Справочники и Данные · 11 мин
Как правильно создать номенклатурные группы в 1С
Как правильно создать и настроить номенклатурные группы в 1С: назначение, структура, настройка счетов учета, типичные ошибки и проверка результата.
Номенклатурные группы — один из тех справочников 1С, который настраивают один раз, а пользуются годами. От того, насколько продуманно выстроена структура групп, зависит корректность счетов учета в документах, аналитика выручки и себестоимости, а также удобство работы менеджеров со справочником товаров и услуг. Ошибка на этом этапе потом «расползается» по всем документам, и исправлять её приходится массовой перепроводкой.
Проблема в том, что понятие «номенклатурная группа» в разных конфигурациях 1С означает разное. В «1С:Бухгалтерии» это аналитический разрез для счетов выручки и затрат, в «1С:Управление торговлей» — иерархические папки справочника номенклатуры, а в «1С:Комплексной автоматизации» и ERP встречаются оба смысла одновременно. Прежде чем создавать группы, нужно определиться, какую задачу они решают в вашей конфигурации.
Материал подходит для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей 11 и Комплексная автоматизация. Все действия выполняются в пользовательском режиме, без изменения конфигурации, и доступны пользователю с правами на ведение нормативно-справочной информации.
Определите, какую задачу решают группы в вашей конфигурации
В «1С:Бухгалтерии» номенклатурная группа — это субконто на счетах 90.01 «Выручка», 90.02 «Себестоимость продаж» и ряде затратных счетов. Через неё программа строит аналитику продаж и распределяет косвенные расходы при закрытии месяца. Если вам нужен отдельный финансовый результат по направлениям деятельности — например, «Оптовая торговля», «Розница», «Услуги по монтажу» — именно номенклатурные группы дадут этот разрез без заведения дополнительных счетов.
В «1С:Управление торговлей» папки справочника номенклатуры выполняют организационную роль: они помогают менеджерам быстро находить товары, упрощают назначение цен по группам и настройку скидок. Здесь глубина иерархии определяется удобством каталога, а не требованиями учета.
Смешивать две логики в одной структуре — частая причина переделок. Если группа нужна для бухгалтерской аналитики, она должна отражать направления деятельности, а не ассортиментную матрицу. Если для навигации по каталогу — наоборот, структура строится по товарным категориям, понятным продавцам.
Сравнение подходов
Подходит, когда нужен финансовый результат по направлениям. Ограничение: структура должна быть стабильной, переименование и перенос групп затрагивает отчетность за прошлые периоды.
Подходит для удобства поиска товаров и настройки цен по категориям. Ограничение: не формирует бухгалтерскую аналитику сама по себе.
Виды номенклатуры задают учетные настройки, папки — навигацию. Требует более тщательной первоначальной настройки, но снимает конфликт двух задач.
Спроектируйте структуру групп до начала ввода
Перед тем как нажимать кнопку «Создать», выпишите структуру на бумаге или в таблице. Ключевой принцип: одна номенклатурная позиция в момент продажи должна однозначно попадать в одну группу. Если товар может относиться к двум группам сразу, структура спроектирована неверно — уточните критерий разделения.
Для бухгалтерской аналитики практичный ориентир — от 3 до 15 групп верхнего уровня. Меньше трёх — аналитика не дает выигрыша по сравнению с общим учетом. Больше пятнадцати — отчеты становятся громоздкими, а закрытие месяца требует все более детального распределения затрат, которое сложно контролировать.
Учитывайте налоговые и учетные особенности. Если часть деятельности облагается по разным ставкам НДС или по разным режимам, целесообразно выделить такие направления в отдельные группы — это упростит проверку декларации и раздельный учет. Проверьте также требования учетной политики: иногда в ней прямо закреплен перечень направлений, по которым ведется аналитический учет.
Создайте номенклатурные группы в 1С:Бухгалтерии
Откройте раздел «Справочники» и выберите пункт «Номенклатурные группы». Если пункт не виден, проверьте в разделе «Администрирование → Настройки номенклатуры», что справочник включен в интерфейс, а у пользователя есть права на его редактирование.
Нажмите «Создать группу» для верхнего уровня иерархии или «Создать» для элемента. Заполните наименование — оно будет отображаться в отчетах, поэтому используйте формулировки, понятные руководству: не «Гр-01», а «Продажа товаров (опт)». При необходимости укажите родительскую группу, чтобы выстроить иерархию.
После создания групп свяжите их с номенклатурой. Это делается двумя способами: в карточке номенклатуры заполняется поле «Номенклатурная группа», либо используется групповая обработка «Изменение реквизитов» (раздел «Администрирование → Обслуживание»), если позиций много. Второй способ заметно быстрее при первоначальном заполнении базы.
- 1Откройте «Справочники → Номенклатурные группы» и проверьте, нет ли уже подходящих групп
- 2Создайте группы верхнего уровня по направлениям деятельности
- 3При необходимости добавьте подчиненные группы через поле «Группа»
- 4Заполните поле «Номенклатурная группа» в карточках номенклатуры или выполните групповое изменение реквизита
- 5Проверьте настройку счетов учета номенклатуры
- 6Проведите тестовый документ реализации и постройте отчет по выручке в разрезе групп
Настройте счета учета для групп
Сами по себе группы не влияют на проводки — связь с бухгалтерским учетом обеспечивает регистр «Счета учета номенклатуры». Откройте его из карточки группы по ссылке «Счета учета номенклатуры» или через раздел «Справочники → Номенклатура → Счета учета номенклатуры».
Записи в регистре можно задавать на разных уровнях детализации: общая настройка для всей номенклатуры, настройка для вида номенклатуры, для конкретной группы, для отдельной позиции или склада. Программа выбирает наиболее приоритетную (самую детальную) запись. Это позволяет задать общие счета один раз и переопределить их только для исключений — например, отдельный счет запасов для товаров на комиссии.
Проверьте, что для каждой группы определены счета запасов, выручки и себестоимости, если они должны отличаться от общих. Незаполненная настройка не блокирует проведение, но документы подставят счета из более общей записи, что может не соответствовать учетной политике.
Создайте структуру папок в 1С:Управление торговлей
В УТ 11 и Комплексной автоматизации иерархия строится прямо в справочнике «Номенклатура» (раздел «НСИ и администрирование → Номенклатура» или «CRM и маркетинг → Номенклатура» в зависимости от настроек интерфейса). Кнопка «Создать группу» добавляет папку, внутрь которой затем помещаются элементы и вложенные папки.
Дополнительно в этих конфигурациях существует справочник «Виды номенклатуры» — не путайте его с папками. Вид номенклатуры определяет тип позиции (товар, услуга, работа), настройки учета и шаблоны наименований. Папки же чисто организационные. Грамотная схема: виды номенклатуры настроить по учетному принципу, а папки — по ассортиментному.
Для переноса уже заведенных позиций в новую структуру используйте перетаскивание мышью в списке справочника или команду «Переместить в группу» из меню «Еще». При больших объемах удобна обработка группового изменения реквизитов, где родительская группа — тоже изменяемый реквизит.
Проверьте результат и устраните типичные ошибки
После настройки обязательно выполните контроль на тестовых данных. Проведите документ реализации с позициями из разных групп и постройте отчет «Анализ продаж» или оборотно-сальдовую ведомость по счету 90.01 с группировкой по номенклатурным группам. Каждая продажа должна попасть в ожидаемую группу, а суммы — сойтись с документом.
Второй контроль — закрытие месяца в копии базы. Если косвенные расходы распределяются по номенклатурным группам, убедитесь, что по каждой группе с затратами есть база распределения (выручка или иной показатель, заданный в учетной политике). Группа с затратами, но без выручки — типовой источник незакрытых остатков на счете 26 или 44.
Как проверить результат
Каждая продажа относится к одной осмысленной группе, итог сходится с документами
Появляется строка с пустой группой или группой «Прочее», куда попадает значительная часть оборота
Счета соответствуют настройке для группы
Подставляются общие счета, хотя для группы заданы особые — значит, запись регистра не создана или задана на другом уровне
Затратные счета закрываются полностью
Остаются остатки по группам без базы распределения
Поддерживайте структуру в рабочем порядке
Назначьте ответственного за справочник — обычно это бухгалтер по учету товаров или методолог. Новые группы должны появляться только при появлении нового направления деятельности, а не под каждую партию товара. Периодически (раз в квартал достаточно) проверяйте отчет по выручке на предмет позиций с пустой группой и дублей.
Если структура устарела и требует перестройки, делайте это на границе отчетного периода: закройте месяц и квартал по старой структуре, введите новую с начала следующего периода, зафиксируйте изменение во внутреннем регламенте. Так вы сохраните сопоставимость данных и избежите вопросов при проверках.
Что важно запомнить
Сначала определите задачу групп (аналитика учета или навигация по каталогу), затем спроектируйте небольшую стабильную структуру, создайте группы, свяжите их со счетами учета и элементами номенклатуры, и обязательно проверьте результат на тестовом документе и закрытии месяца.
Частые вопросы
Чем номенклатурная группа отличается от вида номенклатуры?
Вид номенклатуры определяет природу позиции (товар, услуга, работа, набор) и связанные с ней настройки учета и шаблоны. Номенклатурная группа — это аналитический разрез по направлениям деятельности. Одна позиция имеет один вид и одну группу, но это независимые характеристики.
Можно ли указать несколько номенклатурных групп для одной позиции?
В типовых конфигурациях поле «Номенклатурная группа» в карточке позиции одно. Если товар продается в рамках разных направлений, группу можно переопределить вручную в конкретном документе — табличная часть реализации позволяет изменить субконто по строке.
Что делать, если номенклатурные группы не заполнялись и учет уже ведется?
Заполните группу в карточках номенклатуры групповой обработкой — это не меняет прошлые документы. Для исторических данных решите с бухгалтером, нужна ли корректировка: обычно аналитику вводят «с текущего момента», а прошлые периоды оставляют как есть.
Влияет ли удаление номенклатурной группы на проведенные документы?
Документы хранят ссылку на группу, поэтому удаление использованной группы приведет к «битым» ссылкам в отчетах. Правильный способ — пометить группу на удаление только после проверки, что она нигде не используется, либо оставить её с пометкой «не использовать» через архивирование или префикс в наименовании.
Нужны ли номенклатурные группы, если у компании одно направление деятельности?
Технически можно обойтись одной группой по умолчанию — она нужна для корректного заполнения субконто в документах. Но заведите хотя бы две-три группы с запасом на будущее: при появлении нового направления не придется перестраивать учет в спешке.
Переносятся ли номенклатурные группы при обмене между Бухгалтерией и Управлением торговлей?
В типовых правилах обмена справочник «Номенклатурные группы» синхронизируется, но настройки счетов учета в УТ отсутствуют — они существуют только на стороне Бухгалтерии. После первого обмена проверьте сопоставление групп, чтобы избежать дублей из-за различий в наименованиях.