Справочники и Данные · 12 мин
Как сформировать номенклатуру в 1С
Как создать номенклатуру в 1С: карточка товара, виды номенклатуры, характеристики, единицы измерения, штрихкоды. Пошаговая инструкция с проверкой ошибок.
Номенклатура — центральный справочник в любой конфигурации 1С, через который проходят закупки, продажи, складской и бухгалтерский учёт. От того, насколько грамотно сформирована номенклатура, зависит корректность остатков на складах, себестоимости, отчётов по продажам и даже налогового учёта. Ошибки на этапе создания карточек товаров потом приходится исправлять месяцами: сворачивать дубли, перепроводить документы, пересчитывать себестоимость.
Материал ориентирован на типовые конфигурации «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP Управление предприятием 2» — в них логика работы со справочником практически одинаковая. В «1С:Бухгалтерии 8» структура карточки проще, но общие принципы совпадают: сначала определяется тип позиции, затем заполняются обязательные реквизиты, после чего позиция включается в документы.
Прежде чем заводить первую карточку, важно спроектировать структуру: группы номенклатуры, виды номенклатуры, правила наименований и набор характеристик. Десять минут проектирования экономят недели исправлений, когда в базе уже тысячи позиций.
Что подготовить до создания первой карточки
Номенклатура не существует в вакууме: карточка ссылается на другие справочники, и если они не заполнены, при создании позиции придётся прерываться. Минимальный набор подготовки включает виды номенклатуры, единицы измерения, ставки НДС и, при необходимости, склады и статьи расходов.
Вид номенклатуры — ключевой системный реквизит, который определяет поведение позиции: будет ли это товар, услуга, работа или набор; ведётся ли учёт по характеристикам и сериям; какие счета учёта подставляются в документы. Например, вид «Товар (на складе)» включает складской учёт, а вид «Услуга» не требует указания склада и не формирует остатков.
Также продумайте иерархию групп. Группы — это папки внутри справочника: «Материалы», «Готовая продукция», «Запчасти», «Услуги». Хорошая практика — строить иерархию не глубже трёх уровней и называть группы так, чтобы по названию было понятно, что внутри. Слишком глубокая структура затрудняет поиск, а плоский список из тысяч позиций без групп превращается в хаос.
Как создать карточку номенклатуры вручную
Ручное создание подходит, когда позиций немного или нужно завести одну новую. Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в УТ 11 — «Нормативно-справочная информация») → «Номенклатура» и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид номенклатуры — от этого выбора зависит состав полей карточки.
Заполните обязательные поля. Рабочее наименование — короткое название для внутреннего поиска. Наименование для печати формируется автоматически по шаблону вида номенклатуры, но его можно отредактировать — именно оно попадёт в счета, накладные и УПД. Укажите единицу измерения (по классификатору ОКЕИ), ставку НДС, при необходимости — артикул, производителя, вес и объём.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Проверьте результат: позиция должна появиться в списке справочника, открываться без ошибок и подставляться в тестовый документ «Приобретение товаров и услуг». Если карточка не подставляется в документ — чаще всего не заполнен обязательный реквизит или позиция записана с пометкой на удаление.
- 1Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → «Создать»
- 2Выберите подходящий вид номенклатуры (товар, услуга, работа)
- 3Заполните рабочее наименование и проверьте наименование для печати
- 4Укажите единицу измерения, ставку НДС, артикул
- 5Заполните вес, объём и складскую группу, если ведётся адресный учёт
- 6Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в тестовом документе
Типы номенклатуры: товар, услуга, работа, набор
Тип позиции определяется видом номенклатуры и влияет на то, как программа обрабатывает документы. Товар хранится на складе, участвует в расчёте себестоимости и остатков. Услуга не имеет остатков — она списывается на расходы в момент реализации. Работа похожа на услугу, но может иметь исполнителя и нормативы. Набор объединяет несколько позиций и продаётся как единое целое.
Частая ситуация — доставка или монтаж, которые компания оказывает вместе с продажей товара. Их следует заводить как услуги с отдельным видом номенклатуры, чтобы в отчётах по продажам выручка от товаров и услуг разделялась. Если завести доставку как товар, программа будет требовать склад и остаток, что породит ложные минусы.
Сравнение типов номенклатуры
Учёт по складам и остаткам, расчёт себестоимости. Подходит для всего, что физически хранится. Ограничение: требует указания склада в документах.
Без остатков и складского учёта, списывается на расходы при продаже. Подходит для доставки, монтажа, консультаций. Нельзя оприходовать на склад.
Продаётся как единая позиция, внутри — комплектующие с количеством. Подходит для комплектов и готовых решений. Остатки ведутся по комплектующим, а не по набору.
Характеристики и серии: когда они нужны
Характеристики применяются, когда один товар существует в нескольких вариантах: размер, цвет, объём, мощность. Вместо десяти отдельных карточек «Футболка белая S», «Футболка белая M» создаётся одна позиция «Футболка» с характеристиками. Это упрощает поиск, ценообразование и отчёты по товарной линейке.
Включение характеристик делается на уровне вида номенклатуры: в карточке вида установите признак использования характеристик. Варианты учёта — общие для вида (один список на все товары вида) или индивидуальные для каждой позиции. Индивидуальные удобнее, когда наборы вариантов у разных товаров не пересекаются.
Серии нужны для учёта по партиям: сроки годности, номера партий, сертификаты. Это обязательно для продуктов питания, лекарств, косметики. Учтите: включение серий усложняет все складские документы — при каждом движении придётся указывать серию. Не включайте серии «на всякий случай» для товаров, где партийный учёт не требуется.
Штрихкоды, упаковки и единицы измерения
Если товар продаётся в разных фасовках — штучно, коробами, паллетами — настройте упаковки. Упаковка содержит коэффициент пересчёта к базовой единице (например, короб = 12 шт) и собственный штрихкод. В документах можно будет выбирать упаковку, а программа сама пересчитает количество в базовых единицах для складского учёта.
Штрихкоды вводятся на закладке карточки или сканером прямо в поле. Один товар может иметь несколько штрихкодов — по одному на каждую упаковку и характеристику. Проверьте уникальность: дублирующийся штрихкод у двух разных позиций приведёт к тому, что сканер будет подставлять не тот товар, и ошибка вскроется только при инвентаризации.
Массовое создание: загрузка из Excel
Когда нужно завести сотни или тысячи позиций, ручной ввод неприемлем. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (в УТ 11 — через «Помощник продаж» или универсальную загрузку; в Бухгалтерии — «Загрузка номенклатуры из файла» на форме списка справочника).
Подготовьте файл в формате Excel или CSV с колонками: наименование, артикул, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС, штрихкод, цена. При загрузке сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника. Перед массовой загрузкой выполните тест на 5–10 строках и проверьте результат: корректность видов номенклатуры, единиц измерения и отсутствие дублей.
После загрузки обязательно проведите контроль: откройте несколько карточек визуально, сформируйте отчёт по справочнику и проверьте, что цены и ставки НДС попали в нужные поля. Типичная ошибка загрузки — ставка НДС попала в текстовое поле вместо ссылки на перечисление, и в документах налог не рассчитывается.
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — дубли позиций. Один и тот же товар заводится несколько раз с разными написаниями: «Кабель ВВГ 3х2.5», «Кабель ВВГ 3*2,5», «кабель ввг 3х2.5». В результате остатки расползаются по разным карточкам, отчёты врут, а поиск нужной позиции превращается в лотерею. Бороться помогают единые правила наименования, проверка по артикулу перед созданием и периодическая обработка поиска дублей.
Вторая типичная ошибка — неверный вид номенклатуры. Если услугу завели как товар, в документах реализации потребуется склад, а в остатках появятся отрицательные значения. Третья ошибка — разные единицы измерения у одного товара у разных поставщиков без настройки упаковок: закупка ведётся в коробах, продажа в штуках, и остатки сходятся только на бумаге.
Как проверить, что номенклатура сформирована правильно
После создания или загрузки позиций выполните контрольную проверку. Создайте тестовый документ поступления и реализации на одну из позиций, проведите и сформируйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» — остаток должен отразиться корректно, без отрицательных значений. Для услуг проверьте, что документ не требует склад.
Проверьте печатную форму: наименование для печати, единица измерения и ставка НДС должны корректно выводиться в счёте и УПД. Если в печатной форме пустые поля или неверный налог — вернитесь в карточку и исправьте реквизиты до начала реальной работы.
Как проверить результат
Подставляется без ошибок, склад и НДС заполняются корректно
Программа требует заполнить обязательные поля или не находит позицию
Остаток положительный, по правильному складу и единице измерения
Отрицательный остаток, неверная единица или позиция отсутствует в отчёте
Наименование, НДС и единица измерения соответствуют карточке
Пустые поля, неверная ставка налога или сокращённое наименование
Сканер находит ровно одну позицию
Находит несколько позиций или ни одной
Что важно запомнить
Сначала настройте виды номенклатуры и группы, затем создавайте карточки с корректным типом, единицей измерения и ставкой НДС. Характеристики и серии включайте только там, где они реально нужны, массовый ввод делайте через загрузку из Excel с обязательным тестом, а дубли и неверные виды номенклатуры исправляйте до накопления документов.
Частые вопросы
Чем вид номенклатуры отличается от группы?
Группа — это просто папка для удобной навигации по справочнику, она не влияет на учёт. Вид номенклатуры — системный реквизит, определяющий тип позиции (товар, услуга), использование характеристик и серий, счета учёта и шаблоны наименований. Менять вид после начала работы опасно, а переносить позицию между группами можно свободно.
Можно ли изменить вид номенклатуры у позиции, по которой уже есть документы?
Технически программа может позволить это сделать, но результат непредсказуем: остатки, себестоимость и проводки могут стать некорректными. Безопасный путь — создать новую позицию с правильным видом, оформить документы перемещения или списания остатков со старой позиции и установить старой пометку на удаление или запрет использования.
Как найти и убрать дубли номенклатуры?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Задайте критерии поиска — по артикулу, штрихкоду или похожему наименованию. Обработка заменит все ссылки на дубль в документах ссылкой на основную позицию, после чего дубль можно пометить на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию базы.
Нужно ли заводить отдельную карточку на каждый размер одежды?
Нет, если включить характеристики. Создаётся одна карточка товара, а размеры оформляются как характеристики этой позиции. Остатки, цены и штрихкоды при этом ведутся по каждой комбинации «товар + характеристика» отдельно, но справочник остаётся компактным, а отчёты позволяют анализировать продажи и по товару в целом, и по размерам.
Что делать, если при загрузке из Excel часть строк не загрузилась?
Откройте протокол загрузки — в нём указаны причины отказа по каждой строке. Чаще всего это незаполненный обязательный реквизит, несуществующая единица измерения или ставка НДС в формате, который программа не распознала. Исправьте данные в файле и загрузите только проблемные строки, чтобы не создать дубли уже загруженных позиций.
Как запретить пользователям создавать новые позиции номенклатуры?
Настройте права доступа через профили групп доступа: для роли или профиля пользователя снимите право «Добавление» и «Изменение» на справочник «Номенклатура», оставив только просмотр. Это стандартная практика, чтобы карточки заводил один ответственный сотрудник и справочник не засорялся дублями.