Как правильно создать номенклатуру в 1С:УНФ

Номенклатура в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это центральный справочник, от которого зависят продажи, закупки, складской учёт, производство и отчётность. Ошибка в карточке товара на старте приводит к неверным остаткам, искажённой себестоимости и проблемам в документах. Поэтому создавать позиции стоит не «как получится», а по понятному внутреннему стандарту.

Справочник номенклатуры находится в разделе «Компания» → «Номенклатура» (в некоторых настройках интерфейса — в разделе «Закупки» или «Продажи»). Создать новую позицию можно кнопкой «Создать» из списка, а также прямо из документа — например, при вводе поступления товаров. Оба способа открывают одну и ту же карточку, но заполнять её лучше осознанно, а не «на бегу».

Ниже разобран порядок создания карточки, значение ключевых реквизитов, настройка цен и характеристик, а также типичные ошибки, которые потом дорого исправлять. Материал ориентирован на типовую конфигурацию УНФ; в доработанных базах часть полей может отличаться.

Что подготовить перед созданием номенклатуры

Прежде чем заводить первую позицию, проверьте базовые настройки программы. В разделе «Компания» → «Настройки» убедитесь, что включены нужные функциональные опции: учёт по характеристикам, сериям, нескольким складам, если они вам потребуются. Включить опцию после того, как заведены сотни позиций, сложнее — придётся массово дорабатывать карточки.

Второй шаг — продумать структуру групп (папок). Группы не влияют на учётные данные напрямую, но определяют удобство поиска и анализа. Практичный подход — делить по товарным категориям или направлениям бизнеса: «Материалы», «Готовая продукция», «Услуги», «Запчасти». Не создавайте слишком глубокую иерархию: 2–3 уровня достаточно почти всегда.

Третий элемент подготовки — виды номенклатуры. Это справочник, который задаёт «шаблон» поведения карточки: тип (товар, услуга, работа, набор), счета учёта, направление списания. В типовой УНФ уже есть предустановленные виды, но при нестандартном учёте стоит создать свои.

Создание карточки номенклатуры: пошаговый порядок

Откройте список номенклатуры и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид номенклатуры — от этого выбора зависит набор полей карточки. Для обычного товара выбирайте вид с типом «Запас» (товар), для услуг — «Услуга».

Заполните наименование. В УНФ есть два поля: «Наименование» (рабочее, для внутреннего использования) и «Наименование для печати» (выводится в документах для контрагентов). Рабочее наименование делайте уникальным и информативным: «Кабель ВВГнг 3х2,5 медь» вместо «Кабель». Это защищает от дублей и ошибок при подборе в документы.

Далее укажите ключевые реквизиты: категорию номенклатуры (влияет на ценообразование и скидки), единицу измерения, ставку НДС, артикул и штрихкод. Артикул должен быть уникальным в рамках компании — программа может контролировать это, если включена соответствующая настройка.

1. 1
   Откройте «Компания» → «Номенклатура» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры с нужным типом (товар, услуга, работа)
3. 3
   Заполните наименование и наименование для печати
4. 4
   Укажите категорию, единицу измерения, ставку НДС, артикул
5. 5
   При необходимости включите учёт по характеристикам и задайте их список
6. 6
   Запишите карточку и установите цену через «Цены номенклатуры»
7. 7
   Проверьте позицию в тестовом документе (заказ или поступление)

Виды номенклатуры и типы позиций: что выбрать

Тип позиции определяет, как программа обрабатывает её в документах. Товары (запасы) участвуют в складском учёте и расчёте себестоимости. Услуги и работы не имеют остатков на складе и списываются сразу в затраты или выручку. Наборы (комплекты) позволяют продавать несколько позиций как одну.

Если сомневаетесь между «услугой» и «работой», ориентируйтесь на документы: работы применяются там, где ведётся учёт через заказ-наряды и производственные операции, услуги — в обычных актах и счетах. Неправильный тип не «сломает» базу, но потребует перепроведения документов после исправления.

Цены, категории и единицы измерения

Цена в карточке номенклатуры не хранится напрямую — она устанавливается документом или механизмом «Цены номенклатуры» по видам цен (закупочная, оптовая, розничная). После создания карточки откройте из неё переход к ценам и задайте нужные значения, либо используйте обработку формирования цен по наценке на закупочную стоимость.

Категория номенклатуры — отдельный от групп классификатор, который участвует в ценообразовании, скидках и отчётах. Например, на категорию «Электрика» можно назначить единую наценку. Одна позиция относится к одной категории, поэтому продумайте список категорий заранее.

Единица измерения выбирается из классификатора (штуки, метры, килограммы, упаковки). Если торгуете в разных единицах — например, кабель метрами и бухтами — используйте упаковки с коэффициентом пересчёта. Не создавайте отдельные карточки «бухта» и «метр» для одного товара: это раздвоит остатки и отчёты.

Характеристики, серии и дополнительные реквизиты

Характеристики нужны, когда один товар существует в вариантах: размер, цвет, объём. Вместо десяти карточек «Футболка белая S», «Футболка белая M» создаётся одна позиция «Футболка» с характеристиками. Включите использование характеристик в карточке и задайте их список — общий для вида номенклатуры или индивидуальный.

Серии применяются для учёта по партиям: сроки годности, гарантийные номера, лекарства, продукты. Включайте серии только там, где это реально требуется, — учёт по сериям усложняет каждое складское движение и замедляет работу кладовщиков.

Дополнительные реквизиты и сведения позволяют добавить в карточку любые поля без доработки конфигурации: бренд, страна, габариты, поставщик по умолчанию. Эти поля доступны в отборах списка и части отчётов, поэтому полезны для аналитики.

Маршрут решения

Как выбрать подход

Товар отличается размером или цветом, но это одна позицияИспользуйте одну карточку с характеристиками

Нужно отслеживать сроки годности или гарантийные партииВключите учёт по сериям в карточке

Продаёте комплект из нескольких товаров по единой ценеСоздайте номенклатуру типа «Набор» и заполните состав

Один и тот же товар закупается в упаковках, а продаётся поштучноНастройте упаковки с коэффициентом пересчёта, а не отдельные карточки

Проверка результата и массовое заполнение

После создания карточки проверьте её в реальном документе: добавьте позицию в тестовый заказ покупателя или поступление. Убедитесь, что подставляются правильная цена, ставка НДС, единица измерения и счета учёта. Тестовый документ после проверки удалите или отмените проведение.

Если позиций много, используйте загрузку из табличного документа (Excel): в УНФ есть встроенная обработка загрузки данных из файла. Подготовьте файл с колонками наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена — и сопоставьте колонки полям справочника. Перед загрузкой сделайте резервную копию базы: массовая операция с ошибкой в сопоставлении создаст сотни некорректных карточек.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка в документ

Норма

Цена, НДС и единица измерения заполняются автоматически

Тревожный признак

Поля пустые или нулевые — не установлена цена или не заполнены реквизиты

Остатки на складе

Норма

После поступления товар виден в отчёте «Остатки на складах»

Тревожный признак

Позиция не попадает в отчёт — вероятно, заведена как услуга

Поиск дублей

Норма

По артикулу и наименованию находится одна карточка

Тревожный признак

Несколько похожих позиций — нужно объединить и пометить лишние на удаление

Печатные формы

Норма

В счёте выводится корректное наименование для печати

Тревожный признак

Выводится сокращённое или служебное название

Частые вопросы о номенклатуре в 1С:УНФ

Можно ли изменить вид номенклатуры после того, как по позиции есть документы?

Технически поле доступно для редактирования, но менять его не рекомендуется: документы уже проведены по старым счетам и логике. Безопаснее создать новую корректную карточку, перенести остатки документом оприходования/списания, а старую позицию пометить на удаление после закрытия периода.

Как бороться с дублями номенклатуры?

Включите контроль уникальности артикула в настройках и используйте поиск по подстроке перед созданием новой карточки. Существующие дубли объединяйте вручную: выберите основную позицию, замените ссылки в документах (через поиск и замену значений в сервисных обработках), лишние карточки пометьте на удаление.

Чем группа отличается от категории номенклатуры?

Группа — это папка в иерархии справочника, нужна только для организации списка. Категория — учётный признак: участвует в ценообразовании, скидках, отчётах и может использоваться в настройках счетов учёта. Позиция находится в одной группе и имеет одну категорию независимо друг от друга.

Как установить разные цены для разных категорий покупателей?

Создайте несколько видов цен (например, «Розничная», «Оптовая», «Дилерская») и установите значения по каждому виду. В документах продажи вид цен подставляется из договора или карточки контрагента, либо выбирается вручную.

Нужно ли заполнять штрихкод, если не используется сканер?

Не обязательно, но полезно на будущее: при подключении торгового оборудования карточки уже будут готовы. Штрихкод также используется для быстрого поиска позиции и в некоторых обменах с онлайн-кассами и маркетплейсами.

Можно ли удалить номенклатуру, по которой были документы?

Физическое удаление невозможно, пока на позицию есть ссылки в документах — программа не даст выполнить удаление помеченных объектов. Практичный вариант: переименовать карточку с пометкой «Не используется», снять цены и исключить из подбора, чтобы сотрудники не выбирали её в новых документах.