Как сделать сопоставление в 1С: инструкция по сопоставлению данных

Сопоставление в 1С — это процедура, при которой программа связывает данные из внешнего источника (файла Excel, XML-выгрузки, другой базы 1С, ЭДО-документа) с уже существующими элементами справочников: номенклатурой, контрагентами, договорами, организациями. Без корректного сопоставления при загрузке накладной или прайса система создаст дубли контрагентов и товаров, и справочники быстро превратятся в свалку одинаковых элементов с разными наименованиями.

Чаще всего сопоставление требуется в трёх ситуациях: при загрузке документов из файлов (поступления, счета, прайсы поставщиков), при обмене между базами (например, между «Управлением торговлей» и «Бухгалтерией») и при работе с электронным документооборотом, когда входящий УПД или накладная содержат номенклатуру поставщика, которую нужно связать с вашей. Во всех случаях логика одинакова: система ищет соответствия по реквизитам, а пользователь вручную подтверждает или исправляет неоднозначные связи.

Качество сопоставления напрямую зависит от состояния справочников. Если в базе уже есть дубли контрагентов с разными написаниями ИНН или номенклатура заведена без артикулов, автоматическое сопоставление даст низкий процент совпадений, и ручной работы станет больше. Поэтому перед массовой загрузкой стоит потратить время на чистку справочников — это окупается с первого же документа.

Что такое сопоставление и когда оно нужно

Под сопоставлением понимают установление связи «внешние данные → элемент базы». Например, в файле поставщика товар называется «Кирпич М-150 полнотелый», а в вашей базе — «Кирпич керамический М150». Для человека это очевидно один и тот же товар, для программы — две разные строки. Задача сопоставления — один раз указать эту связь, чтобы при следующих загрузках программа узнавала позицию автоматически.

Типовые сценарии, где без сопоставления не обойтись: загрузка поступлений товаров из Excel или XML-файлов поставщика, обработка входящих электронных документов (УПД, накладные через операторов ЭДО), синхронизация справочников при обмене между разнородными конфигурациями, загрузка банковских выписок с сопоставлением контрагентов по ИНН, импорт прайсов для обновления цен.

Подготовка: что проверить до загрузки

Основа автоматического сопоставления — заполненные реквизиты. Для контрагентов критичны ИНН и КПП: по ним программа находит партнёра практически безошибочно. Для номенклатуры — артикул, штрихкод, код, а также регистр соответствий (в «Управлении торговлей» это «Номенклатура поставщиков», в других конфигурациях — аналогичные механизмы). Проверьте, что эти поля заполнены у основных позиций, с которыми идёт регулярная работа.

Второй шаг — устранение дублей. Если в базе два контрагента «ООО Ромашка» с одинаковым ИНН, при сопоставлении программа выберет один из них непредсказуемо, и документы разойдутся по разным карточкам. В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» — «Обслуживание»), которая объединяет повторяющиеся элементы с заменой ссылок во всех документах.

Сопоставление контрагентов при загрузке документов

При загрузке документа из файла (например, через «Загрузку данных из файла» в разделе «Покупки» или через ЭДО) программа ищет контрагента по цепочке приоритетов: сначала по ИНН и КПП, затем по ИНН без КПП, затем по наименованию. Если точного совпадения нет, элемент попадает в список несопоставленных, и система предлагает создать нового контрагента или выбрать существующего вручную.

Типичная ловушка — филиалы одной компании. У них общий ИНН, но разные КПП. Если в базе заведён только головной контрагент, а в файле указан филиал, автоматическое сопоставление по ИНН может привязать документ не к той карточке. Проверяйте КПП в форме сопоставления и при необходимости создавайте отдельный элемент с корректными реквизитами.

1. 1
   Откройте загруженный документ или форму сопоставления — строки без связи обычно выделены цветом или пометкой
2. 2
   Проверьте ИНН и КПП из файла: поиск в справочнике контрагентов по ИНН покажет, есть ли такой партнёр
3. 3
   Если контрагент найден — выберите его вручную в поле сопоставления
4. 4
   Если контрагента нет — создайте новый по кнопке, программа перенесёт реквизиты из файла автоматически
5. 5
   Проверьте заполненность карточки: договор, банковские счета, адрес — их часто приходится дополнять вручную

Сопоставление номенклатуры: основной сценарий

Номенклатура — самая трудоёмкая часть сопоставления, потому что позиций много, а наименования у поставщика и в вашей базе почти всегда различаются. В форме сопоставления (при загрузке поступления или входящего электронного документа) программа показывает две колонки: данные поставщика и найденные варианты из справочника. Совпадения по штрихкоду или артикулу подставляются автоматически, остальное требует ручной привязки.

Чтобы привязать позицию, дважды щёлкните по строке или нажмите кнопку сопоставления, затем найдите нужный товар в справочнике поиском по наименованию, артикулу или коду. После подтверждения связь сохраняется: в «Управлении торговлей» она записывается в регистр «Номенклатура поставщиков» с указанием конкретного контрагента, и при следующей загрузке от этого поставщика позиция распознается автоматически.

Если товара в базе ещё нет, его можно создать прямо из формы сопоставления. Программа перенесёт наименование, артикул и единицу измерения из файла. Сразу проверьте ключевые реквизиты новой карточки: вид номенклатуры (от него зависят счета учёта), ставку НДС и единицу измерения — ошибки здесь потом всплывут в отчётах и проводках.

Не создавайте новую номенклатуру, не поискав существующую хотя бы по двум критериям — наименованию и артикулу. Поставщики часто меняют одно слово в названии («Кирпич М150» и «Кирпич М-150»), и справочник разрастается дублями, которые потом искажают остатки и себестоимость.

Сопоставление при обмене между базами 1С

При синхронизации между конфигурациями (например, УТ и БП) сопоставление выполняется на этапе первоначальной настройки обмена. Программа сравнивает объекты двух баз по ключевым полям: контрагенты — по ИНН/КПП, организации — по ИНН, номенклатура — по коду, артикулу или наименованию в зависимости от настроек правил конвертации.

После автоматического анализа открывается окно сопоставления, где видны три группы объектов: сопоставленные автоматически, частично сопоставленные и несопоставленные. Пройдитесь по второй и третьей группам вручную: установите соответствия для существующих элементов или разрешите создание новых. Пропущенные на этом этапе связи приведут к дублям, которые разойдутся по обеим базам при последующих сеансах обмена.

Для обменов по правилам, созданным в «Конвертации данных», состав полей поиска определяется в самих правилах (поля поиска, ключевые свойства). Если автоматическое сопоставление работает плохо, причина обычно в незаполненных ключевых полях или в том, что в правилах выбран ненадёжный критерий, например только наименование.

Маршрут решения

Как выбрать критерий сопоставления

У контрагентов корректно заполнены ИНН и КППИспользуйте поиск по ИНН+КПП — это самый надёжный вариант

У номенклатуры заполнены штрихкодыСопоставляйте по штрихкоду: он уникален и не зависит от написания названия

Штрихкодов нет, но поставщик передаёт свои артикулыВедите регистр «Номенклатура поставщиков» и сопоставляйте по артикулу поставщика

Надёжных реквизитов нет, только наименованияСопоставляйте вручную по каждой строке и параллельно заполняйте артикулы для будущих загрузок

Проверка результата и типичные ошибки

После завершения сопоставления и загрузки проверьте документ: все строки должны быть привязаны к элементам справочников, количество и суммы — совпадать с исходным файлом, единицы измерения — соответствовать учётным. Если в документе остались строки с незаполненной номенклатурой, проведение либо будет невозможно, либо создаст проблемы в учёте.

Дополнительно полезно сверить итоговые суммы документа с файлом поставщика и просмотреть созданные за сеанс новые элементы справочников: если программа создала десятки новых товаров при загрузке от постоянного поставщика, значит, ранее сопоставления не сохранялись или файл пришёл в другом формате, где изменились артикулы.

Частые вопросы

Где хранятся сохранённые сопоставления номенклатуры?

В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» связи сохраняются в регистре сведений «Номенклатура поставщиков» (или «Номенклатура контрагентов» в новых редакциях). Посмотреть и отредактировать их можно из карточки номенклатуры или через соответствующий пункт в разделе закупок. В «Бухгалтерии предприятия» при загрузке электронных документов используется собственный механизм сопоставления, доступный из формы входящего документа.

Почему при повторной загрузке программа снова не узнаёт товары?

Чаще всего связь не была сохранена: её подтвердили только для текущего документа, а не записали в регистр соответствий. Вторая причина — поставщик изменил файл: другие артикулы, другое написание наименований. Проверьте регистр «Номенклатура поставщиков» и убедитесь, что записи там создаются для нужного контрагента.

Как сопоставить контрагента, если у него нет ИНН?

Иностранные поставщики и физические лица могут не иметь ИНН. В этом случае сопоставление выполняется вручную по наименованию, а для надёжности стоит заполнить в карточке дополнительные идентификаторы: страну регистрации, налоговый номер в стране поставщика. При обмене между базами для таких контрагентов обычно используют внутренний уникальный идентификатор объекта.

Что делать, если автоматическое сопоставление привязало не тот товар?

Откройте форму сопоставления, найдите ошибочную строку и переназначьте связь на правильный элемент. Если документ уже проведён с неверной номенклатурой, исправьте строки документа и перепроведите его, затем проверьте остатки по складу. Запись с неверной связью в регистре «Номенклатура поставщиков» удалите или замените, иначе ошибка повторится при следующей загрузке.

Можно ли сопоставлять данные при загрузке из Excel без ЭДО?

Да. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» (доступна из списков справочников и многих документов): она открывает табличный документ, позволяет указать, какая колонка файла соответствует какому реквизиту, и выполняет поиск существующих элементов по заданным полям. Для нестандартных форматов файлов используются внешние обработки загрузки.

Как ускорить сопоставление при большом количестве позиций?

Действуйте по приоритету надёжности: сначала заполните штрихкоды и артикулы у ходовой номенклатуры — это даст высокий процент автоматических совпадений. Затем ведите связи в регистре «Номенклатура поставщиков» по каждому крупному поставщику. Ручной работы останется немного: только новые товары и позиции с изменившимися реквизитами.