Справочники и Данные · 10 мин
Как сформировать список номенклатуры в 1С
Как сформировать список номенклатуры в 1С: создание позиций вручную, группировка, загрузка из Excel, проверка дублей и заполнение обязательных реквизитов.
Список номенклатуры в 1С — это справочник, в котором хранятся все товары, материалы, услуги и работы, с которыми работает компания. От того, насколько грамотно он сформирован, зависит корректность складского учёта, себестоимости, документов продажи и отчётности. Ошибки на этом этапе — дубли позиций, неправильные единицы измерения, неверные виды номенклатуры — потом «выстреливают» в проводках и отчётах.
Формировать список можно тремя способами: вручную по одной позиции, групповым созданием через обработку или загрузкой из внешнего файла (Excel, CSV, прайс поставщика). Выбор зависит от объёма: десяток позиций проще ввести руками, а прайс на несколько тысяч строк разумнее загрузить обработкой.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия команд в разных конфигурациях немного отличаются, но логика справочника номенклатуры везде одинаковая.
Где находится справочник номенклатуры и как он устроен
В 1С:Бухгалтерии 8 справочник открывается через раздел «Справочники» → «Номенклатура» или через «Склад» → «Номенклатура» — в зависимости от настроек интерфейса. В 1С:Управлении торговлей путь такой: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» либо раздел «Закупки» / «Продажи» → «Номенклатура».
Справочник имеет иерархическую структуру: позиции раскладываются по группам (папкам) неограниченной вложенности. Например: «Материалы» → «Металлопрокат» → «Трубы». Группировка не влияет на учёт, но критична для удобства: при тысячах позиций плоский список превращается в нечитаемую простыню.
Каждая карточка номенклатуры содержит наименование, вид номенклатуры, единицу измерения, артикул, а в торговых конфигурациях — также ставку НДС, признак предмета расчёта для чеков, характеристики и серии, если они включены в настройках.
Подготовка: что настроить до создания позиций
Прежде чем заводить позиции, определите структуру групп. Возьмите за основу реальную логику бизнеса: по типу продукции, по поставщикам, по направлениям продаж. Не создавайте больше трёх уровней вложенности — глубже искать позиции становится неудобно.
Второй шаг — настройте виды номенклатуры. В 1С:Бухгалтерии это делается в форме списка номенклатуры по команде «Виды номенклатуры»: для товаров, материалов, услуг и готовой продукции задаются свои счета учёта. В УТ 11 виды создаются в разделе «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → «Виды номенклатуры», там же включаются характеристики и серии.
Третий шаг — проверьте классификатор единиц измерения. В типовых конфигурациях он уже заполнен по ОКЕИ, но если нужны нестандартные единицы (короб, бобина, комплект), добавьте их заранее, чтобы не переделывать карточки позже.
Ручное создание позиций номенклатуры
Откройте справочник, перейдите в нужную группу и нажмите «Создать». Заполните обязательные поля: наименование (рабочее, по нему идёт поиск), вид номенклатуры, единица измерения. Полное наименование для печати в документах, как правило, подставляется автоматически, но его можно отредактировать.
Заполните артикул — он ускоряет поиск и используется при обмене с поставщиками и сайтом. В торговых конфигурациях дополнительно укажите ставку НДС и, при необходимости, код ТН ВЭД для маркированных или импортных товаров.
После сохранения проверьте карточку: позиция должна находиться в нужной группе, вид номенклатуры — соответствовать типу (услуга не должна стоять как товар, иначе она попадёт в складские отчёты). Для услуг в 1С:Бухгалтерии дополнительно снимите признак складского учёта через вид номенклатуры.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и перейдите в нужную группу
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование, вид номенклатуры, единицу измерения
- 3Укажите артикул, ставку НДС и прочие реквизиты по необходимости
- 4Запишите карточку и проверьте, что позиция попала в правильную группу
- 5Создайте тестовый документ (поступление или реализацию) и убедитесь, что счета учёта подставились верно
Загрузка списка номенклатуры из файла
Когда позиций много, используйте встроенную обработку «Загрузка данных из файла». В 1С:Бухгалтерии она находится в списке номенклатуры: «Ещё» → «Загрузить данные из файла». В УТ 11: «Закупки» → «Сервис» → «Загрузка данных из файла» либо прямо из списка номенклатуры.
Подготовьте файл Excel: одна строка — одна позиция, столбцы — наименование, артикул, единица измерения, вид номенклатуры, группа. Уберите объединённые ячейки, промежуточные итоги и пустые строки внутри данных — они ломают сопоставление.
В обработке сопоставьте столбцы файла с реквизитами справочника. Программа покажет предварительный просмотр: какие позиции будут созданы новыми, а какие распознаны как уже существующие. Загружайте сначала небольшую партию (10–20 строк), проверьте результат, и только потом — весь файл.
Проверка результата и поиск дублей
После формирования списка проверьте его на дубли. В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей»: раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» (в УТ 11 — «НСИ и администрирование» → «Поддержка и обслуживание»). Она находит позиции с совпадающими наименованиями и артикулами и позволяет объединить их с заменой во всех документах.
Дополнительно пройдите по контрольным точкам: единицы измерения заполнены, виды номенклатуры соответствуют типам позиций, нет позиций в корне справочника вне групп, если вы планировали иерархию.
Как проверить результат
Установлен вид «Услуга», складской учёт отключён
Услуга заведена как товар — попадёт в складские отчёты и оборотку по счёту 41
Каждая позиция встречается один раз, поиск по наименованию даёт один результат
Несколько карточек с одинаковым наименованием — остатки разойдутся по разным позициям
У всех позиций заполнена единица хранения
Пустая единица — документы не проведутся или проведутся с ошибками
Ставка соответствует товару и налоговому режиму
Ставка по умолчанию не совпадает с реальной — ошибки в счетах-фактурах
Типичные ошибки при формировании списка
Самая частая ошибка — создание новой позиции вместо поиска существующей. Она возникает, когда наименования вводятся вручную с разными написаниями: «Труба 50х50» и «Труба 50x50». Профилактика — поиск перед созданием и единый стандарт написания, закреплённый во внутреннем регламенте.
Вторая группа ошибок — неверные виды номенклатуры и единицы измерения. Материал, заведённый как товар, исказит себестоимость; неправильная единица (штуки вместо метров) — количество в документах. Такие ошибки выявляются только при инвентаризации или сверке, когда исправлять уже дорого.
Как поддерживать список в актуальном состоянии
Назначьте ответственного за справочник: кто имеет право создавать и изменять позиции. В типовых конфигурациях права на справочник разграничиваются через профили групп доступа. Чем меньше людей редактируют номенклатуру, тем чище список.
Не удаляйте позиции, по которым были движения, — помечайте их на удаление или переводите в группу «Архив». Удаление с контролем ссылочной целостности возможно только при отсутствии документов, а прямое удаление из базы в обход механизмов 1С нарушит целостность данных.
Периодически (раз в квартал или после крупных загрузок) запускайте поиск дублей и проверяйте позиции без движений — они кандидаты в архив.
Что важно запомнить
Сначала настройте структуру групп, виды номенклатуры и единицы измерения, затем создавайте позиции вручную или загрузкой из файла с тестовой партией. После формирования списка обязательно проверьте дубли и корректность видов номенклатуры. Резервная копия перед массовой загрузкой — обязательное условие.
Частые вопросы
Можно ли загрузить номенклатуру из прайса поставщика?
Да, обработка «Загрузка данных из файла» принимает Excel и CSV. Прайс нужно предварительно привести к плоскому виду: убрать шапку с реквизитами поставщика, объединённые ячейки и строки с названиями разделов, оставив только строки с позициями. Цены из прайса загружаются отдельной обработкой регистрации цен поставщика или установки цен номенклатуры.
Что делать, если позиция уже используется в документах, а в ней ошибка?
Наименование, артикул и большинство реквизитов можно исправить прямо в карточке — исторические документы не пострадают. Осторожнее с видом номенклатуры и единицей измерения: их смена влияет на учёт, поэтому при наличии остатков корректнее создать новую позицию, а старую вывести остатками и отправить в архив.
Как объединить две одинаковые позиции без потери документов?
Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования. Она находит совпадающие позиции и заменяет все ссылки на дубль ссылками на основную позицию во всех документах и регистрах, после чего дубль помечается на удаление. Перед объединением сделайте резервную копию.
Нужно ли заводить услуги в справочник номенклатуры?
Да, услуги и работы заводятся в тот же справочник, но с видом номенклатуры «Услуга». Это позволяет выбирать их в актах, счетах и отчётах. Главное — чтобы для вида «Услуга» был отключён складской учёт, иначе программа потребует склад и попытается списать услугу с остатков.
Как быстро найти нужную позицию в большом списке?
Используйте строку поиска в форме списка — она ищет по наименованию, артикулу и штрихкоду одновременно. Также полезны отборы: по группе, виду номенклатуры, признаку «в архиве». В УТ 11 доступен полнотекстовый поиск, который находит позиции даже по части слова.
Можно ли ограничить сотрудникам право создавать номенклатуру?
Да. В разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» настройте профили групп доступа: роль на добавление и изменение номенклатуры выдайте только ответственным сотрудникам, остальным оставьте просмотр. Это резко снижает количество дублей и «самодельных» позиций.