Справочники и Данные · 11 мин
Как посмотреть материально ответственных лиц в 1С
Где в 1С посмотреть материально ответственных лиц: справочники, документы, отчёты по остаткам и инвентаризация. Инструкции для 1С:Бухгалтерии, УТ и ERP.
Материально ответственное лицо (МОЛ) в 1С — это сотрудник, за которым закреплены товары, материалы, основные средства или денежные средства. Посмотреть, кто отвечает за конкретный склад или имущество, можно несколькими способами: через справочники, через документы движения и через отчёты. Выбор способа зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, ЗУП) и от того, что именно нужно узнать — список всех МОЛ или ответственного за конкретную позицию.
В большинстве конфигураций МОЛ не хранится как отдельный объект — это физическое лицо или сотрудник, указанный в карточке склада, в документе оприходования или в договоре о материальной ответственности. Поэтому универсального окна «все МОЛ» нет, и данные приходится собирать из нескольких мест.
Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций: где искать, что проверить и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкции подходят для файловых и клиент-серверных баз, различий в этом вопросе между ними нет.
Где в 1С хранится информация о материально ответственных лицах
Прежде чем искать, полезно понять логику хранения. В типовых конфигурациях МОЛ привязывается к одному из трёх объектов: к складу, к документу или к физическому лицу через кадровые данные. От этого зависит, где именно вы найдёте нужную информацию.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 ответственное лицо указывается в карточке склада (справочник «Склады») и подставляется в документы поступления и списания. В Управлении торговлей 11 и ERP у склада есть реквизит «Текущее ответственное лицо», а история смены МОЛ фиксируется документами. В 1С:ЗУП материальная ответственность оформляется через договоры, но складского учёта там нет.
Как посмотреть МОЛ через карточку склада
Самый быстрый способ узнать, кто отвечает за конкретный склад, — открыть его карточку. В 1С:Бухгалтерии 8.3 перейдите в раздел «Справочники» → «Склады», откройте нужный элемент. Поле с ответственным лицом может называться «МОЛ» или «Ответственный» — в зависимости от релиза.
В Управлении торговлей 11 и ERP путь такой: «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины» → открыть склад → реквизит «Текущее ответственное лицо». Там же может быть доступна история смены ответственных, если она велась документами.
Учтите ограничение: если в базе десятки складов, открывать каждый вручную долго. В этом случае выведите список складов таблицей и через «Ещё» → «Изменить форму» (или настройку списка) добавьте колонку с ответственным лицом — получите сводную картину одним экраном.
- 1Откройте справочник «Склады» (раздел «Справочники» или «НСИ и администрирование»).
- 2Откройте карточку нужного склада двойным щелчком.
- 3Найдите поле «МОЛ», «Ответственный» или «Текущее ответственное лицо».
- 4Если поле пустое — проверьте документы оприходования и последнюю инвентаризацию по этому складу.
Как найти МОЛ через документы
Если в карточке склада ответственный не указан, данные можно восстановить по документам. Откройте журнал документов «Оприходование товаров», «Поступление товаров и услуг» или «Инвентаризация» и посмотрите реквизиты «Ответственный», «МОЛ» или «Комиссия».
Инвентаризационная опись — самый информативный документ: в ней МОЛ указывается обязательно, потому что именно он подписывает опись и отвечает за расхождения. В УТ 11 и ERP документ называется «Пересчет товаров» или «Инвентаризационная опись», в Бухгалтерии — «Инвентаризация товаров на складе».
Для основных средств в 1С:Бухгалтерии МОЛ хранится в документах «Принятие к учету ОС» и отражается в инвентарной карточке ОС-6. Откройте карточку основного средства в справочнике «Основные средства» и перейдите по ссылке на документы движения — там будет указано лицо, за которым закреплён объект.
Как получить список всех МОЛ через отчёты
Когда нужен полный список материально ответственных лиц по организации, удобнее всего использовать отчёты. В 1С:Бухгалтерии откройте отчёт «Остатки товаров на складах» или «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» (41, 10, 01) с группировкой по складам — сопоставив склады с их карточками, получите связку «склад — МОЛ».
В УТ 11 и ERP есть более прямой путь: отчёт «Остатки товаров на складах» или универсальный отчёт по справочнику «Склады» с выводом реквизита «Текущее ответственное лицо». Для этого откройте универсальный отчёт, выберите справочник «Склады», добавьте в настройках поля «Наименование» и «Ответственное лицо» и сформируйте.
Ещё один источник — печатная форма инвентаризационной описи ИНВ-3 или ИНВ-19: в шапке этих форм МОЛ выводится с расшифровкой подписи. Если инвентаризации проводились регулярно, по ним можно восстановить всю историю ответственных лиц.
Способы найти МОЛ
Быстро для одного-двух складов. Не подходит, когда складов много или поле не заполнено.
Дают достоверные данные с подписями МОЛ, но требуют, чтобы инвентаризации реально проводились в программе.
Единственный способ получить полный список МОЛ одной таблицей. Требует минимальных навыков настройки отчётов.
Особенности в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8.3 основной путь — справочник «Склады» и документы инвентаризации. Отдельного механизма учёта договоров о материальной ответственности в типовой поставке нет.
В Управлении торговлей 11 и 1С:ERP смена МОЛ оформляется документально, поэтому доступна история: в карточке склада видно текущее лицо, а по документам ордерного склада и пересчетам — кто отвечал раньше. Это важно при разборе недостач за прошлые периоды.
В 1С:ЗУП 3.1 складского учёта нет, но есть договоры о полной материальной ответственности: их можно посмотреть в карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → вкладка с договорами) или через кадровые отчёты. Если задача — получить список сотрудников, с которыми заключены такие договоры, ищите его именно там.
Какой способ выбрать
Типичные ошибки и ограничения
Частая ситуация: поле МОЛ в карточке склада пустое, хотя ответственный фактически есть. Это значит, что при заведении склада реквизит просто не заполнили — программа не контролирует его обязательность. Данные придётся восстанавливать по документам, а карточку склада стоит дозаполнить.
Вторая ошибка — поиск МОЛ в справочнике «Физические лица» или «Сотрудники». Эти справочники хранят персональные данные, но не привязку к имуществу. Открыв карточку сотрудника, вы не увидите, за какие склады он отвечает (кроме ЗУП с договорами матответственности).
Третья проблема — неактуальные данные. Если кладовщик уволен, а в карточке склада он остался, отчёты и печатные формы будут выводить уволенного сотрудника. Перед инвентаризацией обязательно сверяйте МОЛ в программе с реальным штатным расписанием.
Как проверить и актуализировать данные
После того как вы нашли список МОЛ, полезно провести сверку. Сформируйте универсальный отчёт по складам с ответственными лицами и сравните его с приказами о назначении МОЛ и договорами о полной материальной ответственности. Расхождения исправьте в карточках складов.
При смене ответственного порядок такой: провести инвентаризацию на дату передачи, оформить передачу ценностей, затем изменить МОЛ в карточке склада. В УТ 11 и ERP смена ответственного оформляется соответствующими документами, чтобы сохранилась история.
Если прав на изменение карточки склада нет (роль «только просмотр»), обратитесь к администратору базы или пользователю с полными правами. Самостоятельно расширять свои права или редактировать данные через внешние обработки не стоит — это нарушает учётную дисциплину и может повредить данные.
Как проверить результат
Указан действующий сотрудник, совпадающий с приказом о назначении
Поле пустое или указан уволенный сотрудник
В подписи выводится актуальное МОЛ с расшифровкой
Подпись пустая или содержит неактуальные данные
У каждого склада с остатками есть ответственное лицо
Есть склады с остатками, но без назначенного МОЛ
Частые вопросы
Можно ли в 1С вывести один список всех МОЛ организации?
Да, через универсальный отчёт по справочнику «Склады» с выводом реквизита ответственного лица. Отдельного готового отчёта «Список МОЛ» в типовых конфигурациях нет, поэтому используют настройку универсального отчёта или смотрят список складов с добавленной колонкой.
Почему в карточке склада нет поля «МОЛ»?
Название реквизита зависит от конфигурации и релиза: «МОЛ», «Ответственный», «Текущее ответственное лицо». Если поля нет совсем, возможно, у вас урезанная роль и часть реквизитов скрыта, либо склад заведён как группа. Проверьте под пользователем с полными правами.
Как узнать, кто был МОЛ на прошлую дату?
Карточка склада хранит только текущее значение. Историю восстанавливают по документам: инвентаризациям, пересчётам товаров и ордерным документам за нужный период — в них МОЛ зафиксирован на дату документа. В УТ 11 и ERP история ведётся системно, в Бухгалтерии — только по документам.
Чем МОЛ отличается от «Ответственного» в документе?
«Ответственный» в шапке документа — это пользователь или сотрудник, оформивший документ. МОЛ — лицо, отвечающее за сохранность ценностей. Это могут быть разные люди: менеджер ввёл накладную, а за товар отвечает кладовщик.
Где посмотреть договоры о полной материальной ответственности?
В 1С:ЗУП 3.1 — в карточке сотрудника и кадровых отчётах. В 1С:Бухгалтерии и УТ отдельного учёта таких договоров нет, их ведут вне программы или фиксируют в примечаниях к сотруднику.
Поле МОЛ не заполнено ни в одном складе. Что делать?
Восстановите данные по последним инвентаризациям и приказам о назначении ответственных, затем заполните карточки складов. После этого настройте контроль: перед каждой инвентаризацией сверяйте МОЛ в программе с кадровыми документами.
Что важно запомнить
МОЛ в 1С привязан к складу и документам, а не к сотруднику. Быстрее всего смотреть карточку склада, полный список получать универсальным отчётом, историю — по инвентаризациям. После кадровых изменений данные о МОЛ нужно актуализировать, иначе печатные формы будут выводить уволенных сотрудников.