Справочники и Данные · 9 мин
Как распечатать список контрагентов в 1С 8.3
Пошаговая инструкция: как вывести и распечатать список контрагентов в 1С 8.3 — через печать списка, отчеты и универсальный отбор. Отборы, колонки, FAQ.
Список контрагентов — один из самых востребованных справочников в 1С 8.3: его печатают для сверки с контрагентами, аудита, подготовки к инвентаризации расчетов или передачи руководству. Платформа предлагает несколько способов получить печатную форму — от простой печати списка в пару кликов до гибких отчетов с отборами и дополнительными полями.
Выбор способа зависит от задачи. Если нужен просто перечень наименований с ИНН — достаточно стандартной команды печати списка. Если требуются адреса, телефоны, банковские реквизиты или выборка только покупателей из конкретной группы — понадобится настройка колонок, отборы или универсальный отчет.
Ниже разобраны все рабочие варианты на примере типовых конфигураций (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, УНФ). Точные названия команд могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но логика действий везде одинаковая.
Где находится справочник контрагентов
В большинстве конфигураций справочник открывается из раздела Справочники → Контрагенты или Покупки/Продажи → Контрагенты. В Управлении торговлей список доступен также через раздел CRM и маркетинг. Найти его можно и через строку поиска в главном меню: нажмите значок лупы и введите «Контрагенты».
Перед печатью убедитесь, что вы видите нужную часть списка. Если справочник разбит на группы (папки), откройте конкретную группу — например, «Покупатели» или «Поставщики». В некоторых конфигурациях есть быстрые отборы по виду контрагента прямо над списком.
Способ 1: печать списка через «Ещё → Вывести список»
Самый быстрый метод, доступный в любой типовой конфигурации. Откройте справочник контрагентов, при необходимости настройте отбор, затем нажмите кнопку Ещё в командной панели списка и выберите пункт Вывести список… (в некоторых конфигурациях — «Печать списка» или «Вывести»).
В открывшемся окне отметьте флажками колонки, которые должны попасть в табличный документ: наименование, ИНН, КПП, вид контрагента, группа. Состав колонок зависит от того, какие поля показаны в списке или доступны для вывода. После нажатия «ОК» программа сформирует табличный документ.
- 1Откройте Справочники → Контрагенты и при необходимости задайте отбор или перейдите в нужную группу
- 2Нажмите Ещё → Вывести список…
- 3Отметьте нужные колонки: наименование, ИНН, КПП и другие
- 4Нажмите ОК — откроется табличный документ
- 5Нажмите Ctrl+P или кнопку печати, выберите принтер и отправьте на печать
Полученный табличный документ можно не только распечатать, но и сохранить в Excel, PDF или отправить по электронной почте через кнопку с дискетой. Это удобно, если список нужно передать коллеге или обработать вне 1С.
Способ 2: настройка колонок списка перед печатью
По умолчанию в списке контрагентов видны не все поля, которые могут понадобиться на печати. Чтобы вывести дополнительные реквизиты, используйте команду Ещё → Изменить форму… или Ещё → Настроить список… (зависит от конфигурации). В настройке формы перетащите нужные поля в список: полное наименование, юридический адрес, основной договор, комментарий.
После добавления колонок снова выполните «Вывести список» — теперь в печатную форму попадут и новые поля. Учитывайте, что чем больше колонок, тем шире таблица: на листе А4 книжной ориентации помещается 5–7 колонок. Для широких таблиц перед печатью переключите ориентацию на альбомную в параметрах страницы или уменьшите масштаб.
Способ 3: отборы перед печатью
Чтобы распечатать не весь справочник, а выборку, настройте отбор через Ещё → Настроить список…. Доступны отборы по группе, виду контрагента (юридическое или физическое лицо), стране регистрации, а также по любым реквизитам, добавленным в отбор. Например, можно вывести только контрагентов, у которых заполнен ИНН, или только находящихся в папке «Поставщики».
Полезный прием — отбор по условию «не в группе» для исключения архивных контрагентов, собранных в отдельной папке. После применения отбора проверьте результат визуально: список должен содержать только нужные строки. Затем выполните вывод списка стандартным способом.
Как выбрать действие
Способ 4: универсальный отчет и отчет «Список контрагентов»
Для сложных выборок подойдет Универсальный отчет: в Бухгалтерии 3.0 он находится в разделе Отчеты → Универсальный отчет, в других конфигурациях — в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки. Выберите тип объекта «Справочники», объект «Контрагенты», задайте период не требуется (справочник непериодический), добавьте нужные поля и отборы.
В Управлении торговлей 11 есть профильный отчет по партнерам и контрагентам, а также возможность вывести печатную форму «Список контрагентов» прямо из формы списка через кнопку печати. В УНФ доступен отчет «Список контрагентов» с выводом контактной информации. Преимущество отчетов — гибкая настройка группировок (например, по группам справочника) и сохранение вариантов настроек.
Сравнение вариантов
Быстро и просто; ограничение — только видимые реквизиты, без контактной информации
Позволяет добавить реквизиты; требует предварительной настройки формы
Гибкие отборы и поля, включая связанные данные; сложнее в освоении
Сразу выводит адреса и телефоны; доступен не во всех конфигурациях
Печать и проверка результата
Перед отправкой на принтер откройте предварительный просмотр (в табличном документе он включен по умолчанию). Проверьте разбивку по страницам, наличие всех колонок и количество строк — оно должно совпадать с количеством элементов в отобранном списке. При необходимости настройте параметры страницы: ориентацию, поля, масштаб и сквозные заголовки колонок на каждой странице.
Если список большой, включите повтор шапки таблицы на каждой странице: в табличном документе это делается через выделение строк шапки и установку свойства повторения, либо проще — через настройки печати отчета. Так получатель распечатки не потеряет смысл колонок на последующих листах.
Как проверить результат
Совпадает с числом элементов в отобранном списке
Строк меньше — вероятно, остался лишний отбор или список свернут по группам
Все нужные реквизиты видны целиком, текст не обрезан
Часть колонок ушла за край страницы или текст обрезан
Заголовки колонок повторяются на всех листах
Со второй страницы колонки без подписей
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Стандартные средства не умеют выводить произвольные связанные данные — например, остатки взаиморасчетов или последнюю дату отгрузки — в одну печатную форму списка. Для таких задач нужен отчет по регистрам расчетов или доработка внешней печатной формы. Также стандартный вывод списка не включает контактную информацию (телефоны, email), если она хранится в отдельной табличной части, — здесь поможет универсальный отчет или отчет по контактной информации.
Права доступа тоже имеют значение: если кнопки печати или настройки списка недоступны, вероятно, у вашей роли ограничены права на просмотр или вывод данных справочника. В этом случае обратитесь к администратору 1С.
Что важно запомнить
Простой список печатается через Ещё → Вывести список; для выборок сначала настройте отбор, для контактов и сложных условий — используйте универсальный отчет. Перед печатью всегда проверяйте состав строк и колонок в предпросмотре.
Частые вопросы
Как распечатать список контрагентов с телефонами и адресами?
Стандартная команда «Вывести список» не показывает контактную информацию. Используйте универсальный отчет по справочнику «Контрагенты» с добавлением полей контактной информации или профильный отчет конфигурации (в УТ 11 и УНФ есть отчеты, выводящие адреса и телефоны).
Можно ли распечатать только покупателей или только поставщиков?
Да. Перейдите в нужную группу справочника или настройте отбор через «Ещё → Настроить список» по группе или виду контрагента, затем выведите список обычным способом. На печать попадут только отобранные строки.
Как сохранить список контрагентов в Excel вместо печати?
После формирования табличного документа нажмите кнопку сохранения (дискета) в его командной панели и выберите формат «Лист Excel» или «Табличный документ». Файл можно открыть и доработать в Excel.
Почему в печатную форму попадает не весь список?
Чаще всего причина в активном отборе, быстром поиске или в том, что вы находитесь внутри группы. Сбросьте отборы и поиск, поднимитесь на верхний уровень справочника и выведите список заново.
Как сделать, чтобы широкая таблица поместилась на листе?
Сократите число колонок, переключите ориентацию страницы на альбомную, уменьшите масштаб печати или задайте автоподбор ширины в параметрах страницы табличного документа. Проверяйте результат в предпросмотре до отправки на принтер.
Можно ли сохранить настройки отбора, чтобы не настраивать каждый раз?
Да. В отчетах настройки сохраняются как вариант отчета (кнопка «Сохранить вариант» или «Ещё → Сохранить настройки»). В форме списка настроенный отбор также можно сохранить как именованную настройку через «Ещё → Сохранить настройки».