Справочники и Данные · 9 мин
Как поменять данные паспорта в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по замене паспортных данных в 1С:ЗУП: документ изменения личных данных, история документов, проверка отчётов и типичные ошибки кадровика.
Замена паспорта сотрудника — рутинная кадровая операция: документ меняют по возрасту, при утере, при смене фамилии. В 1С:ЗУП паспортные данные нельзя просто перезаписать в карточке сотрудника, потому что старые сведения нужны для отчётности за прошлые периоды. Программа хранит историю изменения документов, удостоверяющих личность, и подставляет актуальные данные в зависимости от даты формируемого документа или отчёта.
Если внести новый паспорт «в лоб», исправив серию и номер в карточке, то отчёты за прошлые периоды (например, персонифицированные сведения или справки) начнут формироваться с некорректными данными. Правильный способ — зарегистрировать изменение через специальный механизм, который сохраняет и старый, и новый документ с указанием даты, с которой действует новый.
Ниже разобраны оба рабочих способа замены паспорта в 1С:ЗУП 3.1, порядок проверки результата, типичные ошибки и ситуации, когда менять данные самостоятельно не стоит.
Где хранятся паспортные данные в 1С:ЗУП
Паспортные данные относятся к физическому лицу, а не к сотруднику. Это важное различие: одно физлицо может быть оформлено как несколько сотрудников (основное место работы и совместительство), и паспорт у них общий. Поэтому менять данные нужно один раз — в карточке физического лица.
Открыть карточку физлица можно двумя путями: через раздел «Кадры» → «Сотрудники» с переходом по ссылке на физическое лицо в карточке сотрудника, либо напрямую через «Кадры» → «Физические лица». В карточке физлица паспорт отображается в поле «Документ, удостоверяющий личность» или в блоке личных данных в зависимости от релиза.
Рядом с полем документа есть гиперссылка «История» — именно она ведёт к списку всех документов, удостоверяющих личность, с датами их действия. Если история ведётся правильно, в списке видны все предыдущие паспорта сотрудника.
Способ 1: через историю документов в карточке физлица
Это самый быстрый способ, подходящий для разовой замены паспорта без оформления кадрового документа. Откройте карточку физического лица, найдите поле с документом, удостоверяющим личность, и перейдите по гиперссылке «История» рядом с ним.
В открывшемся списке нажмите «Создать» (или «Добавить») и заполните данные нового паспорта: вид документа, серию, номер, дату выдачи, кем выдан, код подразделения. Ключевое поле — «Дата регистрации изменения» (или «Действует с», название зависит от релиза): именно с этой даты программа будет считать новый паспорт актуальным.
- 1Откройте карточку сотрудника и перейдите в карточку физического лица
- 2Найдите поле «Документ, удостоверяющий личность» и нажмите гиперссылку «История»
- 3Создайте новую запись и внесите серию, номер, дату выдачи, кем выдан, код подразделения
- 4Укажите дату, с которой действует новый паспорт (дата регистрации изменения)
- 5Запишите изменения и убедитесь, что в карточке отображается новый документ
Дату действия указывайте по факту выдачи нового паспорта, а не датой внесения данных в программу. Если паспорт выдан месяц назад, а вы вносите его только сейчас, поставьте реальную дату выдачи — тогда отчёты за прошедший месяц сформируются корректно.
Способ 2: документ «Изменение личных данных»
Более формальный способ — документ «Изменение личных данных» (в некоторых релизах — «Изменение данных физического лица»). Он находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» или «Кадры» → «Изменения личных данных». Этот вариант предпочтителен, когда требуется документальное оформление изменения в учётной системе.
Создайте документ, выберите сотрудника, укажите дату изменения и заполните новые паспортные данные. После проведения документа программа автоматически создаст запись в истории документов физлица — ручное редактирование карточки не потребуется.
Сравнение вариантов
Быстро и просто, подходит для разовой замены. Не формирует учётный документ, изменение видно только в карточке.
Формирует проведённый документ, удобен для контроля и поиска. Требует больше действий, но изменение фиксируется в журнале кадровых документов.
Что проверить после замены паспорта
После внесения данных убедитесь, что программа видит новый паспорт и при этом не потеряла старый. Откройте карточку физлица: в поле документа должны отображаться новые серия и номер. Затем откройте историю документов — в списке должно быть минимум две записи: старый паспорт и новый с корректными датами действия.
Проверьте формирование отчётов с разными датами. Например, сформируйте справку или отчёт с персональными данными за период до замены паспорта — там должен подтягиваться старый документ. Аналогичный отчёт за текущий период должен показывать новый.
Как проверить результат
Отображаются серия и номер нового паспорта
Показывается старый паспорт или пустое поле
Есть записи о старом и новом паспорте с разными датами действия
Одна запись, старые данные перезаписаны новыми
Подставляется старый паспорт
В прошлый период подставляется новый паспорт
Совпадает с датой фактической выдачи
Стоит дата внесения в программу или произвольная дата
Типичные ошибки при замене паспорта
Самая распространённая ошибка — прямое редактирование существующей записи в истории документов. Кадровик открывает историю, исправляет серию и номер в единственной строке и сохраняет. В результате старый паспорт безвозвратно теряется, и вся отчётность за прошлые периоды начинает формироваться с новыми данными, что приводит к расхождениям с ранее сданными отчётами.
Вторая частая ошибка — неверная дата действия. Если поставить сегодняшнюю дату вместо реальной даты выдачи, то в период между выдачей и внесением данных программа будет считать актуальным старый паспорт. Обратная ситуация — дату ставят «задним числом» без необходимости, искажая текущие документы.
Когда менять данные самостоятельно не стоит
Есть ситуации, где простая замена паспорта в карточке не решает задачу. Если паспорт меняется одновременно со сменой фамилии (брак, развод), потребуется дополнительно оформить изменение ФИО — в ЗУП это тоже делается через историю личных данных, но затрагивает больше документов: приказы, трудовой договор, личную карточку.
Если в базе обнаружилось, что паспортные данные были ошибочными с самого начала (опечатка при первичном вводе), а отчётность с ними уже сдана, действовать нужно осторожно. Возможно, потребуется корректировка ранее сданных отчётов, и здесь лучше согласовать действия с бухгалтерией или специалистом по сопровождению 1С.
Также не стоит менять данные при нехватке прав. Если поле документа или история недоступны для редактирования, это означает ограничение роли пользователя. Обратитесь к администратору системы — обходить ограничения через прямое редактирование данных нельзя.
Как паспортные данные попадают в отчёты и документы
Паспорт физлица используется в личной карточке Т-2, справках сотруднику, персонифицированных сведениях и ряде других форм. Программа выбирает документ из истории по дате формирования отчёта или по дате, указанной в самом отчёте. Именно поэтому корректная история важнее «правильного текущего значения».
Если после замены паспорта в отчёте подтягиваются старые данные, проверьте дату отчёта и дату действия нового документа в истории. Чаще всего причина именно в расхождении этих дат, а не в ошибке программы.
Что важно запомнить
Паспорт меняется в карточке физического лица через историю документов или документ «Изменение личных данных». Старая запись не редактируется — создаётся новая с датой фактической выдачи. После изменения проверьте историю и отчёты за периоды до и после замены.
Частые вопросы
Можно ли просто исправить серию и номер в карточке сотрудника?
Нет, если старый паспорт уже использовался в отчётности. Прямое исправление удаляет историю, и документы за прошлые периоды начнут формироваться с новыми данными. Создавайте новую запись в истории документов физлица.
Какую дату указывать для нового паспорта?
Дату фактической выдачи паспорта, указанную в самом документе. Если вносите данные позже реальной выдачи, всё равно ставьте дату выдачи — тогда отчёты за промежуточный период сформируются корректно.
Сотрудник оформлен на два договора — менять паспорт дважды?
Нет. Паспорт хранится у физического лица, а не у сотрудника. Измените данные один раз в карточке физлица — они применятся ко всем связанным сотрудникам автоматически.
В истории документов нет кнопки добавления — что делать?
Скорее всего, у вашей учётной записи недостаточно прав на редактирование личных данных физлиц. Обратитесь к администратору 1С для расширения роли или попросите внести изменение пользователя с правами кадровика.
Паспорт поменялся вместе с фамилией — достаточно ли одной записи в истории?
Нет. Паспорт и ФИО — разные истории в карточке физлица. Помимо нового документа оформите изменение фамилии, а также проверьте необходимость записи в трудовую книжку и корректировки кадровых документов.
Отчёт за прошлый квартал показывает новый паспорт — это ошибка?
Да, это признак того, что старые данные были перезаписаны, а не добавлены новой записью. Восстановите запись о старом паспорте в истории с корректными датами действия, и отчёт сформируется правильно.