Как скачать базу контактов из 1С

База контактов в 1С хранится в справочниках: чаще всего это «Контрагенты», «Партнёры», «Физические лица» и «Контактные лица». Скачать её можно несколькими способами — через встроенную выгрузку списка в табличный документ, универсальную обработку «Выгрузка и загрузка данных XML», через отчёт или запрос. Выбор зависит от конфигурации (УТ, ERP, Бухгалтерия, УНФ), объёма данных и того, нужна ли контактная информация (телефоны, email, адреса) или только наименования.

Важный нюанс: телефоны и адреса в типовых конфигурациях хранятся не в самом справочнике, а в связанном регистре сведений «Контактная информация». Поэтому простое копирование списка контрагентов часто даёт только названия и ИНН, без телефонов. Чтобы получить полноценную базу контактов, нужно выводить список с дополнительными колонками или использовать отчёт.

Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций на управляемых формах (1С:Предприятие 8.3), варианты для файловых и клиент-серверных баз, а также проверка результата и типичные ошибки.

Определите, где именно хранятся контакты в вашей конфигурации

Перед выгрузкой выясните, в каких объектах лежат нужные данные. В «1С:Управление торговлей» и ERP основной справочник — «Партнёры», а реквизиты, ИНН и счета — в «Контрагентах». В «1С:Бухгалтерии» почти всё сосредоточено в «Контрагентах». В «1С:Управление нашей фирмой» — также «Контрагенты» с контактными лицами.

Телефоны, email и адреса хранятся отдельно — через механизм «Контактная информация». В списке справочника они могут отображаться одной строкой, но при выгрузке без настройки колонок часто теряются. Проверьте заранее: откройте карточку любого контрагента и убедитесь, что нужные поля заполнены именно в карточке, а не в связанных документах.

Способ 1. Выгрузка списка справочника в Excel

Это самый простой метод, не требующий прав администратора и внешних обработок. Подходит, когда нужно быстро получить таблицу контактов для рассылки, импорта в CRM или анализа.

Откройте нужный справочник: «Продажи → Контрагенты» (в Бухгалтерии — «Справочники → Контрагенты»). Нажмите «Ещё → Изменить форму» или «Ещё → Настроить список» и добавьте в вывод колонки «Телефон», «E-mail», «Адрес». В некоторых конфигурациях эти колонки доступны через «Ещё → Изменить вариант списка».

Затем нажмите «Ещё → Вывести список». В открывшемся окне отметьте нужные колонки и подтвердите. Получится табличный документ, который сохраняется через «Файл → Сохранить как» в формате Excel (xlsx), mxl или csv.

1. 1
   Откройте справочник «Контрагенты» или «Партнёры»
2. 2
   Через «Ещё → Настроить список» добавьте колонки с телефоном и email
3. 3
   При необходимости установите отбор (например, только клиенты, только непомеченные на удаление)
4. 4
   Нажмите «Ещё → Вывести список» и отметьте нужные поля
5. 5
   Сохраните табличный документ: «Файл → Сохранить как → Excel (*.xlsx)»
6. 6
   Откройте файл и проверьте, что телефоны и email попали в выгрузку

Способ 2. Выгрузка через отчёт или консоль запросов

Если нужны поля, которых нет в списке справочника (несколько телефонов одного контрагента, контактные лица с должностями), используйте отчёт. В типовых конфигурациях есть отчёт «Контактная информация» или универсальный отчёт по справочнику: «Отчёты → Универсальный отчёт», выбрать справочник «Контрагенты» и добавить поля контактной информации.

В конфигурациях с подсистемой БСП доступен механизм «Дополнительные отчеты и обработки», а также консоль запросов для произвольной выборки. Запросом можно соединить справочник «Контрагенты» с регистром «Контактная информация» и получить плоскую таблицу: наименование, ИНН, телефон, email, адрес — по одной строке на контакт.

Результат отчёта так же сохраняется как табличный документ в Excel. Этот способ даёт больше гибкости, но требует базового понимания структуры данных или помощи специалиста 1С.

Если у контрагента несколько телефонов, простой вывод списка покажет только первый или объединит их в одну строку. Для полноценной выгрузки всех номеров используйте отчёт с группировкой по контрагенту — каждый телефон попадёт в отдельную строку, что удобно для последующего импорта в CRM.

Способ 3. Полная выгрузка данных через обработку XML

Когда базу контактов нужно перенести в другую базу 1С или сохранить как архив со всеми связями (контактные лица, договоры, счета), используется типовая обработка «Выгрузка и загрузка данных XML». Она входит в комплект поставки большинства конфигураций и доступна на диске ИТС.

В обработке отметьте объекты для выгрузки: справочники «Контрагенты», «Контактные лица», при необходимости — связанные регистры сведений. Укажите файл выгрузки и запустите процесс. На выходе получится XML-файл, который загружается в другую базу той же обработкой.

Учтите: этот формат предназначен для обмена между базами 1С схожих конфигураций, а не для открытия в Excel. Для аналитики и рассылок он не подходит.

Выгрузка из файловой базы напрямую и через конфигуратор

Иногда под «скачать базу» понимают получение копии всей информационной базы, внутри которой и лежат контакты. Для файловой базы это делается через конфигуратор: «Администрирование → Выгрузить информационную базу». Полученный файл с расширением .dt содержит все данные, включая справочники контактов.

Файл .dt можно развернуть на другом компьютере через «Загрузить информационную базу» и уже там работать с контактами. Это полноценная копия, поэтому файл может быть большим и требует установленной платформы 1С той же или более новой версии.

Для клиент-серверных баз выгрузка .dt также выполняется из конфигуратора, но на больших базах процесс может занять значительное время — планируйте его на нерабочие часы.

Сравнение способов выгрузки

Вывод списка в Excel

Быстро и без прав администратора. Ограничение: только видимые колонки, сложно выгрузить несколько телефонов одного контакта.

Отчёт / консоль запросов

Гибкая выборка любых полей, включая все телефоны и контактные лица. Требует навыка настройки отчётов.

Обработка XML

Перенос между базами 1С со всеми связями. Не открывается в Excel, требует схожей конфигурации-приёмника.

Выгрузка .dt

Полная копия базы. Подходит для архива или переноса всей системы, избыточна для простого списка контактов.

Проверка результата и типичные ошибки

После выгрузки откройте полученный файл и сверьте количество строк с количеством элементов в справочнике (с учётом отборов и помеченных на удаление). Проверьте несколько известных контактов: совпадают ли телефон и email с карточкой в 1С.

Частая проблема — пустые колонки телефонов в Excel. Причина почти всегда в том, что контактная информация не была добавлена в выводимые поля. Вторая типичная ошибка — выгрузка помеченных на удаление элементов: установите отбор «Пометка удаления = Нет» перед выводом списка.

Ещё одна ошибка — сохранение в формате mxl вместо xlsx: такой файл открывается только в 1С. Для передачи коллегам выбирайте Excel или CSV. При сохранении в CSV следите за кодировкой: для корректного открытия кириллицы в Excel используйте UTF-8 с разделителем-точкой с запятой или сразу сохраняйте в xlsx.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в файле

Норма

Совпадает с количеством контрагентов по отбору в 1С

Тревожный признак

Строк заметно меньше или больше — проверьте отборы и пометки удаления

Колонки телефонов и email

Норма

Заполнены для контактов, у которых они есть в карточке

Тревожный признак

Колонки пустые — контактная информация не была добавлена в выгрузку

Открытие файла

Норма

Файл xlsx/csv открывается в Excel, кириллица отображается корректно

Тревожный признак

Иероглифы вместо текста (проблема кодировки CSV) или файл не открывается (формат mxl)

Контрольный контакт

Норма

Данные известного контрагента совпадают с карточкой в 1С

Тревожный признак

Телефон или адрес устарели — выгружена не та база или неактуальный узел обмена

Ограничения и безопасность

Доступ к выгрузке ограничивается правами пользователя. Если пункты «Вывести список» или «Сохранить» недоступны, у учётной записи нет прав на вывод или на чтение справочника — обратитесь к администратору 1С. В некоторых компаниях массовая выгрузка контактов дополнительно блокируется настройками профилей групп доступа.

База контактов содержит персональные данные (ФИО, телефоны, email физических лиц). Храните файл на защищённом ресурсе, не отправляйте через открытые мессенджеры и удаляйте копии после использования. Если выгрузка делается для стороннего подрядчика, согласуйте это с ответственным за обработку персональных данных в вашей организации.

Частые вопросы

Почему в выгруженном файле нет телефонов контрагентов?

Телефоны и email хранятся в регистре «Контактная информация», а не в самом справочнике. Перед выводом списка добавьте эти колонки через настройку списка или используйте отчёт, который соединяет справочник с контактной информацией.

Как выгрузить только клиентов, без поставщиков?

Установите отбор в списке справочника: в УТ и ERP — по типу партнёра или группе доступа, в Бухгалтерии — по группе справочника или дополнительному реквизиту. После установки отбора выведите список — в файл попадут только отфильтрованные элементы.

Можно ли скачать контакты без прав администратора?

Да, вывод списка и сохранение табличного документа обычно доступны обычному пользователю с правами чтения справочника. Обработка XML и выгрузка .dt требуют прав администратора или полных прав.

В каком формате лучше сохранять контакты для импорта в CRM?

Большинство CRM принимают CSV или xlsx. CSV универсальнее, но следите за кодировкой (UTF-8) и разделителем. Если CRM поддерживает xlsx, используйте его — так избежите проблем с кириллицей и форматами чисел.

Как выгрузить контактные лица с должностями?

Контактные лица — отдельный справочник, подчинённый контрагентам. Выведите его список с колонками «Владелец» (контрагент), «Должность», телефон и email, либо постройте отчёт, соединяющий оба справочника.

Файл CSV открывается в Excel с иероглифами. Что делать?

Это несовпадение кодировок. Сохраните файл заново в формате xlsx, либо откройте CSV через «Данные → Из текста» в Excel с указанием кодировки UTF-8 (65001) и правильного разделителя.