Как сделать список контрагентов в 1С

Список контрагентов в 1С — это содержимое справочника «Контрагенты», в котором хранятся данные о покупателях, поставщиках и прочих партнёрах компании. Получить такой список можно несколькими способами: просто открыть справочник, сформировать его с отбором по нужным условиям, выгрузить в Excel или построить отчёт. Выбор зависит от того, что требуется: рабочий перечень для ежедневной работы, печатная форма или файл для передачи коллегам.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP». Названия пунктов меню могут немного отличаться между конфигурациями и релизами, но общая логика везде одинакова: справочник контрагентов находится в разделе, связанном с продажами, покупками или нормативно-справочной информацией.

Где находится справочник контрагентов

В «1С:Бухгалтерии 8» справочник открывается через раздел «Справочники» → «Контрагенты». Также до него можно добраться из разделов «Продажи» и «Покупки» — там есть одноимённые ссылки, ведущие к тому же списку. В «1С:Управление нашей фирмой» путь обычно такой: «Компания» или «Продажи» → «Контрагенты». В «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» справочник размещён в разделе «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Контрагенты» либо в разделе «CRM и маркетинг».

Если вы не можете найти справочник в интерфейсе, воспользуйтесь универсальным способом: нажмите кнопку со стрелкой вниз рядом с круглым меню (или откройте меню «Ещё» в панели навигации) и выберите «Все функции». В открывшемся дереве найдите группу «Справочники» и пункт «Контрагенты». Учтите, что «Все функции» доступны только при включённом соответствующем режиме и при наличии прав.

Ещё один быстрый путь — строка поиска в верхней части окна программы. Начните вводить слово «контрагенты», и система предложит перейти к списку. Это работает в большинстве современных конфигураций и экономит время, если вы не помните точное расположение пункта меню.

Как открыть и настроить список для работы

Открыв справочник, вы увидите таблицу со стандартными колонками: наименование, ИНН, КПП, иногда — группа и комментарий. Набор колонок можно изменить: нажмите «Ещё» → «Изменить форму» (в некоторых конфигурациях — «Настройка списка») и отметьте нужные поля. Например, для менеджеров по продажам полезно вывести телефон и основного менеджера, а для бухгалтерии — ИНН и полное наименование.

Для навигации по большому списку используйте сортировку: щёлкните по заголовку колонки, чтобы отсортировать записи по алфавиту или по значению поля. Быстрый поиск по списку выполняется простым набором текста — программа подсветит подходящие строки. Если контрагентов тысячи, эффективнее работает поиск через поле «Найти» с выбором конкретной колонки, например только по ИНН.

Чтобы список не превращался в беспорядочную массу, используйте иерархию — группы контрагентов. Создайте папки «Поставщики», «Покупатели», «Банки», «Госорганы» и распределите записи по ним. Режим отображения переключается кнопкой «Режим просмотра» или в настройках списка: можно смотреть все записи подряд либо с учётом иерархии.

1. 1
   Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» (или «Продажи» → «Контрагенты»).
2. 2
   Настройте видимые колонки через «Ещё» → «Изменить форму».
3. 3
   Задайте сортировку щелчком по заголовку нужной колонки.
4. 4
   При необходимости создайте группы и включите иерархический просмотр.
5. 5
   Проверьте, что в списке отображаются все нужные записи и нет лишнего отбора.

Как добавить контрагентов в список

Новый контрагент создаётся кнопкой «Создать». В типовых конфигурациях достаточно ввести ИНН — программа через сервис автозаполнения подтянет наименование, адрес и КПП из открытых источников. Это снижает количество опечаток, но требует подключённого интернет-поддерживаемого сервиса. Если автозаполнение недоступно, заполните поля вручную: вид контрагента (юридическое или физическое лицо), наименование, ИНН, КПП, адрес.

Обратите внимание на поле «Группа» — сразу помещайте контрагента в правильную папку, чтобы потом не пришлось разбирать накопившийся список. Переместить уже созданный элемент в группу можно перетаскиванием мышью или через «Ещё» → «Переместить в группу».

Если нужно завести сразу много контрагентов, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть загрузка из табличного документа: подготовьте Excel-файл с колонками (наименование, ИНН, КПП, адрес) и воспользуйтесь обработкой «Загрузка данных из файла» либо встроенным помощником загрузки контрагентов, если он предусмотрен вашей конфигурацией. Перед массовой загрузкой обязательно сделайте пробную итерацию на 3–5 строках и проверьте результат.

Как сделать список с отбором по условиям

Часто нужен не весь справочник, а его часть: только поставщики, только контрагенты конкретного региона или те, с кем были документы за период. Для этого служит отбор. В списке нажмите «Ещё» → «Настроить список» (или кнопку отбора на панели), добавьте условие — например, «Группа равно Поставщики» — и примените. Список мгновенно перестроится, а рядом с заголовком появится признак активного отбора.

Отборы можно комбинировать: например, контрагенты из определённой группы, у которых заполнен ИНН. Условия по умолчанию объединяются логическим «И». Сохраните удачную настройку через «Ещё» → «Сохранить настройки», чтобы в следующий раз применять её одним действием. Это удобно для регулярных задач вроде еженедельного списка активных покупателей.

Типичная ошибка — забытый отбор. Если список выглядит «пустым» или в нём не хватает знакомых контрагентов, первым делом проверьте, не включён ли ранее установленный отбор, и сбросьте его через «Ещё» → «Настроить список» → удаление условий.

Как выгрузить список контрагентов в Excel или на печать

Самый простой способ получить список в виде файла — команда «Ещё» → «Вывести список» (в ряде конфигураций — «Вывести список...» в меню списка). В открывшемся окне отметьте нужные колонки и подтвердите. Программа сформирует табличный документ, который можно сохранить в формате Excel (XLSX), PDF или отправить на печать через «Файл» → «Сохранить как».

Перед выводом убедитесь, что список отсортирован и отобран так, как нужно: табличный документ формируется по текущему состоянию списка, включая активные отборы. Если нужен список только покупателей — сначала примените отбор, потом выводите.

Для регулярных выгрузок с нестандартным набором полей (например, контрагенты с телефонами, адресами и суммами задолженности) удобнее построить отчёт. В «1С:Бухгалтерии» можно использовать «Универсальный отчёт» по справочнику «Контрагенты», а в конфигурациях с расширенной аналитикой — произвольный отчёт на СКД. Такой отчёт сохраняется как настройка и формируется повторно в один клик.

Сравнение вариантов

Команда «Вывести список»

Подходит для разовой выгрузки видимых колонок в Excel или на печать. Ограничение: только те поля, что есть в форме списка.

Универсальный отчёт

Подходит, когда нужны дополнительные поля справочника и отборы. Требует первичной настройки, но сохраняется для повторного использования.

Загрузка/выгрузка через обработки

Подходит для массового обмена данными между базами. Требует аккуратности и резервной копии.

Как проверить результат и поддерживать список в порядке

После формирования списка сверьте его полноту: количество строк в выгруженном файле должно соответствовать количеству записей в отобранном списке. Проверьте несколько случайных контрагентов — совпадают ли ИНН и наименования с первичными документами. Если список предназначен для передачи в другую систему, убедитесь, что кодировка и формат файла открываются корректно на принимающей стороне.

Для поддержания порядка периодически ищите дубли. В типовых конфигурациях есть штатный инструмент: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей» (название может отличаться). Обработка находит похожие записи по ИНН или наименованию и позволяет объединить их с заменой ссылок во всех документах. Перед объединением обязательно проверяйте, какая запись выбрана основной.

Помеченные на удаление контрагенты не исчезают из списка сразу — они отображаются с перечёркнутым значком. Чтобы скрыть их, установите отбор «Пометка удаления равно Нет» или отключите показ помеченных в настройках списка. Окончательное удаление выполняется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов» и возможно только для записей, на которые нет ссылок в документах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Полнота списка

Норма

Число строк в выгрузке совпадает с числом записей в отобранном списке

Тревожный признак

В файле меньше строк — вероятно, остался скрытый отбор или часть записей помечена на удаление

Качество данных

Норма

У контрагентов заполнены ИНН, наименования без дублей

Тревожный признак

Много записей без ИНН и повторяющихся наименований — нужна чистка

Открытие файла

Норма

Excel-файл открывается без ошибок, колонки читаемы

Тревожный признак

Кракозябры или съехавшие колонки — сохраните в другом формате (XLSX вместо CSV)

Частые вопросы о списке контрагентов

Почему в списке не виден контрагент, который точно заводили?

Чаще всего причина в активном отборе или в том, что запись находится внутри группы при отключённом иерархическом просмотре. Сбросьте отбор через «Ещё» → «Настроить список», переключите режим просмотра и воспользуйтесь поиском по ИНН — он находит запись независимо от написания наименования.

Можно ли выгрузить список контрагентов вместе с телефонами и адресами?

Да, но контактная информация хранится в отдельной таблице, поэтому стандартная команда «Вывести список» её не покажет, если колонки не добавлены в форму. Добавьте нужные поля через «Изменить форму» либо постройте универсальный отчёт по справочнику с выводом контактной информации.

Как удалить контрагента, которого больше нет в работе?

Выделите запись и нажмите Delete или «Ещё» → «Пометить на удаление». Физически запись удалится через «Удаление помеченных объектов» только если на неё нет ссылок в документах. Если документы есть, оставьте пометку — она исключит контрагента из подбора в новые документы, но сохранит историю.

Что делать, если контрагент заведён дважды?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование». Она объединит записи и автоматически заменит ссылки во всех документах на выбранную основную запись. Перед запуском сделайте резервную копию базы и проверьте предложенные пары вручную.

Можно ли разделить контрагентов на поставщиков и покупателей автоматически?

Автоматической классификации в типовых конфигурациях нет: вид отношений определяется документами, а не самим справочником. Практичное решение — вручную распределить записи по группам «Поставщики» и «Покупатели» либо использовать дополнительные реквизиты и отборы по ним.

Как получить список контрагентов с суммами задолженности?

Справочник таких данных не содержит — задолженность рассчитывается по проводкам и документам. Используйте отчёты «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62) или «Задолженность покупателей» / «Задолженность поставщикам» с детализацией по контрагентам, а результат сохраните в Excel.