Как правильно завести номенклатуру в 1С 8.3

Номенклатура — один из базовых справочников в 1С 8.3, от которого зависит корректность складского учета, себестоимости, налогов и отчетности. Ошибка, допущенная при создании карточки товара или услуги, потом тянется через все документы поступления и реализации, а исправлять её задним числом приходится вручную в каждом проведенном документе.

Правильное заведение номенклатуры начинается не с нажатия кнопки «Создать», а с подготовки: нужно заранее определить вид номенклатуры, единицу измерения, ставку НДС и счета учета. Если эти параметры продуманы до ввода данных, карточка создается за пару минут и не требует доработок.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации 1С 8.3 — «Бухгалтерия предприятия» и «Управление торговлей». Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но логика заполнения везде одинаковая.

Где находится справочник номенклатуры и как его открыть

В «1С:Бухгалтерии 8.3» справочник находится в разделе «Справочники» → «Номенклатура». В «1С:Управление торговлей» путь другой: «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или раздел «Закупки» / «Продажи» в зависимости от настроек интерфейса.

Перед созданием первой позиции проверьте, включен ли нужный функционал. В Бухгалтерии перейдите в «Главное» → «Функциональность» и убедитесь, что на закладке «Запасы» включен учет товаров и материалов, а при необходимости — учет по складам и партиям. Без этого часть полей карточки будет скрыта.

Если база новая, сначала заполните группы номенклатуры — это папки внутри справочника (например, «Материалы», «Товары для перепродажи», «Услуги»). Группировка упрощает поиск позиций и построение отчетов, а также позволяет задавать настройки сразу для целой папки.

Настройка видов номенклатуры — фундамент учета

Вид номенклатуры — это не просто классификатор, а настройка, которая определяет счета бухгалтерского учета, тип позиции (товар, материал, услуга, работа) и поведение в документах. В Бухгалтерии виды открываются по ссылке «Виды номенклатуры» прямо из формы списка справочника.

Типовые виды уже созданы в конфигурации: «Товары», «Материалы», «Услуги», «Продукция», «Оборудование». Для каждого вида заданы счета учета по умолчанию: например, для товаров — счет 41, для материалов — 10, для услуг — счета затрат. Если стандартных видов не хватает, создайте свой: например, «Тара» с отдельным счетом учета.

Критически важно выбрать правильный вид до того, как по позиции начнут проводиться документы. Смена вида после движений по регистрам не пересчитает уже сформированные проводки — старые документы останутся с прежними счетами, и возникнет рассинхронизация учета.

Пошаговое создание карточки номенклатуры

Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать». Откроется форма нового элемента. Порядок заполнения полей влияет на удобство: сначала выберите вид номенклатуры — тогда программа автоматически подставит счета учета и часть настроек.

Основные поля карточки в типовой Бухгалтерии 8.3:

• Вид номенклатуры — определяет тип позиции и счета учета;
• Наименование — рабочее название для внутреннего использования;
• Полное наименование — печатается в документах (счетах, накладных, УПД);
• Единица измерения — выбирается из классификатора ОКЕИ (штуки, килограммы, метры и т.д.);
• Ставка НДС — подставляется в документы продажи и поступления;
• Артикул и код ТН ВЭД — для внутреннего учета и внешнеторговых операций.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Проверьте результат: откройте карточку повторно и убедитесь, что вид, единица измерения и ставка НДС сохранены корректно.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры — программа подставит счета учета
3. 3
   Заполните наименование и полное наименование для печатных форм
4. 4
   Укажите единицу измерения из классификатора ОКЕИ
5. 5
   Установите ставку НДС и при необходимости артикул, штрихкод
6. 6
   Проверьте счета учета по ссылке «Счета учета»
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте позицию в тестовом документе

Заполнение карточки для разных типов позиций

Товары и материалы

Для складируемых позиций важны единица измерения и счет учета запасов. Если товар учитывается в разных единицах (например, закупка ящиками, продажа штуками), в Управлении торговлей можно задать упаковки с коэффициентами пересчета. В Бухгалтерии такой механизм ограничен — там обычно заводят одну базовую единицу.

Если ведется учет по характеристикам (размер, цвет) или сериям, эти опции включаются на уровне вида номенклатуры в УТ, а не в самой карточке. Не создавайте отдельные позиции под каждый размер, если конфигурация поддерживает характеристики — это раздувает справочник и усложняет отчеты.

Услуги

Для услуг единица измерения обычно условная (услуга, час, заказ), а складской учет не ведется. В Бухгалтерии для услуги важен счет затрат и статья затрат — они подставляются в акты оказания услуг. Убедитесь, что вид номенклатуры имеет тип «Услуга», иначе позиция попадет в складские отчеты.

Номенклатура с обязательной маркировкой

Для товаров, подлежащих маркировке (обувь, одежда, табак и другие категории), в карточке указывается соответствующий признак и товарная группа. Это влияет на обмен с системой «Честный ЗНАК» и печать кодов. Если признак не установлен, документы оборота маркированной продукции не сформируются корректно.

Сравнение вариантов

Отдельная позиция под каждую модификацию

Подходит для Бухгалтерии без характеристик. Минус: справочник быстро разрастается, отчеты сложнее анализировать

Одна позиция с характеристиками

Оптимально для Управления торговлей: один товар, варианты по размеру и цвету. Требует включения учета по характеристикам на уровне вида

Услуга без складского учета

Для работ и услуг: нет остатков на складе, важны только счета затрат и ставка НДС

Счета учета и налоговые параметры

Счета учета в Бухгалтерии 8.3 задаются по ссылке «Счета учета» в карточке номенклатуры или централизованно — через регистр «Счета учета номенклатуры» (раздел «Справочники»). Приоритет такой: счета, заданные для конкретной позиции, важнее счетов для вида номенклатуры, а те, в свою очередь, важнее общих настроек организации.

Ставка НДС в карточке подставляется в документы автоматически, но её можно изменить вручную в конкретном документе. Для позиций с особыми режимами (экспорт, необлагаемые операции) заранее проверьте, какая ставка должна стоять по умолчанию — ошибка здесь влияет на декларацию по НДС.

В Управлении торговлей дополнительно настраиваются цены: они хранятся не в карточке, а в регистре «Цены номенклатуры» и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры». Не пытайтесь «зашить» цену в карточку — при изменении цен история будет потеряна.

Удобный прием: настройте счета учета один раз на уровне вида номенклатуры, а в карточках отдельных позиций заполняйте их только в исключительных случаях. Так при добавлении новых товаров не придется каждый раз проверять проводки.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания позиции выполните контрольную проверку: создайте тестовый документ «Поступление товаров и услуг», выберите новую номенклатуру и посмотрите, какие счета, ставка НДС и единица измерения подставились. Если всё корректно — документ можно не проводить, просто закрыть без сохранения.

Наиболее частые ошибки при заведении номенклатуры:

• Неверный вид номенклатуры — услуга заведена как товар и «зависает» на складе;
• Дубли позиций — один и тот же товар создан несколько раз с разным написанием наименования;
• Не та единица измерения — закупка в упаковках при учете в штуках искажает остатки;
• Неправильная ставка НДС по умолчанию — ошибки в счетах-фактурах и декларации;
• Лишние пробелы и регистр букв в наименовании — мешают поиску и выгрузкам.

Для поиска дублей используйте встроенную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она сравнивает элементы по наименованию, артикулу и другим реквизитам и позволяет объединить дубли с заменой ссылок во всех документах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид номенклатуры

Норма

Соответствует типу позиции (товар, услуга, материал)

Тревожный признак

Услуга с видом «Товары» или наоборот

Подстановка в документ

Норма

Счета, НДС и единица измерения заполняются автоматически и верно

Тревожный признак

Поля пустые или счета не соответствуют учетной политике

Отсутствие дублей

Норма

Поиск по наименованию и артикулу находит одну позицию

Тревожный признак

Несколько одинаковых позиций с разным написанием

Печатная форма

Норма

В счете или УПД выводится полное корректное наименование

Тревожный признак

Сокращенное название или технические пометки в печати

Массовое создание и загрузка номенклатуры

Если нужно завести десятки или сотни позиций, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть загрузка из табличного документа: в Бухгалтерии — через обработку «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «Администрирование»), в УТ — «Загрузка данных из файла» в списке номенклатуры.

Подготовьте файл Excel или CSV с колонками: наименование, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС, артикул. При загрузке сопоставьте колонки реквизитам справочника и обязательно выполните пробную загрузку на 2–3 строках, прежде чем загружать весь массив. Ошибка в сопоставлении колонок создаст сотни некорректных карточек, которые придется чистить.

Для регулярного обмена с поставщиками или сайтом лучше настроить штатный обмен (CommerceML, обмен с сайтом) или использовать формат YML для загрузки каталога. Это снижает риск ручных ошибок и сохраняет соответствие артикулов.

Маршрут решения

Как выбрать способ заведения

Нужно создать 1–10 позицийЗаводите вручную через форму элемента — быстрее и надежнее

Нужно загрузить десятки или сотни позиций разовоИспользуйте загрузку из табличного документа с пробной проверкой на нескольких строках

Каталог регулярно обновляется от поставщика или сайтаНастройте штатный обмен CommerceML или загрузку YML

Обнаружены дубли после загрузкиЗапустите обработку «Поиск и удаление дублей» с заменой ссылок в документах

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить номенклатуру, по которой уже были документы?

Физически удалить такую позицию нельзя — программа не даст этого сделать, потому что на элемент ссылаются документы. Можно пометить позицию на удаление: она перестанет предлагаться в новых документах, но история сохранится. Окончательное удаление помеченных объектов выполняется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов», но только если ссылки отсутствуют.

Чем отличается «наименование» от «полного наименования»?

Наименование — рабочее название для поиска внутри программы, оно может быть сокращенным. Полное наименование выводится в печатных формах: счетах, накладных, УПД. Если полное наименование не заполнено, в документы подставляется обычное, что иногда выглядит некорректно для контрагентов.

Как изменить единицу измерения, если по позиции уже есть движения?

Напрямую менять единицу измерения у позиции с движениями небезопасно: остатки пересчитаны не будут, и учет исказится. Правильный путь — создать новую позицию с нужной единицей и перенести остатки документом «Оприходование/Списание» или корректировкой, а старую позицию пометить на удаление.

Где хранятся цены номенклатуры в 1С 8.3?

В Бухгалтерии цены хранятся в регистре сведений «Цены номенклатуры» и устанавливаются из карточки или списка по кнопке «Цены». В Управлении торговлей цены назначаются документом «Установка цен номенклатуры», что сохраняет историю изменений. В самой карточке товара цена не хранится.

Как завести услугу, чтобы она не попадала в складские отчеты?

Создайте или выберите вид номенклатуры с типом «Услуга» и заведите позицию с этим видом. Услуги не имеют складских остатков, в документах для них указываются счета затрат вместо счетов запасов. Если услуга всё равно появляется в складских отчетах — проверьте вид номенклатуры в карточке.

Что делать, если при загрузке из Excel созданы некорректные карточки?

Если документов по этим позициям еще нет, выделите ошибочные элементы в списке справочника и пометьте их на удаление, затем выполните удаление помеченных объектов. После этого исправьте файл загрузки и повторите процедуру на нескольких тестовых строках. Если документы уже проведены — используйте обработку поиска дублей и исправляйте карточки вручную.