

Помеченные позиции скрыты отбором или видны с красным крестиком

Тревожный признак

Позиции выглядят обычными — пометка не применилась

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка удалить номенклатуру физически. Платформа при контроле ссылочной целостности откажет в удалении, если на элемент есть ссылки, но при отключённом контроле или через внешние обработки удаление возможно — и оно разрушит документы. Всегда используйте пометку на удаление, а физическое удаление выполняйте только через штатную обработку «Удаление помеченных объектов» с контролем ссылок.

Вторая ошибка — скрытие только через отбор в списке без пометки на удаление. Пользователь решает, что позиция «убрана», но коллеги продолжают выбирать её в документах, и появляются новые движения по устаревшему товару.

Третья ошибка — массовая пометка без резервной копии. Если по ошибке пометили тысячи позиций, снять пометку можно тем же групповым способом, но без копии восстановление при сбое будет затруднено. Также помните, что в распределённых базах и при обмене данными пометка на удаление передаётся в другие узлы — согласуйте массовые изменения с администратором.

Частые вопросы

Можно ли полностью удалить номенклатуру из базы?

Да, но только если на элемент нет ни одной ссылки. Используйте штатную обработку «Администрирование» — «Обслуживание» — «Удаление помеченных объектов»: она проверит ссылки и покажет, что мешает удалению. Если позиция использовалась в документах, удалить её без последствий нельзя — оставьте пометку на удаление.

Почему помеченная на удаление позиция всё равно выбирается в документе?

Проверьте, действительно ли пометка установлена: в списке элемент должен отображаться с красным крестиком. Также возможно, что в документе используется подбор через обработку с собственными настройками отбора — тогда добавьте в неё условие по пометке удаления. Ввод по строке в типовых конфигурациях помеченные элементы не предлагает.

Как скрыть номенклатуру только от одного менеджера?

Через группы доступа номенклатуры: включите механизм в настройках прав, присвойте позициям группы доступа и настройте профиль пользователя так, чтобы нужные группы были ему недоступны. В конфигурациях без поддержки групп доступа такое разграничение требует доработки.

Что будет со старыми документами после пометки на удаление?

Ничего: документы продолжают открываться, проводиться и попадать в отчёты. Пометка на удаление не разрывает ссылки и не влияет на уже записанные данные — она ограничивает только использование позиции в новых документах.

Как скрыть сразу все позиции одной папки?

Откройте папку в справочнике, выделите все элементы (Ctrl+A в списке) и нажмите Delete, либо используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» с отбором по родительской группе и установите пометку удаления для всех найденных элементов. Перед массовой операцией сделайте резервную копию базы.

Передаётся ли пометка на удаление при обмене между базами?

Да, в типовых планах обмена пометка удаления является частью выгружаемых данных и переносится в другие узлы. Поэтому массовую пометку в распределённых системах стоит согласовывать с администратором обменов, чтобы не скрыть позиции во всех связанных базах одновременно.