Справочники и Данные · 10 мин
Как правильно вносить номенклатуру в 1С
Как правильно вносить номенклатуру в 1С: создание карточки, виды номенклатуры, единицы измерения, ставки НДС, типичные ошибки и проверка результата.
Номенклатура — один из базовых справочников в любой конфигурации 1С: от него зависят корректность складского учёта, себестоимость, налоги и аналитика продаж. Ошибка на этапе создания карточки товара «размножается» во всех документах: поступлениях, реализациях, перемещениях и отчётах. Поэтому вносить позиции нужно по единым правилам, а не «как получилось».
Проблема в том, что справочник «Номенклатура» в разных конфигурациях (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) устроен по-разному: где-то обязателен вид номенклатуры, где-то — единица хранения остатков, а где-то ключевую роль играет счёт учёта. Ниже разобран универсальный порядок действий, который подходит для типовых решений, с пояснениями по различиям.
Материал рассчитан на пользователей, которые вводят позиции вручную или контролируют загрузку из файлов. Отдельно разобраны типичные ошибки, способы проверки результата и границы, за которыми самостоятельные действия лучше прекратить и привлечь специалиста.
Что подготовить перед внесением номенклатуры
До создания первой карточки определите структуру справочника: группы (папки), по которым будут распределены позиции. Логичная иерархия — например, «Товары / Материалы / Услуги» с детализацией по категориям — упрощает поиск, отчёты и настройку прав доступа. Менять структуру после того, как в базе тысячи позиций, значительно труднее.
Второй шаг — согласовать правила наименования. Решите, будете ли вы включать в название бренд, артикул, фасовку, цвет. Единый шаблон вида «Категория, бренд, модель, характеристика» избавит от дублей, когда один и тот же товар вводят разные сотрудники. Дубли — главная болезнь справочника номенклатуры: они дробят остатки и делают отчёты недостоверными.
Третий элемент подготовки — проверить заполненность связанных справочников: единицы измерения (по классификатору ОКЕИ), страны происхождения, ставки НДС, статьи затрат. Если нужной единицы нет в классификаторе, добавьте её заранее, а не в момент создания карточки «на бегу».
Настройка видов номенклатуры
Вид номенклатуры — это шаблон, определяющий поведение позиции: тип (товар, услуга, работа, набор), настройки складского учёта, счета учёта в бухгалтерских конфигурациях и обязательность характеристик. В «Управлении торговлей» и ERP вид задаётся до создания позиций, и смена вида у уже используемой карточки может быть ограничена.
Создайте минимально необходимый набор видов: например, «Товары (учёт по сериям)», «Товары (без серий)», «Услуги», «Материалы». Не плодите десятки видов под каждую категорию — это усложняет настройку и отчёты, не давая практической выгоды.
Для услуг важно сразу указать правильный тип: если услугу ошибочно завести как товар, программа будет требовать склад и количество в документах реализации, а в отчётах по остаткам появятся фантомные позиции.
Создание карточки номенклатуры пошагово
Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в УТ/ERP) или «Справочники» (в Бухгалтерии) и перейдите в «Номенклатура». Создайте новую позицию кнопкой «Создать» и последовательно заполните ключевые поля.
- 1Выберите нужную группу справочника и создайте новый элемент
- 2Укажите вид номенклатуры — от него зависят остальные поля
- 3Заполните наименование по согласованному шаблону и рабочее наименование для печати
- 4Задайте единицу измерения из классификатора ОКЕИ
- 5Укажите ставку НДС и, при необходимости, признак подакцизного товара
- 6Заполните артикул, производителя, штрихкод при наличии
- 7Проверьте счета учёта (в Бухгалтерии) или настройки складского учёта (в УТ/ERP)
- 8Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе
Обратите внимание на различие полей «Наименование» и «Наименование для печати»: первое — рабочее, для поиска внутри программы, второе попадёт в документы и счета-фактуры. Для печатного наименования действуют требования к полноте описания товара в первичных документах, поэтому не сокращайте его до нечитаемых аббревиатур.
Единицы измерения и упаковки
Единица хранения остатков выбирается один раз и менять её после появления движений по складу крайне нежелательно. Если товар закупается коробами, а продаётся штуками, заведите упаковку с коэффициентом пересчёта (например, «коробка = 20 шт»), а не отдельную карточку на каждую фасовку.
Характеристики и серии
Если один товар существует в нескольких вариантах (размер, цвет), используйте механизм характеристик вместо создания отдельных карточек: это сохраняет справочник компактным и упрощает аналитику. Серии включают только там, где реально нужен учёт по срокам годности или номерам партий — лишний учёт по сериям замедляет работу склада.
Особенности внесения в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии» ключевое поле карточки — счёт учёта (10, 41, 43 и т.д.), который подставляется в проводки. Ошибка в счёте приведёт к неверным бухгалтерским записям по всем документам с этой позицией. Процент НДС и признак «услуга» здесь тоже критичны для корректного формирования книги покупок и продаж.
В «Управлении торговлей» и ERP акцент смещён на складские настройки: вид номенклатуры, использование характеристик, серий, упаковок, а также ценовые группы для автоматического расчёта цен. Здесь же настраивается обеспечение — правила пополнения запасов.
Сравнение вариантов
Подходит при небольшом количестве позиций и высоких требованиях к качеству данных; медленно, но каждая карточка проверяется человеком
Эффективна для сотен и тысяч позиций; требует подготовленного файла, сопоставления колонок и обязательной проверки дублей после загрузки
Автоматизирует потоковое обновление; риск — неконтролируемые дубли и «мусорные» наименования из внешнего источника
Контроль дублей и качества данных
Перед созданием позиции выполните поиск по наименованию, артикулу и штрихкоду — возможно, товар уже есть в базе. В типовых конфигурациях при записи срабатывает проверка уникальности штрихкода, но наименования контролируются слабо, поэтому ответственность лежит на пользователе.
Для уже «засорённого» справочника используйте штатную обработку поиска и удаления дублей (раздел «Администрирование» — «Обслуживание»). Она объединяет позиции с заменой ссылок во всех документах, но запускать её стоит только после резервного копирования и в монопольном режиме.
Проверка результата после внесения
После создания карточки или загрузки партии позиций выполните контрольный прогон: создайте тестовое поступление и реализацию с новой позицией. Убедитесь, что корректно подставляются единица измерения, ставка НДС, цена и счета учёта, а в проводках и отчётах нет ошибок.
Как проверить результат
Подставляются единица измерения, ставка НДС, счёт учёта
Поля пустые или подставляются неверные значения
Остаток по позиции совпадает с документами движения
Отрицательные или «висячие» остатки без движений
Позиция находится одна, без дублей
Несколько похожих карточек одного товара
Наименование для печати полное и читаемое
Сокращения, технические пометки, пустое поле
Если тестовые документы прошли корректно, пометьте их и удалите или отмените проведение, чтобы не исказить учёт. Для массовой загрузки проверяйте не менее нескольких позиций из разных групп — ошибки сопоставления колонок файла обычно системные и видны сразу.
Массовая загрузка номенклатуры из файла
Для больших объёмов используйте штатную загрузку из табличного документа (в УТ и ERP — «Загрузка данных из файла»). Подготовьте Excel-файл с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, штрихкод, группа. Единицы измерения в файле должны совпадать с наименованиями из классификатора ОКЕИ, иначе сопоставление завершится ошибками.
Сначала загрузите тестовую порцию из 5–10 строк, проверьте результат и только потом загружайте весь файл. После загрузки сверьте количество созданных элементов с количеством строк файла и выполните поиск дублей.
Самая частая причина «грязного» справочника — отсутствие ответственного за НСИ. Назначьте одного сотрудника, который утверждает создание новых позиций, или включите запрет на создание номенклатуры для рядовых менеджеров через настройку прав.
Ответы на частые вопросы
Можно ли изменить вид номенклатуры у уже используемой позиции?
Технически — иногда да, если типы совместимы (например, товар на товар с другими настройками характеристик). Смена товара на услугу или наоборот обычно заблокирована при наличии движений. Безопаснее создать новую карточку и вывести старую из оборота.
Что делать, если обнаружились дубли номенклатуры?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование». Она заменит ссылки на дубль во всех документах ссылкой на основную карточку. Перед запуском сделайте резервную копию базы.
Как правильно завести товар, который продаётся в разных фасовках?
Создайте одну карточку с базовой единицей (например, штука) и добавьте упаковки с коэффициентами пересчёта: пачка, коробка, паллета. Отдельные карточки под каждую фасовку создавать не нужно.
Обязательно ли заполнять штрихкод?
Нет, если не используется сканер или маркировка. Но если штрихкоды вводятся, следите за их уникальностью: программа контролирует дубли штрихкодов, но не всегда корректно обрабатывает их при загрузке из файлов.
Кто должен вносить номенклатуру — менеджеры или отдельный сотрудник?
Оптимально — выделенный ответственный за НСИ или ограниченный круг пользователей. Чем больше людей создают карточки без единых правил, тем быстрее справочник заполняется дублями и ошибками.
Можно ли восстановить случайно удалённую позицию?
Если включён режим удаления через пометку, позицию можно восстановить, сняв пометку. При непосредственном удалении восстановление возможно только из резервной копии — поэтому непосредственное удаление объектов лучше отключать в правах пользователей.
Что важно запомнить
Корректная номенклатура начинается с продуманной структуры групп, видов номенклатуры и единых правил наименования. Ключевые поля карточки — тип (товар/услуга), единица измерения, ставка НДС и счета учёта. Проверяйте новые позиции тестовыми документами, контролируйте дубли и делайте резервные копии перед массовыми операциями.