Справочники и Данные · 12 мин
Как работать с номенклатурой в 1С
Как создавать, настраивать и вести номенклатуру в 1С: виды номенклатуры, характеристики, единицы измерения, цены, типовые ошибки и их исправление.
Номенклатура — один из базовых справочников в любой конфигурации 1С: на него ссылаются документы закупки, продажи, производства, складского и бухгалтерского учёта. От того, насколько грамотно настроен этот справочник, зависят корректность остатков, себестоимости, цен и отчётов. Ошибки, допущенные при заведении карточек, потом «размножаются» по всем документам, и исправлять их приходится вручную по каждой позиции.
Работа с номенклатурой строится вокруг нескольких задач: создание карточек с правильными реквизитами, настройка характеристик и единиц измерения, назначение цен, контроль дублей и поддержание справочника в актуальном состоянии. Ниже разобраны эти задачи на примере типовых конфигураций — «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация» и «Бухгалтерия предприятия». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая.
Перед массовым заполнением справочника полезно сначала определить правила: какие виды номенклатуры нужны, будут ли использоваться характеристики, как строится групповая структура папок. Полчаса на проектирование структуры экономят потом часы на перенос позиций между папками и исправление аналитики.
Что такое номенклатура и какие виды бывают
Номенклатура — это справочник товаров, материалов, продукции, работ и услуг, которыми оперирует компания. Каждая карточка содержит наименование, артикул, единицу измерения, ставку НДС, вид номенклатуры и другие реквизиты, влияющие на учёт. Именно вид номенклатуры определяет, как позиция ведёт себя в документах: попадает ли на склад, участвует ли в расчёте себестоимости, требует ли серии и характеристики.
Типовые виды номенклатуры: товар (куплен-продан без переработки), материал (расходуется в производстве), продукция (результат собственного производства), услуга (не имеет складского остатка), работа, набор-комплект, тара. В «Бухгалтерии предприятия» набор видов проще, чем в ERP, но принцип тот же: вид задаёт счета учёта и поведение позиции.
Практическая рекомендация: создайте минимально необходимый набор видов. Если у вас тридцать видов с непонятными различиями, пользователи будут выбирать их наугад, и аналитика «развалится». Лучше пять понятных видов с чёткими настройками, чем тридцать формальных.
Как создать карточку номенклатуры
В типовых конфигурациях справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ и ERP) или «Справочники» → «Номенклатура» (в Бухгалтерии). Новая карточка создаётся кнопкой «Создать». Обязательные поля обычно подсвечены: наименование, вид номенклатуры, единица измерения.
Заполняйте карточку в таком порядке: сначала вид номенклатуры (он подтянет настройки по умолчанию), затем наименование и рабочее наименование для печатных форм, артикул, единицу хранения, ставку НДС. Если позиция весовая или фасуется, сразу настройте упаковки и вес. Для импортных товаров укажите страну происхождения и реквизиты ГТД, если это требуется учётной политикой.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид номенклатуры — он задаст настройки по умолчанию
- 3Заполните наименование, артикул, единицу измерения и ставку НДС
- 4При необходимости включите характеристики, серии, упаковки
- 5Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе поступления
После записи проверьте карточку «в бою»: создайте черновик поступления или реализации с этой позицией и убедитесь, что подставляются правильные счета, цена и складское поведение. Найти ошибку на этом этапе в разы дешевле, чем после проведения сотни документов.
Характеристики, серии и упаковки
Характеристики нужны, когда один товар существует в нескольких вариантах: размер, цвет, объём. Например, «Футболка» — одна карточка номенклатуры, а «размер S», «размер M» — её характеристики. Это позволяет вести учёт остатков по каждому варианту, не плодя отдельные карточки на каждый размер. Включается механизм в настройках вида номенклатуры или самой карточки — в зависимости от конфигурации.
Серии применяются для партионного учёта: сроки годности, номера партий, серийные номера техники. Если товар подлежит обязательной маркировке или имеет срок годности, серии обычно обязательны — без них не провести ни приход, ни списание. Упаковки позволяют указывать в документах «коробку по 12 штук» вместо пересчёта в штуки вручную: программа сама переведёт количество в базовую единицу хранения.
Когда характеристики не нужны
Если варианты товара отличаются по себестоимости, поставщикам или штрихкодам и учитываются как самостоятельные позиции, иногда проще завести отдельные карточки. Характеристики удобны для «однородных» вариантов одного товара с единой закупочной логикой. Также учтите: некоторые отчёты и обмены с внешними системами работают с характеристиками хуже, чем с отдельными позициями, — проверьте это до внедрения.
Единицы измерения и штрихкоды
Базовая единица хранения задаётся при создании карточки и после появления движений меняется с большими ограничениями. Выбирайте её вдумчиво: для штучного товара — штука, для сыпучих материалов — килограмм или тонна, для кабеля — метр. Все остальные варианты (короб, паллета, упаковка) оформляются как упаковки с коэффициентом пересчёта, а не как смена базовой единицы.
Штрихкоды привязываются к карточке в табличной части или отдельном регистре — в зависимости от конфигурации. Если у товара есть характеристики, штрихкод обычно уникален для каждой комбинации «номенклатура + характеристика». При работе со сканером проверьте, что штрихкод записан без пробелов и лишних символов — это частая причина того, что сканер «не находит» товар.
Цены номенклатуры
Цены в 1С хранятся отдельно от карточки и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Можно завести несколько видов цен: закупочная, оптовая, розничная, цена для маркетплейсов. В документах продажи цена подставляется автоматически по выбранному виду цен, но пользователь может её изменить вручную, если у него есть такие права.
Для массового обновления цен используйте ту же «Установку цен» с заполнением по формуле от базового вида (например, «закупочная + 30%») или загрузкой из таблицы Excel. После установки цен обязательно проверьте несколько позиций вручную: ошибка в формуле или сдвиг колонки при загрузке из файла мгновенно «уезжает» во все документы продажи.
Как проверить результат
Остатки по каждой позиции сходятся с фактическими, нет минусов
Отрицательные остатки или остатки по неизвестным позициям
Подставляется актуальная цена нужного вида
Нулевые или устаревшие цены, ручное исправление в каждом документе
Каждый товар представлен одной позицией, статистика читаемая
Один товар размазан по нескольким дублям карточек
Как бороться с дублями и поддерживать порядок
Дубли — главная болезнь справочника номенклатуры. Они появляются при загрузках из файлов, при работе нескольких пользователей без регламента, при разном написании наименований. Профилактика проста: назначьте ответственного за справочник, ограничьте права на создание карточек, перед заведением новой позиции ищите по артикулу и штрихкоду, а не только по наименованию.
Для поиска существующих дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит похожие элементы и позволяет объединить их: все ссылки из документов перенаправляются на выбранную «правильную» карточку, лишние помечаются на удаление. Перед объединением обязательно сделайте резервную копию — операция необратима.
Групповая обработка реквизитов
Если нужно изменить реквизит сразу у сотни позиций (например, сменить ставку НДС или группу), используйте обработку «Групповое изменение реквизитов». Она позволяет отобрать элементы по условию и присвоить им новое значение. Работайте с ней аккуратно: сначала отберите позиции, проверьте список глазами, потом применяйте изменение. Отменить массовую операцию штатными средствами нельзя.
Загрузка номенклатуры из Excel и внешних источников
Ручное заведение тысяч позиций нереально, поэтому в типовых конфигурациях есть загрузка из табличных документов. В УТ и ERP это «Загрузка данных из файла» в справочнике номенклатуры: вы сопоставляете колонки Excel с реквизитами карточки, программа показывает предварительный результат и создаёт элементы. Перед загрузкой почистите файл: удалите пустые строки, объединённые ячейки, приведите единицы измерения к классификатору.
Главный риск при загрузке — создание дублей. Настройте поиск существующих позиций по артикулу или штрихкоду, а не по наименованию: написание в файле поставщика почти всегда отличается от вашего. Загружайте данные порциями и после каждой порции проверяйте результат по отчёту, а не по ощущению «вроде всё прошло».
Как выбрать способ работы
Ограничения и когда нужен специалист
Базовые операции — создание карточек, установка цен, настройка характеристик — доступны любому пользователю после короткого обучения. Но есть зоны, где самостоятельное вмешательство рискованно: изменение структуры видов номенклатуры в работающей базе, массовая замена аналитики, настройка обменов с сайтом или маркетплейсами, доработка правил загрузки. Здесь ошибка затрагивает весь учёт, и восстановление может занять дни.
Также к специалисту стоит обращаться, если справочник уже «запущен»: тысячи дублей, отрицательные остатки по несуществующим позициям, разъехавшаяся себестоимость. Чистка такого справочника — это проект с анализом ссылок, переносом движений и перепроведением документов, а не разовая операция.
Что важно запомнить
Правильная номенклатура — основа корректного учёта в 1С. Определите виды и структуру справочника заранее, не меняйте аналитику у позиций с движениями, контролируйте дубли и проверяйте результат после каждой массовой операции. Резервная копия перед любыми необратимыми действиями — обязательное правило.
Частые вопросы
Можно ли удалить карточку номенклатуры, по которой были документы?
Физически удалить — нет, потому что на неё ссылаются документы. Можно пометить на удаление: тогда позиция исчезнет из подбора в новые документы, но останется в истории и отчётах. Если нужно «спрятать» позицию без пометки, используйте реквизит «архив» или аналогичный признак, если он есть в вашей конфигурации.
Что делать, если товар завели как услугу?
Поменять вид номенклатуры у карточки с движениями нельзя. Правильный путь: создать новую карточку с видом «товар», перенести на неё остатки документом оприходования и списать старую позицию. Если движений ещё нет — просто исправьте вид до начала работы с позицией.
Почему в документе не подставляется цена?
Чаще всего цена не установлена для того вида цен, который указан в документе, либо документ «Установка цен» не проведён или датирован позже даты продажи. Проверьте также, что карточка номенклатуры не помечена на удаление и вид цен в документе соответствует вашему прайсу.
Как найти все дубли в большом справочнике?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» из раздела администрирования. Настройте поиск по совпадению артикула или штрихкода — это надёжнее, чем похожесть наименований. Объединяйте найденные группы постепенно, проверяя, какая карточка выбрана основной.
Нужно ли заводить отдельную карточку на каждый размер одежды?
Не обязательно: для этого существуют характеристики. Одна карточка «Футболка» с характеристиками-размерами позволяет видеть остатки по каждому размеру и общий остаток по товару. Отдельные карточки оправданы, только если размеры закупаются как самостоятельные товарные позиции с разными ценами и поставщиками.
Опасно ли менять ставку НДС в карточке массово?
Сама замена через групповое изменение реквизитов безопасна для базы, но влияет на все новые документы. Проверьте, что ставка меняется в соответствии с законодательством и учётной политикой, и что после изменения в тестовом документе корректно считается сумма налога. Уже проведённые документы пересчитывать не нужно — они хранят ставку на момент проведения.