Справочники и Данные · 10 мин
Как правильно заводить номенклатуру в 1С
Как правильно создать номенклатуру в 1С: заполнение карточки, единицы измерения, счета учета, типы номенклатуры, проверка ошибок и дублей.
Номенклатура — главный справочник в любой учетной конфигурации 1С: от корректности его заполнения зависят остатки на складе, себестоимость, отчеты по продажам и даже налоговый учет. Ошибка на этапе создания карточки товара потом «размножается» по всем документам, и исправлять её приходится уже через перепроведение десятков или сотен проводок.
Большинство проблем с номенклатурой возникает не из-за сложности программы, а из-за отсутствия договоренностей: разные сотрудники называют один товар по-разному, забывают заполнить ставку НДС или заводят дубли. В результате отчеты перестают сходиться, а поиск нужной позиции занимает минуты вместо секунд.
Ниже — практический порядок заведения номенклатуры в типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия): какие поля обязательны, как выбрать тип номенклатуры и единицы измерения, как не допустить дублей и как проверить результат. Конкретные названия вкладок могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика заполнения везде одинакова.
Что подготовить перед созданием карточки
Прежде чем нажимать кнопку «Создать», соберите минимальный набор данных: точное наименование товара или услуги, единицу измерения, ставку НДС, артикул поставщика и группу номенклатуры, к которой относится позиция. Если учет ведется в разрезе характеристик (размер, цвет, объем) или серий — решите это заранее: включить учет по характеристикам для уже используемой позиции бывает затруднительно.
Проверьте, не заведена ли позиция раньше. Используйте поиск по наименованию, артикулу и штрихкоду одновременно — дубли чаще всего появляются именно потому, что искали только по одному полю. В 1С:Управление торговлей есть встроенный механизм поиска дублей, но базовая проверка вручную занимает меньше минуты и экономит часы на последующее исправление.
Как заполнить основные реквизиты карточки
Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в 1С:Бухгалтерии — «Справочники») → «Номенклатура» и нажмите «Создать». Первое поле — рабочее наименование: именно его видят пользователи в документах. Договоритесь о едином шаблоне, например: «Кабель ВВГнг-LS 3х2,5 ГОСТ» или «Услуга доставки по городу». Не сокращайте произвольно и не пишите с маленькой буквы вперемешку с заглавными — это главный источник визуальных дублей.
«Наименование для печати» (полное наименование) — то, что увидит покупатель в счетах и накладных. Оно должно соответствовать формулировкам из договора или прайса. Если рабочее и печатное наименования совпадают, поле можно оставить пустым — программа подставит рабочее автоматически.
Заполните артикул и, при необходимости, штрихкод. Артикул помогает искать товар внутри программы, штрихкод — работать со сканером и сверять поставки. В торговых конфигурациях штрихкоды хранятся в отдельном регистре, что позволяет привязать несколько кодов к одной позиции — например, код производителя и внутренний код магазина.
Выбор типа номенклатуры и вида
Тип номенклатуры определяет, как программа будет учитывать позицию. Основные варианты: «Товар» (учитывается на складе, участвует в расчете себестоимости), «Услуга» (не имеет остатков, списывается сразу), «Работа», «Набор» или «Комплект» в торговых конфигурациях. Неправильно выбранный тип — одна из самых дорогих ошибок: товар, заведенный как услуга, не отразится на складе, и остатки придется восстанавливать вручную.
Вид номенклатуры в 1С:УТ и ERP задает дополнительные правила: ведется ли учет по характеристикам и сериям, какие счета учета подставлять по умолчанию, какой шаблон наименования использовать. Если ассортимент большой, потратьте время на настройку видов номенклатуры — это избавит пользователей от ручного выбора параметров для каждой новой позиции.
Как выбрать тип номенклатуры
Единицы измерения, НДС и счета учета
Единица хранения остатков выбирается один раз и менять её после появления движений нельзя. Если товар закупается коробами, а продается штуками, единицей хранения делайте штуку, а для короба заведите упаковку с коэффициентом пересчета. Обратная схема (хранение в коробах) приведет к дробным остаткам и ошибкам округления в себестоимости.
Ставка НДС подставляется в документы автоматически из карточки, поэтому укажите её сразу и точно. Ошибка в ставке обнаруживается обычно только при сверке декларации, когда исправление требует корректировки десятков реализаций. Для товаров с разными ставками в разных операциях ориентируйтесь на основной сценарий продажи.
Счета учета (в 1С:Бухгалтерии — «Счета учета номенклатуры», в УТ/ERP — настройки в виде номенклатуры или регистре порядка отражения) определяют, на какие счета попадут проводки: 41 для товаров на складе, 10 для материалов, 20 или 44 для расходов по услугам. Если счета не заполнены, программа либо не проведет документ, либо отразит операцию на счетах по умолчанию, что исказит учет.
Пошаговый порядок создания позиции
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и найдите позицию по наименованию, артикулу и штрихкоду, чтобы исключить дубль
- 2Нажмите «Создать», выберите вид и тип номенклатуры (товар, услуга, набор)
- 3Заполните рабочее наименование по принятому шаблону и наименование для печати
- 4Укажите единицу хранения остатков; при необходимости добавьте упаковки с коэффициентами
- 5Заполните артикул, штрихкод, ставку НДС и группу номенклатуры
- 6Проверьте счета учета и параметры склада, серий, характеристик
- 7Запишите карточку и создайте тестовый документ поступления или реализации
- 8Сформируйте отчет по остаткам или проводки и убедитесь в корректности отражения
После записи карточки не считайте работу завершенной. Создайте тестовый документ в копии базы или на минимальную сумму, проведите его и посмотрите результат: отчет «Остатки товаров на складах» для товара, движения документа по регистрам, проводки в бухгалтерском учете. Только после этого позицию можно считать готовой к работе.
Как проверить результат и не допустить дублей
Признак правильно заведенной номенклатуры — документы с ней проводятся без сообщений об ошибках, остатки отображаются в нужном разрезе склада и организации, а в отчете по продажам позиция попадает в корректную группу. Если товар не виден в складских отчетах, первым делом проверьте тип номенклатуры и вид документа, которым оформлено поступление.
Для борьбы с дублями введите регламент: новую позицию создает ограниченный круг сотрудников, остальные подают заявку. Периодически запускайте штатную обработку поиска и удаления дублей («Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» в типовых конфигурациях) — она объединяет повторяющиеся элементы с заменой во всех документах.
Как проверить результат
Документ проводится, остаток появляется на складе
Ошибка о незаполненных счетах или остаток не отображается
Позиция видна в разрезе нужного склада в корректных единицах
Позиция отсутствует или количество дробное без причины
Списание идет с правильного счета, НДС начислен по верной ставке
Счета по умолчанию или неверная ставка налога
Позиция находится по наименованию, артикулу и штрихкоду
Находятся две похожие карточки одного товара
Типичные ошибки и их последствия
Отдельная группа ошибок связана с правами доступа. Если создавать номенклатуру может каждый менеджер, справочник быстро превращается в свалку. Ограничьте права на создание новых элементов, а для остальных пользователей оставьте только выбор из существующих — это стандартная практика для баз с большим ассортиментом.
Что важно запомнить
Корректная карточка номенклатуры — это проверка на дубли, правильный тип, единица хранения в минимальных единицах продажи, точная ставка НДС и заполненные счета учета. Завершайте заведение позиции тестовым документом и проверкой отчетов, а создание новых элементов закрепите за ответственными сотрудниками.
Частые вопросы о заведении номенклатуры
Можно ли изменить тип номенклатуры после того, как по позиции были документы?
Прямое изменение типа у используемой позиции обычно заблокировано или приводит к некорректным движениям. Правильный путь — создать новую позицию с нужным типом, оформить документы перемещения или корректировки остатков и закрыть старую карточку от выбора. В сложных случаях используют обработку объединения дублей.
Что делать, если один товар продается в разных единицах — штуках и упаковках?
Единицей хранения остатков назначьте минимальную единицу (штуку), а для упаковки создайте упаковку с коэффициентом пересчета. Тогда в документах можно будет выбирать любую единицу, а остатки и себестоимость будут считаться корректно без дробных значений.
Обязательно ли заполнять штрихкод?
Нет, но без штрихкода невозможна работа со сканером и автоматическая сверка поступлений. Если у товара есть заводской код, внесите его сразу — потом искать и прописывать коды для всего ассортимента гораздо трудозатратнее.
Как массово загрузить номенклатуру из Excel?
В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (обычно в разделе «Продажи» или «НСИ»). Подготовьте файл с колонками наименование, артикул, единица, ставка НДС, сопоставьте колонки полям справочника и перед загрузкой проверьте данные на дубли — обработка не всегда их отлавливает.
Почему новая позиция не видна в отчете по остаткам?
Отчет показывает только позиции с движениями или ненулевыми остатками. Если поступление еще не оформлено, позиции в отчете не будет — это нормально. Создайте документ поступления или включите в настройках отчета отображение нулевых остатков.
Кто должен заводить номенклатуру — менеджер или бухгалтер?
Оптимальная схема — карточку с товарными параметрами создает ответственный за справочник (товаровед или менеджер по закупкам), а счета учета и налоговые реквизиты проверяет бухгалтер. Разделение полномочий настраивается правами доступа и согласованным регламентом.