Как правильно завести номенклатуру в 1С

Номенклатура — один из базовых справочников любой конфигурации 1С: от него зависят корректность складского учета, себестоимость, отчеты по продажам и даже налоговые декларации. Ошибка, допущенная при создании карточки товара, «размножается» по всем документам, где эта позиция используется, и исправить её задним числом бывает сложно и дорого по времени.

Правильное заведение номенклатуры начинается не с кнопки «Создать», а с решения нескольких методологических вопросов: какой вид номенклатуры выбрать, нужны ли характеристики и серии, как будут заполняться счета учета. Эта статья разбирает весь процесс на примере типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей и 1С:ERP.

Материал ориентирован на пользователей, которые заводят номенклатуру вручную или настраивают справочник перед загрузкой данных. Если у вас уже есть заполненная база, разделы про типичные ошибки и проверку результата помогут навести порядок в существующих карточках.

Что подготовить перед созданием карточки

До того как нажимать «Создать», соберите исходные данные: точное наименование позиции по документам поставщика, артикул, единицу измерения по ОКЕИ, ставку НДС и страну происхождения (если ведется учет по ГТД). Согласуйте с бухгалтерией, на каком счете будет учитываться позиция — 41 «Товары», 10 «Материалы» или иной, и нужен ли учет по характеристикам и сериям.

Отдельно решите вопрос структуры справочника: какие группы (папки) понадобятся для аналитики и удобного поиска. Группировка по товарным категориям упрощает отчеты, назначение цен по группам и настройку прав доступа. Менять структуру групп после того, как в базе заведены тысячи позиций, — трудоемкая задача.

Выбор вида номенклатуры и настройка счетов учета

Вид номенклатуры — ключевой реквизит, который задает «шаблон» поведения позиции. В 1С:Бухгалтерии 8 виды номенклатуры находятся в разделе «Справочники → Номенклатура» по ссылке «Виды номенклатуры». Для каждого вида указываются счета учета: счет запасов, счет доходов, расходов, НДС. Если счета настроены на уровне вида, в документах они подставляются автоматически, и пользователю не приходится выбирать их вручную.

В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP аналогичную роль играет «Вид номенклатуры» с типом «Товар», «Услуга», «Работа», «Набор» и другими. Именно на уровне вида включается учет по характеристикам, сериям, задаются шаблоны наименований и настройки заполнения. Создайте отдельные виды для товаров с характеристиками (например, одежда с размерами) и без них — смешивать их в одном виде нельзя.

Какие виды обычно нужны

Минимальный рабочий набор для торговой организации: «Товары» (перепродажа), «Материалы» (хозяйственные нужды), «Услуги» (реализация и покупные услуги). Производственным компаниям дополнительно потребуются виды «Продукция» и «Полуфабрикаты». Не плодите виды без необходимости — каждый лишний вид усложняет настройку и отчеты.

Пошаговое создание карточки номенклатуры

После подготовки видов переходите к созданию самой позиции. Порядок действий в типовых конфигурациях схож, отличается только расположение команд.

1. 1
   Откройте раздел «Справочники» (в УТ — «НСИ и администрирование») → «Номенклатура» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите вид номенклатуры — от него зависят остальные поля и счета учета.
3. 3
   Заполните наименование и рабочее наименование: короткое для внутреннего поиска, полное — для печатных форм.
4. 4
   Укажите единицу измерения из классификатора ОКЕИ, артикул, ставку НДС.
5. 5
   При необходимости включите характеристики, серии, упаковки и заполните их на подчиненных вкладках.
6. 6
   Заполните вес, объем и прочие логистические параметры, если они используются в учете.
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию тестовым документом.

Обратите внимание на различие полей «Наименование» и «Полное наименование» (в УТ — «Рабочее наименование» и «Наименование для печати»). Рабочее используется в списках и подборе, полное выводится в счетах, накладных и УПД. Если в печатных формах нужны ГОСТ, ТУ или дополнительные описания — заносите их именно в полное наименование.

Ставка НДС в карточке подставляется в документы по умолчанию. Ошибка в этом поле — одна из самых дорогих: все документы реализации уйдут с неверной ставкой, и ошибка вскроется при сверке декларации по НДС. Проверяйте соответствие ставки актуальному законодательству на момент заведения позиции.

Единицы измерения, упаковки и штрихкоды

Базовая единица измерения выбирается из общероссийского классификатора (ОКЕИ) — именно в ней ведется складской учет и строятся отчеты. Если товар закупается коробами, а продается штуками, базовой единицей делайте штуку, а короб оформляйте как упаковку с коэффициентом пересчета. Обратная схема (базовая единица — короб) приводит к дробным остаткам и ошибкам при инвентаризации.

Штрихкоды вводятся на отдельной вкладке или в регистре штрихкодов (зависит от конфигурации). Один штрихкод может быть привязан к конкретной упаковке и характеристике. Если поставщик меняет штрихкоды, старые лучше не удалять, пока на складе есть остатки со старой маркировкой — иначе сканер перестанет находить товар.

Если одна и та же позиция приходит от разных поставщиков под разными артикулами, не создавайте дубли. Заведите одну карточку, а артикулы поставщиков храните в регистре «Номенклатура поставщиков» (в УТ и ERP) или в дополнительных сведениях — так остатки и аналитика останутся консолидированными.

Характеристики, серии и наборы: когда они нужны

Характеристики применяются, когда одна товарная позиция имеет вариации без отдельного артикула учета: размер, цвет, объем. Учет по характеристикам включается на уровне вида номенклатуры и не может быть включен «задним числом» для части позиций вида без дополнительных настроек. Решение принимайте до заведения первых карточек.

Серии нужны для учета по срокам годности, номерам партий или ГТД. Включение серий увеличивает трудоемкость складских операций — каждый приход и расход потребует указания серии. Включайте серии только там, где они действительно необходимы: пищевка, лекарства, импортный товар с обязательным учетом по ГТД.

Наборы и комплекты

Набор — это позиция, которая продается как единое целое, но состоит из нескольких складских позиций. В УТ наборы настраиваются через вид номенклатуры «Набор» с указанием состава и долей стоимости. Учтите: набор не хранится на складе, он «собирается» в момент продажи, поэтому остатки по нему в отчетах отсутствуют — это нормально, а не ошибка.

Проверка результата перед началом работы

Прежде чем передавать карточку в работу или запускать массовую загрузку, выполните контрольный прогон. Это занимает несколько минут, но избавляет от исправлений в учете.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проведите тестовое поступление

Норма

Счета учета подставились автоматически, документ провелся без предупреждений

Тревожный признак

Программа требует указать счета вручную или выдает ошибку проведения

Сформируйте отчет «Остатки товаров»

Норма

Позиция видна с количеством и в правильной группе

Тревожный признак

Позиция отсутствует, дублируется или попала не в ту группу

Оформите тестовую реализацию

Норма

Ставка НДС и цена подставились корректно

Тревожный признак

НДС неверный или не подставился, цена пустая

Проверьте печатную форму накладной

Норма

Полное наименование выводится как требуется

Тревожный признак

Выводится рабочее наименование или пустое поле

После проверки тестовые документы необходимо удалить или пометить на удаление, чтобы они не исказили учет. Если база рабочая и тестировать в ней нельзя, выполняйте проверку в копии базы.

Типичные ошибки при заведении номенклатуры

Массовое заведение номенклатуры

Если позиций десятки или сотни, ручное заведение неэффективно. В типовых конфигурациях есть обработки загрузки из табличных документов (Excel): в УТ и ERP это «Загрузка данных из файла», в Бухгалтерии — аналогичная обработка в разделе номенклатуры. Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры.

Главное правило массовой загрузки — сначала загрузить 5–10 позиций и проверить результат, а уже потом весь файл. Ошибка в настройке сопоставления колонок, повторенная на тысяче строк, создаст тысячу проблемных карточек. Также очистите файл от дублей и лишних пробелов до загрузки, а не после.

Частые вопросы

Можно ли изменить вид номенклатуры у позиции, по которой уже есть документы?

Технически в ряде конфигураций это возможно, но рискованно: счета учета и движения по регистрам в старых документах не перезапишутся автоматически. Безопасный путь — создать новую карточку с правильным видом, а старую закрыть от использования (установить пометку «недействителен» или аналогичный признак) после выведения остатков.

Чем отличается рабочее наименование от наименования для печати?

Рабочее наименование используется внутри программы: в списках, подборе, отчетах. Наименование для печати выводится в документах для контрагентов — счетах, накладных, УПД. Если поле для печати не заполнено, обычно подставляется рабочее, поэтому для «внешних» документов полное наименование лучше заполнять всегда.

Как избежать дублей при заведении номенклатуры?

Перед созданием позиции выполните поиск по артикулу и фрагменту наименования. Договоритесь о единых правилах написания: порядок слов, регистр, наличие бренда. В некоторых конфигурациях есть встроенный контроль дублей по наименованию — включите его в настройках, если он доступен.

Нужно ли заводить услуги в справочнике номенклатуры?

Да, услуги заводятся в тот же справочник, но с видом «Услуга». Это важно: у услуги нет склада хранения, она не попадает в отчеты по остаткам, и документы реализации услуг формируют другие проводки. Заведение услуги как товара — распространенная ошибка, искажающая складской учет.

Что делать, если товар продается в разных упаковках?

Базовой единицей назначьте самую мелкую неделимую единицу (штука, литр, метр), а остальные оформите как упаковки с коэффициентами пересчета. Тогда складской учет будет вестись в базовой единице, а в документах можно будет выбирать любую упаковку — количество пересчитается автоматически.

Можно ли удалить ошибочно созданную позицию номенклатуры?

Если по позиции нет ни одного документа, её можно пометить на удаление и удалить штатной обработкой «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удаление невозможно из-за ссылочной целостности — в этом случае позицию исключают из использования (пометка «недействителен», архивация), а при необходимости исправляют реквизиты.