Справочники и Данные · 8 мин
Как посмотреть основные средства (ОС) в 1С
Как посмотреть основные средства в 1С:Бухгалтерии 8.3: где найти справочник ОС, инвентарные номера, остаточную стоимость и амортизацию через отчёты и оборотно-сальдовую ведомость.
Аббревиатура «ОС» в контексте 1С чаще всего означает основные средства — здания, оборудование, транспорт и другие дорогостоящие активы организации. Иногда пользователи под этим запросом имеют в виду операционную систему компьютера, на котором работает 1С, — этот случай тоже разобран ниже. Основная часть материала посвящена просмотру основных средств в 1С:Бухгалтерии 8.3, поскольку именно эта задача встречается у бухгалтеров чаще всего.
Информация об основных средствах хранится в нескольких местах: в справочнике «Основные средства», в документах принятия к учёту и в регистрах, на основании которых строятся отчёты. В зависимости от того, что именно нужно узнать — список объектов, первоначальную или остаточную стоимость, начисленную амортизацию, местонахождение или материально ответственное лицо, — используются разные инструменты.
Где в 1С находится список основных средств
Базовый список всех объектов ОС хранится в одноимённом справочнике. Откройте главное меню программы и перейдите в раздел «Справочники» → «Основные средства». Если раздел «Справочники» свёрнут, найдите пункт через «Все функции» или строку поиска в верхней части окна.
В открывшемся списке отображаются наименования объектов. Чтобы увидеть больше сведений, настройте видимость колонок: нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и добавьте нужные поля. Двойной щелчок по строке открывает карточку объекта, где указаны группа учёта, способ отражения амортизации и другие параметры.
Обратите внимание: справочник показывает только «паспорт» объекта. Финансовые данные — первоначальная стоимость, срок полезного использования, накопленная амортизация — хранятся не в карточке, а в регистрах и проводках. Поэтому для полной картины одного справочника недостаточно.
Как посмотреть стоимость и амортизацию через отчёты
Самый быстрый способ увидеть стоимостные показатели — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счёту. Перейдите в раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 01 «Основные средства», период и нажмите «Сформировать». В отчёте отобразится первоначальная (восстановительная) стоимость каждого объекта на начало и конец периода.
Аналогично по счёту 02 «Амортизация основных средств» вы увидите накопленную амортизацию. Разница между остатками по счетам 01 и 02 — это остаточная стоимость объекта. В настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») можно включить группировку по инвентарным номерам и подразделениям.
Для детального анализа используйте специализированные отчёты раздела «ОС и НМА»: «Ведомость амортизации ОС», «Инвентарная книга ОС», «Анализ ОС». Ведомость амортизации покажет по каждому объекту срок полезного использования, ежемесячную сумму амортизации и остаточную стоимость на выбранную дату.
- 1Откройте раздел «ОС и НМА» → «Ведомость амортизации ОС»
- 2Укажите период и организацию, при необходимости отберите подразделение или МОЛ
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы
- 4Сверьте итог с остатком по счёту 01 в ОСВ для контроля
Как найти конкретный объект по инвентарному номеру
Если нужен один конкретный объект, проще всего воспользоваться поиском. В списке справочника «Основные средства» нажмите «Ещё» → «Найти» или сочетание клавиш Ctrl+F и введите наименование или инвентарный номер. В типовых конфигурациях поиск работает по подстроке, поэтому достаточно части названия.
В отчётах найти объект можно через отбор. В оборотно-сальдовой ведомости откройте настройки, на закладке «Отбор» добавьте условие «Субконто1 равно» и выберите нужный объект из справочника. Отчёт покажет движения только по нему.
Чтобы увидеть всю историю объекта — принятие к учёту, перемещения, модернизацию, выбытие — откройте карточку ОС и перейдите по ссылке «Документы» или сформируйте отчёт «Карточка счёта» по счёту 01 с отбором по объекту. Там будут видны все проводки с датами и ссылками на первичные документы.
Как узнать местонахождение и МОЛ объекта
Сведения о том, в каком подразделении числится объект и кто за него отвечает, хранятся в регистрах сведений, а не в карточке справочника напрямую. Откройте карточку основного средства — в ней обычно есть гиперссылки на регистры «Местонахождение ОС» и «Счета учёта ОС». По ссылке видны текущие значения и история их изменения.
Для массового просмотра по всем объектам удобнее отчёт «Инвентарная книга ОС» (раздел «ОС и НМА»). Он формируется по подразделению и показывает список объектов с инвентарными номерами, датами принятия и стоимостью — этот же отчёт используется при инвентаризации.
Как проверить корректность данных
Суммы совпадают
Расхождение — проверяйте незакрытый месяц или ручные операции
Неотрицательная, амортизация не превышает первоначальную стоимость
Отрицательная стоимость — ошибка в документах учёта
Заполнено подразделение и МОЛ
Пустые поля — объект не перемещён документом после принятия
Как посмотреть ОС в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP учёт основных средств ведётся иначе. В ERP основные средства находятся в разделе «Внеоборотные активы», где доступны документы принятия к учёту, отчёты по ОС и регламентные операции. В Управлении торговлей полноценного бухгалтерского учёта ОС нет — там ведётся только оперативный справочник, а стоимостной учёт выполняется в бухгалтерской программе.
В 1С:Зарплата и управление персоналом основные средства как объекты учёта отсутствуют. Если ваша организация работает в связке ЗУП + Бухгалтерия, все сведения об ОС смотрите именно в бухгалтерской базе.
Где смотреть ОС в разных конфигурациях
Справочники → Основные средства; отчёты в разделе «ОС и НМА». Полный стоимостной учёт.
Раздел «Внеоборотные активы»: документы, отчёты, регламентные операции по ОС.
Только оперативный справочник без амортизации; стоимость смотрите в бухгалтерской программе.
Если под «ОС» имелась в виду операционная система
Иногда запрос означает, как узнать, на какой операционной системе работает 1С. Проще всего сделать это вне программы: нажмите Win+R, введите winver и нажмите Enter — откроется окно с версией Windows. Также версию видно в «Параметры» → «Система» → «О системе».
Из самой 1С информацию о системе можно получить программно через объект «Информация о системе» (встроенный язык) или в технологическом журнале. Для обычного пользователя достаточно сведений из Windows — это важно, например, при проверке совместимости с платформой 1С перед обновлением.
winverТипичные ошибки при просмотре данных об ОС
Ещё одна частая ситуация — объект «не находится» в программе, хотя физически существует. Проверьте, не заведён ли он под другим наименованием, и поищите по инвентарному номеру из бумажной инвентарной карточки. Если объект принят к учёту, но не отображается в отчётах, убедитесь, что документ принятия проведён и попадает в выбранный период.
Частые вопросы
Почему в ведомости амортизации пусто, хотя ОС есть в справочнике?
Чаще всего месяц не закрыт: амортизация начисляется регламентной операцией «Амортизация и износ основных средств» при закрытии месяца. Также проверьте период отчёта и то, что объекты приняты к учёту документом, а не просто заведены в справочнике.
Как выгрузить список ОС в Excel?
Сформируйте нужный отчёт, например «Инвентарную книгу ОС», и нажмите «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию», выбрав формат Excel. Список справочника тоже выгружается: «Ещё» → «Вывести список», затем сохранение табличного документа.
Можно ли посмотреть ОС по конкретному сотруднику (МОЛ)?
Да. В отчётах раздела «ОС и НМА» добавьте отбор по материально ответственному лицу через настройки. Либо сформируйте инвентарную книгу по подразделению, где числится сотрудник.
Где посмотреть выбывшие (проданные, списанные) основные средства?
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01 за период выбытия — там будут видны обороты по кредиту. Также подойдёт журнал документов «Передача ОС» и «Списание ОС» в разделе «ОС и НМА».
Чем отличаются данные по ОС в бухгалтерском и налоговом учёте?
Стоимость, сроки полезного использования и порядок амортизации могут различаться. В настройках отчётов 1С есть флажки «БУ», «НУ» и «Разницы» — включайте нужный вид учёта, чтобы сравнить показатели.
Что важно запомнить
Список объектов — в справочнике «Основные средства», стоимость и амортизация — в отчётах по счетам 01 и 02 и ведомости амортизации. Перед анализом закройте месяц, а исправления в учёте делайте только документами после резервного копирования.