Справочники и Данные · 11 мин
Как скачать справочник из 1С: пошаговая инструкция
Как выгрузить справочник из 1С в Excel, CSV или XML: стандартные способы, универсальная обработка, настройка колонок, проверка результата и типичные ошибки.
Справочник в 1С — это список однотипных объектов: номенклатуры, контрагентов, сотрудников, складов, договоров. Задача «скачать справочник» обычно означает выгрузить его содержимое в файл, который можно открыть вне программы — в Excel, текстовом редакторе или другой информационной базе. В зависимости от цели подходят разные форматы: таблица для анализа, CSV для импорта в сторонние системы, XML для переноса между базами 1С.
В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, ЗУП) выгрузка доступна штатными средствами и не требует доработок. Нужны только права на просмотр справочника и, для некоторых способов, право на использование встроенных обработок. Ниже разобраны основные сценарии: от простого копирования списка до универсальной выгрузки через обработку.
Определите цель выгрузки и подходящий формат
Прежде чем выгружать, ответьте на вопрос: зачем нужен файл. Если требуется проанализировать данные или распечатать список — достаточно табличного документа (MXL, Excel). Если данные уйдут в другую программу (CRM, сайт, кассовое ПО) — удобнее CSV с разделителями. Если справочник переносится в другую базу 1С вместе с иерархией, кодами и ссылками — нужен XML через типовую обработку обмена.
От цели зависит и состав колонок. Для анализа обычно достаточно наименования, кода и пары реквизитов. Для миграции нужны все реквизиты, включая служебные: владельца, пометку удаления, предопределённость. Заранее решите, нужны ли помеченные на удаление элементы — по умолчанию в списках они часто скрыты, и в выгрузку могут не попасть.
Сравнение форматов выгрузки
Подходит для просмотра, печати и анализа. Сохраняет оформление, но плохо подходит для автоматической загрузки в другие системы.
Универсальный формат для импорта в сторонние программы. Не сохраняет типы данных и иерархию, требует согласования разделителя и кодировки.
Переносит данные между базами 1С со всеми ссылками и структурой. Не читается человеком и не открывается в Excel напрямую.
Выгрузите список через «Вывести список»
Самый простой способ, работающий практически во всех конфигурациях на управляемых формах. Откройте нужный справочник (например, «Номенклатура» или «Контрагенты»), нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите пункт «Вывести список». Если такого пункта нет, попробуйте сочетание клавиш — во многих версиях платформы работает Ctrl+Shift+S или команда доступна через главное меню «Таблица» в обычных формах.
В открывшемся окне отметьте галочками колонки, которые должны попасть в файл, и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ. Далее через «Файл» → «Сохранить как» выберите формат: лист Excel (*.xlsx), таблицу MXL или другой доступный вариант. Укажите папку и имя файла — справочник скачан.
- 1Откройте справочник и при необходимости настройте отбор (по папке, по признаку «не помеченные»).
- 2Нажмите «Ещё» → «Вывести список».
- 3Отметьте нужные колонки и подтвердите формирование.
- 4В табличном документе выберите «Файл» → «Сохранить как».
- 5Укажите формат XLSX и папку сохранения, проверьте, что файл открывается.
Важный нюанс: в список попадают только те строки, которые видны с учётом текущего отбора. Если в форме списка установлен отбор по папке или условию, выгрузится только отобранное. Перед выгрузкой проверьте панель отборов и при необходимости сбросьте их, чтобы получить справочник целиком.
Настройте состав колонок и отбор
Стандартный список показывает не все реквизиты. Чтобы добавить нужные поля (например, ИНН контрагента, артикул номенклатуры, единицу измерения), используйте «Ещё» → «Изменить форму» в обычных списках или настройку списка в динамических. В ряде конфигураций доступен пункт «Настройка списка», где можно добавить реквизиты в колонки и задать отбор по любому полю.
Если штатной настройки недостаточно — например, нужны реквизиты из связанных данных (основной договор контрагента, ставка НДС номенклатуры) — используйте «Универсальный отчёт» (в типовых конфигурациях: «Отчёты» → «Универсальный отчёт» или через «Все функции»). Выберите тип «Справочник», укажите конкретный справочник, период не требуется, добавьте нужные поля и сформируйте. Результат сохраняется в Excel тем же способом.
Используйте обработку «Выгрузка и загрузка данных XML»
Когда справочник нужно перенести в другую базу 1С — например, из рабочей в тестовую или при консолидации нескольких баз — применяется типовая обработка выгрузки в XML. Она входит в состав поставки многих конфигураций и доступна на диске ИТС, а также встроена в разделы «Администрирование» некоторых решений (например, «Перенос данных»).
Порядок работы: откройте обработку через «Файл» → «Открыть» (файл с расширением .epf) или через встроенный пункт меню. На закладке выгрузки отметьте галочкой нужный справочник в дереве объектов конфигурации, укажите имя файла выгрузки и нажмите «Выгрузить данные». Обработка сохранит элементы со всеми реквизитами, включая ссылки на связанные объекты. Учтите: если справочник ссылается на другие объекты (валюты, единицы измерения), их тоже нужно отметить для выгрузки, иначе в базе-приёмнике появятся битые ссылки.
Выгрузите в CSV для сторонних систем
Для передачи данных в интернет-магазин, кассовое оборудование или CRM чаще всего требуется CSV. Штатного пункта «Сохранить в CSV» в форме списка обычно нет, поэтому поступают так: выгружают список в табличный документ, сохраняют в Excel, а затем из Excel делают «Сохранить как» → «CSV (разделители — запятые)». Это самый доступный путь без программирования.
Альтернатива — типовые обработки обмена, если они предусмотрены конфигурацией: например, выгрузка номенклатуры на сайт или в торговое оборудование в решениях для розницы. Они формируют файл с заранее согласованной структурой и кодировкой. Проверьте в документации принимающей системы требования к разделителю (запятая или точка с запятой), кодировке (UTF-8 или Windows-1251) и наличию строки заголовков — несовпадение этих параметров самая частая причина ошибок импорта.
Excel при сохранении в CSV использует региональные настройки Windows: в русской локали разделителем обычно становится точка с запятой. Если принимающая система ждёт запятую, файл придётся пересохранить через текстовый редактор с заменой разделителя или настроить формат в самой системе.
Выгрузка в обычных формах и через конфигуратор
В старых конфигурациях на обычных формах (например, «Управление торговлей 10.3», «Бухгалтерия 2.0») механизм отличается. Откройте список справочника, затем через меню «Действия» найдите пункт «Вывести список» либо используйте команду «Файл» → «Сохранить как» после вывода табличного поля. Также в обычных формах доступно копирование: выделите строки списка (Ctrl+A для всех видимых), скопируйте в буфер (Ctrl+C) и вставьте напрямую в Excel — колонки перенесутся как текст.
Если у вас есть доступ к конфигуратору и навыки встроенного языка, справочник можно выгрузить программно — запросом с обходом результата и записью в текстовый файл или табличный документ. Этот способ оправдан при регулярных выгрузках по расписанию или нестандартной структуре файла. Однако для разовой задачи он избыточен: штатные средства справляются быстрее и безопаснее.
Проверьте результат перед передачей файла
После сохранения откройте файл и сверьте его с источником. Минимальная проверка: количество строк в файле совпадает с количеством элементов в списке (с учётом отбора), все нужные колонки присутствуют, значения не обрезаны. Особое внимание — кодам, артикулам, ИНН и телефонам: Excel любит преобразовывать их в числа, отрезая ведущие нули и переводя длинные значения в экспоненциальный формат. Если такое произошло, переформатируйте колонку в текстовый тип до вставки данных или выгружайте через CSV с явной текстовой разметкой.
Для XML-проверки убедитесь, что файл открылся обработкой загрузки на тестовой копии базы и количество загруженных объектов совпало с выгруженным. Только после успешной загрузки на копии имеет смысл переносить данные в рабочую базу.
Как проверить результат
Совпадает с числом элементов в списке 1С с учётом отбора
Строк меньше — вероятно, сработал скрытый отбор или ограничение вывода
Ведущие нули на месте, значения текстовые
Нули обрезаны, длинные коды показаны как 1,2E+11
Присутствуют все нужные реквизиты с понятными заголовками
Часть реквизитов отсутствует или пуста, хотя в 1С заполнена
Обработка сообщает о совпадении числа выгруженных и загруженных объектов
Ошибки загрузки, битые ссылки, расхождение количества
Что важно запомнить
Для анализа выгружайте список через «Ещё» → «Вывести список» и сохраняйте в Excel, для обмена со сторонними системами дополнительно конвертируйте в CSV, для переноса между базами 1С используйте обработку XML. Перед выгрузкой снимите лишние отборы, после — проверьте количество строк и целостность кодов. Любую загрузку в рабочую базу делайте только после резервного копирования.
Частые вопросы
Нет пункта «Вывести список» в меню «Ещё» — что делать?
Пункт может отсутствовать из-за настроек конкретной формы или прав пользователя. Попробуйте сочетание клавиш Ctrl+Shift+S, либо сформируйте «Универсальный отчёт» по справочнику — он доступен в большинстве типовых конфигураций и даёт тот же результат в виде таблицы.
Как выгрузить справочник вместе с иерархией папок?
Через «Вывести список» иерархия обычно теряется — выгружается плоская таблица. Добавьте в список колонку «Родитель» через настройку списка: тогда по значению родителя структуру можно восстановить. Полную иерархию сохраняет только выгрузка в XML.
Почему в Excel теряются ведущие нули у кодов?
Excel автоматически преобразует похожие на числа значения в числовой формат. Чтобы сохранить нули, задайте текстовый формат ячеек до вставки данных, либо сохраняйте выгрузку в CSV и открывайте его в Excel через мастер импорта текста с явным указанием текстового типа для нужных колонок.
Можно ли выгрузить справочник без прав администратора?
Да, если у вас есть право просмотра справочника. Вывод списка и сохранение табличного документа относятся к стандартным возможностям интерфейса. А вот запуск внешних обработок (XML-выгрузка) часто требует дополнительных прав — при их отсутствии обратитесь к администратору базы.
Как выгрузить сразу несколько справочников одним файлом?
Штатная выгрузка списка работает с одним справочником. Для пакетной выгрузки используйте обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» — в ней можно отметить несколько объектов конфигурации, и все они попадут в один файл. Для табличного формата придётся выгружать каждый справочник отдельно и объединять файлы вручную.
Файл выгрузился, но принимающая программа его не читает. В чём причина?
Чаще всего несовпадение формата: другой разделитель в CSV, другая кодировка (UTF-8 вместо Windows-1251 или наоборот), лишняя строка заголовков или её отсутствие. Уточните требования принимающей системы и приведите файл к ним в текстовом редакторе или через настройки сохранения в Excel.