Как сделать отбор в справочнике 1С

Отбор в справочнике 1С — это фильтрация списка элементов по заданным условиям: наименованию, реквизитам, группам или признакам вроде пометки удаления. Он нужен, когда в номенклатуре тысячи позиций, в контрагентах — сотни записей, а найти требуется только часть данных, отвечающую конкретному условию.

Инструменты отбора зависят от версии платформы и конфигурации. В управляемых формах (1С:Предприятие 8.3, типовые «Бухгалтерия», «Управление торговлей», «ERP») отбор строится через панель настройки списка, быстрый поиск по строке и стандартные команды «Ещё». В обычных формах (более старые конфигурации на 8.2) используется кнопка «Отбор и сортировка».

Важно понимать разницу между поиском и отбором. Поиск по строке просто подсвечивает или находит совпадения, а отбор физически ограничивает состав списка: остальные элементы скрываются до снятия условия. Именно отбор используют для пакетной обработки, выгрузки и проверки данных.

Где находится отбор и какие способы фильтрации существуют

В управляемом интерфейсе «Такси» основные точки входа расположены в шапке формы списка. Строка поиска — поле с иконкой лупы — фильтрует по наименованию и другим полям, отмеченным в конфигурации как «поля поиска». Кнопка «Найти» открывает расширенный поиск по конкретному реквизиту. Меню «Ещё» содержит команды «Настроить список» и «Изменить форму».

В конфигурациях с обычными формами (например, «Управление торговлей 10.3») над табличной частью списка есть панель с кнопкой «Отбор» — по ней открывается диалог задания условий, а активные отборы подсвечиваются отдельной строкой.

Также существует иерархический отбор: если справочник имеет группы (папки), можно ограничить просмотр одной группой, выбрав её в дереве слева. Это самый простой способ сузить список без настройки условий.

Быстрый отбор по наименованию и строке поиска

Самый частый сценарий — найти элемент по части названия. Установите курсор в строку поиска над списком, введите фрагмент наименования и нажмите Enter. Список сократится до совпадающих элементов. Поиск в типовых конфигурациях обычно работает по вхождению подстроки, поэтому достаточно ввести часть слова без специальных символов.

Если поиск не находит заведомо существующий элемент, проверьте, не установлен ли уже другой отбор: активные условия суммируются, и новый поиск выполняется только внутри уже отфильтрованного списка. Снимите прежние условия через «Ещё — Настроить список» и повторите поиск.

Для поиска по точному значению реквизита — например, по ИНН контрагента или артикулу номенклатуры — удобнее команда «Найти» (Ctrl+F) с выбором поля поиска. Она покажет все элементы, где выбранный реквизит содержит указанное значение.

1. 1
   Откройте справочник через раздел меню, например «Справочники — Номенклатура».
2. 2
   Установите курсор в строку поиска над списком.
3. 3
   Введите фрагмент наименования и нажмите Enter.
4. 4
   Проверьте, что ранее установленные отборы сняты, если результат пуст.
5. 5
   Для возврата полного списка очистите строку поиска и нажмите Enter ещё раз.

Расширенный отбор по реквизитам через «Настроить список»

Когда нужно отобрать элементы по условию, которого нет в строке поиска — например, всех контрагентов-поставщиков или всю номенклатуру с определённым видом, — используйте настройку списка. Откройте справочник, нажмите «Ещё» и выберите «Настроить список». В открывшемся окне на закладке «Отбор» добавьте новое условие.

Каждое условие состоит из трёх частей: поле (реквизит справочника), вид сравнения и значение. Вид сравнения определяет логику: «Равно», «Не равно», «Содержит», «В списке», «Заполнено» и другие. Например, условие «Вид номенклатуры Равно Товар» оставит в списке только товары, скрыв услуги.

Несколько условий по умолчанию объединяются логическим «И» — элемент должен соответствовать всем условиям одновременно. Если нужна логика «ИЛИ» (например, контрагенты из двух разных регионов), сгруппируйте условия в группу «ИЛИ» через контекстное меню списка условий.

Способы фильтрации списка

Строка поиска

Подходит для быстрого поиска по наименованию. Ограничение: ищет только по полям, настроенным в конфигурации как поля поиска.

Настроить список (Ещё)

Полноценный отбор по любым реквизитам с видами сравнения и группами условий. Требует понимания структуры справочника.

Отбор по группе

Ограничение списка одной папкой иерархического справочника. Не работает с условиями по реквизитам.

Найти (Ctrl+F)

Поиск точного значения в выбранном реквизите. Не создаёт постоянный фильтр, а только находит элементы.

Отбор по пометке удаления, группам и служебным признакам

Типовая задача администратора — увидеть помеченные на удаление элементы или, наоборот, скрыть их. В окне «Настроить список» добавьте условие по полю «Пометка удаления» со значением «Да», чтобы показать только помеченные объекты, или «Нет» — чтобы их скрыть. Во многих типовых конфигурациях помеченные элементы скрыты по умолчанию.

Для иерархических справочников полезен вид сравнения «В группе» и «В группе из списка». Условие «Родитель В группе [выбранная папка]» покажет все элементы выбранной группы вместе с вложенными подгруппами. Это удобно, когда структура папок глубокая, а работать нужно с целой веткой.

Ещё один частый отбор — по признаку «Предопределённый». Предопределённые элементы создаются конфигурацией и не должны удаляться; отбор по этому полю помогает быстро отличить системные записи от пользовательских при аудите справочника.

Сохранение настроек отбора и работа в разных конфигурациях

Постоянно настраивать один и тот же отбор неудобно. В управляемых формах настройки списка сохраняются автоматически: при следующем открытии справочника условия применятся снова. Чтобы вернуть стандартный вид, откройте «Ещё — Настроить список» и нажмите «Установить стандартные настройки».

В ряде конфигураций доступно сохранение нескольких вариантов настроек под разными именами — например, «Только поставщики» и «Только покупатели». Переключение между вариантами занимает секунды и избавляет от ручного перестроения условий.

Учтите, что сохранённые настройки привязаны к пользователю. Если отбор настроил один сотрудник, у коллеги список будет выглядеть иначе. Это частая причина ситуации «у меня элементы видны, а у коллеги нет» — проверяйте настройки списка, прежде чем искать проблему в правах доступа.

Как проверить результат и когда отбор не поможет

После применения отбора убедитесь, что состав списка соответствует ожиданиям. Признак корректной работы — счётчик найденных элементов (в ряде форм отображается внизу) и визуальная проверка нескольких позиций: откройте пару элементов и убедитесь, что реквизиты действительно соответствуют условию.

Если результат пуст, хотя данные точно есть, двигайтесь по цепочке: снимите все условия, проверьте отбор по группе в дереве слева, убедитесь, что не включён фильтр по пометке удаления. В большинстве случаев причина — наложение нескольких условий, а не отсутствие данных.

Отбор списка не подходит, когда нужно проанализировать данные по нескольким справочникам сразу, посчитать итоги или выгрузить результат во внешний файл. Для таких задач используйте отчёты (универсальный отчёт, отчёты по справочникам) или обработки группового изменения реквизитов — они дают ту же фильтрацию, но с выводом результата в табличный документ.

Контрольные точки

Как проверить результат отбора

Состав списка после применения условия

Норма

Видны только элементы, соответствующие условию; случайная проверка карточек подтверждает совпадение реквизитов

Тревожный признак

В списке остались лишние элементы или пропали нужные — пересмотрите вид сравнения и значение условия

Повторное открытие справочника

Норма

Отбор сохранился и применился автоматически

Тревожный признак

Список показывает все элементы — настройки не сохранились или были сброшены

Работа другого пользователя

Норма

У коллеги свой набор настроек, данные в базе идентичны

Тревожный признак

Пользователь считает, что данные удалены, хотя у него просто другой отбор

Частые вопросы об отборе в справочниках 1С

Почему отбор не находит элемент, который точно есть в справочнике?

Чаще всего мешает ранее установленное условие или выбранная группа в дереве иерархии. Сбросьте настройки через «Ещё — Настроить список — Установить стандартные настройки» и повторите поиск. Также проверьте, не помечен ли элемент на удаление — такие записи могут быть скрыты.

Можно ли отобрать элементы по нескольким значениям одного реквизита?

Да. Используйте вид сравнения «В списке» и укажите несколько значений через запятую в диалоге выбора. Это удобно, например, для отбора номенклатуры сразу по нескольким видам без построения группы условий «ИЛИ».

Отбор в списке влияет на данные в базе?

Нет. Отбор изменяет только отображение списка на экране. Сами элементы, их реквизиты и связи остаются нетронутыми. После снятия условия список вернётся к полному составу.

Как отобрать элементы, у которых реквизит не заполнен?

Добавьте условие по нужному полю с видом сравнения «Не заполнено». Это стандартный приём для поиска карточек контрагентов без ИНН или номенклатуры без единицы измерения при чистке данных.

Почему у коллеги тот же справочник выглядит иначе?

Настройки отбора и вида списка сохраняются персонально для каждого пользователя. Кроме того, состав видимых элементов может ограничиваться правами доступа (RLS). Сначала сравните настройки списка, и только потом проверяйте права.

Чем отбор списка отличается от отбора в отчёте?

Механика условий одинакова, но назначение разное. Отбор списка помогает найти и открыть конкретные элементы для редактирования. Отбор в отчёте формирует итоговую таблицу для анализа или печати и может объединять данные нескольких объектов.