Как правильно создать номенклатуру в 1С

Номенклатура — базовый справочник, на котором держится весь учёт в 1С: продажи, закупки, складские остатки, себестоимость и отчёты. Ошибка, допущенная при заведении карточки товара, дальше «размножается» по документам: неправильный вид номенклатуры ломает расчёт себестоимости, неверная единица измерения искажает остатки, а дубли карточек делают аналитику бесполезной.

Поэтому номенклатуру правильно создавать не «как получится», а по заранее согласованным правилам: единый шаблон наименования, понятная структура групп, корректные реквизиты и контроль дублей. Ниже — практический порядок действий для типовых конфигураций: 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), 1С:Управление торговлей (УТ), 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая.

Что подготовить до создания первой карточки

Прежде чем заводить товары, определите структуру справочника. Создайте папки (группы) по логике вашего учёта: по товарным категориям, направлениям продаж или поставщикам — но только по одному принципу, иначе через полгода структура превратится в свалку. Например: «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги», «Запчасти», а внутри — подгруппы.

Второй шаг — договориться о шаблоне наименования. Рабочее правило: сначала суть, потом уточняющие признаки. Например, «Кабель ВВГнг 3х2.5 (м)» вместо «Кабель новый медный 3 жилы». Единый порядок слов позволяет находить позиции поиском и видеть похожие товары рядом при сортировке. Зафиксируйте шаблон в коротком внутреннем регламенте, чтобы все сотрудники заводили карточки одинаково.

Третий шаг — проверить права и настройки. Пользователь должен иметь право добавления элементов в справочник «Номенклатура», а в настройках учёта должны быть включены нужные опции: характеристики, серии, упаковки, учёт по нескольким складам. Если опция выключена, соответствующие поля в карточке просто не появятся.

Выбор вида номенклатуры: товар, услуга, работа

Вид номенклатуры определяет, как система будет вести учёт позиции: попадёт ли она на склад, будет ли участвовать в расчёте себестоимости, можно ли её зарезервировать. Это самое важное поле карточки, и ошибаться в нём нельзя.

Основные варианты в типовых конфигурациях: «Товар» — материальная позиция, которая хранится на складе и списывается при продаже; «Услуга» — не имеет остатков, не приходуется на склад; «Работа» — выполняется собственными силами, может иметь нормы времени и стоимость; «Набор» или «Комплект» — продаётся как единое целое, но состоит из нескольких позиций. В УТ и ERP виды номенклатуры настраиваются отдельным справочником, где задаются шаблоны реквизитов и счета учёта.

Сравнение вариантов

Товар

Учитывается на складе, участвует в себестоимости и резервировании. Подходит для всего, что физически приходуется и отгружается.

Услуга

Без складского учёта и остатков. Подходит для доставки, монтажа, консультаций. Нельзя «положить на склад».

Работа

Используется в производственном учёте, может иметь нормативы времени. Подходит для операций, выполняемых собственными сотрудниками.

Набор/комплект

Продаётся одной позицией, при отгрузке может разбираться на составляющие. Требует корректного заполнения состава.

Практический критерий выбора простой: если позицию можно физически посчитать на складе — это товар; если она существует только в момент оказания — услуга или работа. Смешанные случаи (например, «монтаж с материалами») корректно разделять на две позиции: материалы — товаром, монтаж — услугой.

Пошаговое создание карточки номенклатуры

Рассмотрим порядок действий на примере типового интерфейса «Такси», который используется в актуальных версиях УНФ, УТ и ERP. Точные названия разделов могут отличаться, но последовательность сохраняется.

1. 1
   Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в УНФ — «Компания» или «Продажи») и найдите справочник «Номенклатура»
2. 2
   Выберите нужную группу (папку), в которой должна лежать позиция
3. 3
   Нажмите «Создать» и при необходимости выберите вид номенклатуры (товар, услуга и т.д.)
4. 4
   Заполните наименование по принятому шаблону — рабочее и, если требуется, наименование для печати
5. 5
   Укажите единицу измерения, ставку НДС, артикул и производителя
6. 6
   При необходимости включите характеристики, серии или упаковки
7. 7
   Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе поступления

Поле «Артикул» заполняйте всегда, даже если придумываете внутренний: по нему удобно искать позиции и сверять прайсы поставщиков. Поле «Наименование для печати» используется в документах для контрагентов — туда можно вынести полное официальное название, оставив рабочее наименование коротким.

Ставка НДС в карточке подставляется в документы по умолчанию. Если компания работает без НДС, установите «Без НДС», чтобы не исправлять каждый документ вручную. Единица измерения выбирается из классификатора (штуки, метры, килограммы, упаковки) — для весового и мерного товара это критично, так как влияет на списание.

Характеристики, серии и упаковки

Характеристики нужны, когда один товар существует в нескольких вариантах: размер, цвет, объём, мощность. Правильное решение — одна карточка «Футболка базовая» с характеристиками «S/M/L/XL», а не четыре отдельных карточки. Это упрощает прайс, отчёты и обмен с сайтом.

Чтобы включить характеристики, в настройках учёта активируйте соответствующую опцию, затем в карточке или в виде номенклатуры установите признак использования характеристик. Учтите: остатки, цены и резервы дальше ведутся в разрезе характеристик, и продавец при подборе обязан её указывать. Если ассортимент нефасованный и вариантов мало, иногда проще завести отдельные карточки — решайте исходя из количества комбинаций.

Серии требуются для товаров со сроками годности и партионным учётом: продукты, косметика, лекарства, стройматериалы с паспортами партий. Упаковки используются, когда товар закупается коробами, а продаётся штучно: в карточке задаётся упаковка с коэффициентом пересчёта, и документы умеют работать с обеими единицами.

Цены, счета учёта и связанные настройки

Карточка номенклатуры сама по себе не хранит цену продажи — цены устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (в УТ, ERP) или через механизм видов цен в УНФ. После создания позиции сразу задайте для неё хотя бы закупочную и розничную цену, иначе при продаже цена подставится нулевой или документ придётся заполнять вручную.

Счета учёта в большинстве конфигураций определяются видом номенклатуры или группой, а не каждой карточкой в отдельности. Проверьте, что для выбранного вида настроены счета запасов, доходов и расходов — иначе при проведении документов получите ошибки заполнения или неверные проводки. В УНФ счета задаются прямо в карточке на соответствующей вкладке, в ERP — через настройку отражения в регламентированном учёте.

Если позиция участвует в производстве, дополнительно заполните спецификацию (состав) и проверьте, что все материалы в ней тоже заведены в справочнике. Ссылка на несуществующую позицию в спецификации — частая причина сбоев при расчёте себестоимости выпуска.

Контроль дублей и проверка результата

Дубли — главная болезнь справочника номенклатуры. Они появляются, когда сотрудники не ищут существующую позицию, а сразу создают новую, или когда один и тот же товар заводится с разным написанием: «Кабель ВВГ 3х2.5» и «Кабель ВВГ 3*2,5». Итог — остатки размазаны по двум карточкам, отчёты врут, минимальные запасы считаются неверно.

Правила защиты простые: перед созданием всегда выполняйте поиск по части наименования и по артикулу; используйте встроенный механизм поиска дублей (в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования); ограничьте круг сотрудников, имеющих право создавать номенклатуру. Для уже накопленных дублей применяйте замену ссылок с переносом движений на основную карточку — просто удалить дубль, по которому есть документы, не получится.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск по наименованию и артикулу

Норма

Позиция находится единственной, дублей нет

Тревожный признак

Несколько карточек одного и того же товара с похожими названиями

Проведение тестового документа поступления

Норма

Документ проводится, остаток появляется на складе

Тревожный признак

Ошибки заполнения счетов учёта или остаток не отражается

Отчёт по остаткам

Норма

Позиция видна с корректной единицей измерения и количеством

Тревожный признак

Количество искажено из-за неверной единицы или упаковки

Подбор в документе продажи

Норма

Подставляются цена, ставка НДС и характеристика

Тревожный признак

Цена нулевая, НДС приходится править вручную

Массовое заведение: загрузка из Excel и обмены

Если позиций сотни или тысячи, заводить их вручную нерационально. В типовых конфигурациях есть штатная загрузка из табличного документа (Excel): готовите файл с колонками «Наименование», «Артикул», «Единица измерения», «Ставка НДС», «Цена», сопоставляете колонки полям справочника и загружаете. Перед загрузкой обязательно сделайте архивную копию базы и сначала загрузите 5–10 строк в тестовом режиме.

При загрузке из прайсов поставщиков главный риск — автоматическое создание дублей, потому что написание у поставщика отличается от вашего. Настройте поиск существующих позиций по артикулу, а не по наименованию: артикул более стабилен. После загрузки прогоните обработку поиска дублей и сверьте итоговое количество позиций с исходным файлом.

Удобный приём: заведите в справочнике служебную группу «На проверку» и загружайте новые позиции из файлов туда. После ручной проверки наименований, единиц и ставок НДС перемещайте карточки в рабочие группы. Это дешевле, чем потом вычищать дубли и ошибки по всей базе.

FAQ: частые вопросы по номенклатуре в 1С

Можно ли изменить вид номенклатуры после того, как по позиции есть документы?

Напрямую — как правило, нет: система блокирует изменение, потому что вид определяет складской учёт и проводки. Практический путь: создать новую карточку с правильным видом, перенести остатки документом оприходования/списания, а старую позицию закрыть для использования (пометить как неиспользуемую или архивную), сохранив историю движений.

Чем характеристики отличаются от дополнительных реквизитов?

Характеристики — это разрез учёта: остатки, цены и резервы ведутся по каждой характеристике отдельно. Дополнительные реквизиты — просто информационные поля (цвет упаковки, страна, примечание), которые не влияют на остатки. Если по признаку нужно видеть складские остатки — это характеристика; если только справочная информация — дополнительный реквизит.

Как удалить ошибочно созданную карточку номенклатуры?

Если по позиции нет ни одного документа, её можно пометить на удаление и затем удалить через «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удаление невозможно — используйте обработку «Поиск и удаление дублей» с заменой ссылок на корректную карточку, после чего ошибочная позиция освободится для удаления.

Нужно ли заводить услуги в справочнике номенклатуры?

Да. Услуги заводятся тем же справочником, но с видом «Услуга»: тогда они корректно попадают в акты, счета и отчёты по продажам, не затрагивая складской учёт. Заводить услуги «текстом» в документах не стоит — потеряется аналитика продаж по позициям.

Как организовать номенклатуру для весового или мерного товара?

Укажите базовую единицу измерения в единицах веса или длины (килограммы, метры), а для продажи кусками или отрезами настройте упаковки с коэффициентами пересчёта. Проверьте, что в документах количество можно вводить с дробной частью и что отчёты по остаткам показывают значения в базовой единице без искажений.

Кто должен иметь право создавать номенклатуру?

Оптимально — один-два ответственных сотрудника (например, товаровед или менеджер по закупкам). Остальным пользователям достаточно права просмотра и подбора в документы. Чем шире круг людей, создающих карточки, тем быстрее справочник заполняется дублями и позициями с произвольными наименованиями.